Automatiseret bogholderi: Hvorfor det er en gamechanger

Du opretter en faktura. Du sender den til kunden. Du modtager betalingen. Du bogfører. Processen er i sig ikke så kompleks, men der kan ikke være plads til fejl. Læs hvorfor vi mener processen skal automatiseres.



Automatiseret bogholderi: Hvorfor det er en gamechanger

Er du træt af at bruge timevis på at bogføre fakturaer, tjekke betalinger og dobbelttjekke regnskabet? Så kan det være, at automatiseret bogholderi er løsningen, der for alvor kan ændre dit arbejdsliv. I al min tid indenfor arbejde med SaaS har automatiseret fakturering frigjort tid. Forestil dig, at alt kører automatisk, så du har tid til at fokusere på at vækste din forretning i stedet for at knokle med økonomisystemer. Ja okay, nogle gange skal man knokle med økonomisystemer selvom man har automatiseret processen. Jeg vil dog hævde, at du kan spare tid. Flere løsninger og digitalisering har gjort, at automatisering ikke kun er for “de store spillere”. Små og mellemstore virksomheder kan nu også få glæde af en bogholderiløsning, der sparer tid, minimerer fejl og giver overblik i realtid. I dette blogindlæg gennemgår jeg, hvad automatiseret bogholderi er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan det kan blive en gamechanger for din virksomhed. Den specifikke løsning, som Alunta.com tilbyder, er en integration til regnskabssystemet e-conomic. Det kan du læse mere om her.

Hvad er automatiseret bogholderi?

Automatiseret bogholderi handler om at gøre manuelle bogføringsprocesser smarte, hurtige og automatiserede. I stedet for at taste fakturaer ind manuelt eller rode rundt i regneark, lader du et system gøre arbejdet for dig.   Helt konkret betyder det:

  • Fakturaer oprettes og sendes automatisk til kunderne.
  • Betalinger matches automatisk med fakturaerne.
  • Bogføring sker direkte i dit økonomisystem som f.eks. e-conomic.
Lad os sige, at du driver en håndværksvirksomhed med mange gentagne opgaver hver måned eller år hos virksomheder. Med et automatiseret bogholderisystem som Alunta bliver fakturaerne oprettet og sendt med få klik, og når kunden betaler, bogføres betalingen automatisk.  Fordelene her er, at du slipper for manuelt tastearbejde, sparer masser af tid og at kunderne modtager deres faktura med det samme.

Hvorfor er manuelt bogholderi et problem?

Der behøver ikke gå fuldt automatik i den. Ligesom alle andre process optimeringer, så kan det komme gradvist. Udfordringen mig og mit team havde var, at manuelt bogholderi ofte blev en tidsrøver. Det blev skubbet til sidst på dagen, men krævede faktisk en del energi at tage sig af. Her er de udfordringer jeg har oplevet og delt med andre når det kommer til manuelle processer i fakturering og bogføring:

  1. Det er tidskrævende: Tastearbejde og dobbelttjek af regnskabet stjæler tid, du kunne bruge på at betjene kunder eller udvikle din virksomhed.
  2. Fejl opstår let: Menneskelige fejl som forkerte tal eller dobbeltindtastninger kan skabe problemer i regnskabet. Det kan tage timer i e-conomic at rette sådanne fejl!
  3. Mangler overblik: Når du bogfører manuelt, har du sjældent et opdateret billede af din økonomi. Det gør det svært at planlægge og træffe beslutninger.
  4. Stress ved månedens afslutning: Har du prøvet at bruge tid på at lede efter bilag og på at gøre regnskabet klar til revisoren?
Automatiseret bogholderi løser disse problemer. Systemet arbejder sådan så at alle fakturaer har en betalingsstatus der hentes direkte fra regnskabsprogrammet. Læs hvordan Alunta.com sætter faktureringen i automatgear.

