Egenerklæring er en skriftlig eller digital erklæring, hvor en person eller virksomhed selv afgiver oplysninger om forhold, der har betydning for en aftale, et medlemskab eller en abonnementsordning. I en abonnementsforretning anvendes egenerklæringer ofte i forbindelse med onboarding af nye kunder, compliance, kreditvurdering eller dokumentation af brugeres samtykke og adfærd.
Formålet med en egenerklæring er at give udbyderen et grundlag for at træffe beslutninger uden at skulle indhente omfattende dokumentation fra tredjepart. Det kan eksempelvis være kundens bekræftelse af, at de driver virksomhed i eget navn, at de accepterer abonnementsvilkår, eller at de opfylder visse betingelser for at kunne benytte en tjeneste. I nogle tilfælde kan det også være en erklæring om økonomisk situation eller skatteforhold, hvis abonnementsmodellen kræver det.
I praksis kan en egenerklæring tage mange former. Den kan være et felt i en digital formular, et afkrydsningsfelt i et onboardingflow eller et særligt dokument, som kunden underskriver. I takt med at flere abonnementsforretninger automatiserer deres processer, bliver egenerklæringer et vigtigt redskab til at sikre korrekt dataindsamling og overholdelse af lovgivning som GDPR og forbrugerlovgivning. Samtidig kan det give virksomheden en form for risikostyring, fordi det flytter en del af ansvaret for rigtigheden af oplysningerne over på kunden.
For abonnementsbaserede virksomheder er det centralt, at egenerklæringer udformes klart og forståeligt. Kunder skal vide præcis, hvad de erklærer, og hvilke konsekvenser det kan have, hvis oplysningerne viser sig at være urigtige. Derfor bør teksten i en egenerklæring være enkel, uden unødigt juridisk sprog, men samtidig præcis nok til at kunne anvendes som dokumentation i tilfælde af tvist.
Et eksempel kan være en SaaS-virksomhed, der kræver en egenerklæring fra en kunde om, at de handler som erhverv og ikke som privatperson. Denne erklæring har betydning for, hvilke rettigheder kunden har efter forbrugerlovgivningen, og hvordan aftalen skal fortolkes. Hvis kunden afgiver forkerte oplysninger, kan det få både skattemæssige og juridiske konsekvenser.
Egenerklæringer har også en rolle i forhold til bæredygtighed og samfundsansvar. Nogle abonnementsforretninger beder leverandører eller samarbejdspartnere om at afgive egenerklæringer om deres miljøpolitik, arbejdsforhold eller databehandling. På den måde bliver egenerklæringen et element i virksomhedens governance-struktur og compliance-strategi.
Det er vigtigt, at virksomheder gemmer og håndterer egenerklæringer korrekt. De kan udgøre en del af dokumentationen ved revision, kundetvister eller myndighedskontrol. Digitale løsninger, hvor erklæringer logges med tidsstempel og knyttes til brugerkontoen, giver en højere grad af sikkerhed og sporbarhed.
Sammenfattende er egenerklæringen et praktisk og juridisk redskab, der understøtter tillid, transparens og effektiv drift i abonnementsforretninger. Den fungerer som et bindeled mellem kunde og leverandør og sikrer, at begge parter har et fælles grundlag for samarbejdet.
