Et EAN nummer er et unikt identifikationsnummer, som bruges af offentlige institutioner, større virksomheder og organisationer til elektronisk fakturering. Forkortelsen EAN står for European Article Number, men i Danmark anvendes betegnelsen oftest i forbindelse med elektronisk handel og fakturering, ikke varekoder. Et EAN nummer er typisk et 13-cifret nummer, som gør det muligt for leverandører at sende fakturaer direkte til den rette modtager gennem et elektronisk faktureringssystem.
For abonnementsforretninger kan EAN nummeret spille en vigtig rolle, især når man har offentlige kunder eller større erhvervsorganisationer som abonnenter. Når en kommune, et universitet eller en offentlig virksomhed tegner et abonnement, kræver de som regel, at faktureringen sker via EAN. Det betyder, at man som udbyder skal kunne håndtere elektronisk fakturering i sit økonomisystem.
Et EAN nummer fungerer som en slags digital adresse for fakturaen. I stedet for at sende fakturaen pr. e-mail eller post, sendes den elektronisk via et system som f.eks. NemHandel. På den måde sikres det, at fakturaen lander det rigtige sted i kundens økonomisystem, og at betalinger kan behandles hurtigere og mere sikkert. For en abonnementsforretning betyder det mindre manuel håndtering og en mere stabil faktureringsproces.
Når man som virksomhed skal sende en EAN-faktura, skal man sikre, at alle relevante oplysninger fremgår – herunder abonnementsperiode, ydelsens navn og eventuelle referenceoplysninger fra kunden. Mange abonnementsplatforme og ERP-systemer understøtter i dag EAN-fakturering som en standardfunktion, hvilket gør det nemt at integrere i forretningsmodellen.
For abonnementsbaserede virksomheder er det en fordel at kunne tilbyde EAN-fakturering, fordi det åbner døren til et bredere kundesegment. Mange offentlige institutioner kan ikke betale fakturaer uden et gyldigt EAN nummer. Ved at kunne håndtere dette, kan man udvide sit marked og tilbyde sine services til både private og offentlige kunder.
Det er også vigtigt at forstå, at et EAN nummer ikke er det samme som et CVR nummer. CVR nummeret identificerer virksomheden juridisk, mens EAN nummeret identificerer den specifikke afdeling eller enhed, som skal modtage fakturaen. En stor organisation kan have mange forskellige EAN numre, afhængigt af hvordan de har opdelt deres økonomiske struktur.
I opsætningen af et abonnementssystem kan det være nødvendigt at tilføje et felt til EAN nummer i kundedatabasen, så fakturaer automatisk sendes korrekt. Det kan også være en fordel at automatisere processen, så fakturaer genereres og sendes elektronisk uden manuel indgriben. Det øger effektiviteten og reducerer risikoen for fejl.
Sammenfattende er et EAN nummer et centralt element i digital fakturering og i samarbejdet mellem abonnementsvirksomheder og offentlige kunder. Det skaber struktur, sikkerhed og effektivitet i betalingsflowet og gør det muligt at håndtere gentagne fakturaer på en professionel måde. For en moderne abonnementsforretning er EAN-fakturering ikke blot en teknisk detalje, men en vigtig del af den samlede forretningsproces.