Hvordan automatiseret bogholderi gør en forskel

Her er nogle af de største fordele ved at automatisere din bogføring:

  1. Tidsbesparelse: Du slipper for at taste fakturaer og betalinger manuelt. Systemet gør det hele for dig.
  2. Færre fejl: Automatisering eliminerer risikoen for menneskelige fejl. Du får korrekt bogføring hver gang.
  3. Realtidsdata: Med automatiseret bogholderi kan du få et opdateret overblik over økonomien på få sekunder.
  4. Integration med økonomisystemer: Systemer som Alunta.com integrerer med e-conomic, så dine fakturaer bliver bogført automatisk.
  5. Øget kontrol: Du kan nemt følge med i, hvem der har betalt, og hvem der stadig skylder penge.
  Eksempel: En cateringvirksomhed med månedlige frokostordninger til 50 kontorer kan spare mange timer hver måned med automatiseret bogføring. I stedet for at indtaste hver faktura manuelt, opretter Alunta.com dem automatisk og bogfører betalingerne direkte.

To mænd taler og kigger på en computer

Sådan kommer du i gang med automatiseret bogholderi

At komme i gang med automatiseret bogholderi er lettere, end du tror. Selve rejsen kan dog være lang. (Du kan læse min og Alunta.com’s rejse her).  Anyway – her er trin-for-trin processen:

  1. Vælg det rigtige system: Find et system, der passer til din virksomheds behov. Alunta.com er et oplagt valg for virksomheder med gentagne opkrævninger og abonnementer. Men Alunta.com er ikke en rumraket pakket med funktioner og features. Vi vil løse et specifikt problem. Du kan se alle vores funktioner her.
  2. Integrér med dit økonomisystem: Sørg for, at systemet kan integrere med dit eksisterende økonomisystem som f.eks. e-conomic.
  3. Opsæt faktureringsprocessen: Opret kunder og opsæt automatiske fakturaer i systemet. Angiv betalingsintervaller, priser og fornyelsesdatoer.
  4. Lad systemet gøre arbejdet: Når alt er sat op, kører fakturering og bogføring automatisk. Du får besked, hvis noget kræver din opmærksomhed.
  5. Overvåg og optimer: Følg med i din økonomi via systemets oversigter og rapporter. Brug dataene til at optimere din forretning.

tjekliste på papir med blyant

Eksempler på brancher, der kan få glæde af automatiseret bogholderi

Automatiseret bogholderi er en gamechanger for mange forskellige typer virksomheder:

  • Håndværkere: Automatisér fakturaer for faste serviceaftaler som el-eftersyn og VVS-tjek.
  • Rengøringsfirmaer: Hold styr på månedlige vedligeholdelsesaftaler for virksomheder og boligforeninger.
  • IT-konsulenter: Automatisér abonnementsbetalinger for software og hostingtjenester.
  • Cateringvirksomheder: Gør månedlig fakturering af frokostordninger hurtig og nem.
  • Fitnesscentre: Håndtér medlemskaber med automatiserede betalinger og opfølgning.
Uanset branche er fordelene de samme: mindre administration, færre fejl og mere tid til det, der virkelig betyder noget.

To personer skriver på fælles papir

FAQ – Ofte stillede spørgsmål om automatiseret bogholderi

  1. Hvad er automatiseret bogholderi? Det er en proces, hvor fakturering og bogføring sker automatisk via et system som Alunta.com.
  2. Hvem kan bruge automatiseret bogholderi? Alle virksomheder, der arbejder med fakturering, gentagne betalinger eller abonnementer.
  3. Hvordan hjælper Alunta.com med bogføring? Alunta.com integrerer med e-conomic og sørger for, at fakturaer bliver oprettet, sendt og bogført automatisk.
  4. Kan automatiseret bogholderi reducere fejl? Ja! Automatisering minimerer risikoen for menneskelige fejl og sikrer korrekt bogføring hver gang.
  5. Hvad koster det at bruge Alunta? Du kan starte gratis og derefter vælge et abonnement, der passer til din virksomhed.

To mænd taler sammen

Klar til at gøre din bogføring lettere?

Automatiseret bogholderi er mere end bare en smart funktion – det er en gamechanger for din forretning. Du sparer tid, undgår fejl og får et klart overblik over økonomien, så du kan træffe bedre beslutninger. Prøv Alunta gratis i dag, og oplev, hvordan automatiseret bogholderi kan forvandle din hverdag.