Har du sparet et dyrt CRM værktøj væk for at have alle kundeoplysningerne sat op i et regneark? Regneark kan være praktiske, nemme at gå til og tiltalende i starten af rejsen med en ny virksomhed.
Risikoen for fejl med regneark
Så selvom jeg elsker regneark, så måtte jeg erkende at der simpelthen var for stor risiko for fejl. Og når fejlene der kan opstå berører fakturering og omsætning, så valgte vi at finde på en ny måde at systematisere de her data og arbejdsprocesser. For selvom regneark tilbyder fleksibilitet, er de ikke designet til skalerbarhed eller komplekse data håndteringsopgaver som fakturering. Jeg har set store IT-virksomheder, der typisk bruger flere regneark til at holde styr på projekter, kunder og fakturaer. Flotte regneark, der er fyldt med formler og farvekoder. Men selv det mest gennemarbejdede regneark er ikke immune over for fejl. Når medarbejdere manuelt indtaster eller opdaterer data, er der risiko for at forveksle numre, glemme at kopiere celler korrekt eller miste overblikket over vigtig information som indtjening. En fejl i en enkelt celle kan medføre fejlagtige fakturaer eller forkerte rapporter til virksomheden internt. Det var fejl, jeg oplevede i vores regneark. Og især økonomiske data kan have ret store konsekvenser for de beslutninger, der ellers tages andre steder i virksomheden. Ja, så vi måtte erstatte vores regneark med et system. Et system der blev til Alunta.
Mindre fejl skabte mere tid
Vi sagde farvel til vores regneark og begyndte at bygge Alunta. Vi sigtede efter at automatisere så mange af vores processer som muligt. Så ikke kun en pænere frontend at skrive data ind i, men et system der tillod at det krævede mindre manuel behandling at drive en abonnementsforretning. Før skulle opdateringer ske på baggrund af kommentarer i et Google sheet. Nu sker rettelser direkte i Alunta. Direkte fra Alunta har vi sat en forbindelse op til e-conomic, så de faktura vi opretter i Alunta har den samme information begge steder. Det var det første sted vi så et drastisk fald i de fejl, vi havde i bogføringen. Det er en cliché at skrive, men jeg oplevede virkelig, hvordan en mere nøjagtig bogføring og fakturering gav mere tid til andre opgaver. Eller bare tid til ikke at lave nogle opgaver uden at falde bagud.
Vi mangler flere integrationer?!
Da Alunta startede var det kun e-conomic vi havde brug for integration til. Simpelthen for at automatisere bogføringen af omsætningen. Men vi erfarede hurtigt fra kunder og kolleger i branchen, at der var brug for flere integrationer. Derfor satte vi en integration op til Zapier, hvor muligheden for datakommunikation kom op på en helt anden skala. Herfra kan Pipedrive opdateres med nye kunder eller du kan automatisere tilføjelsen af nye modtagere af dit nyhedsbrev med for eksempel ActiveCampaign. Selv blev vi mere interesserede i essentielle økonomiske data. Vi byggede derfor en integration med ChartMogul. ChartMogul er et system som tilbyder analyser af abonnements data. Vi kunne simpelthen fodre ChartMogul med vores økonomiske data og så kunne vi se vigtige datapunkter i ChartMogul. Datapunkter som livstidsværdi for kunderne, churn, konverteringsrate. Der er masser af muligheder med integrationen til ChartMogul.
Skalerbarhed og kontrol
Ved at udskifte regneark og implementere mere automatisk data håndtering åbnede dørene sig for mere detaljeret analyse af forretningen. Vi oplevede vi kunne skalere vores databehandling på en helt anden måde. Uden at det tog en masse af vores tid. Ja, faktisk gik det bare endnu hurtigere. Det giver sig selv at en virksomhed i vækst havde det her behov. Der var flere kunder og projekter hver måned at skulle holde styr på. En stor udfordring er så bare at lave skiftet i tide, så monstret er så småt som muligt at tæmme, så at sige. På rejsen lærte vi en masse fra vores kunder. Og vi blev gjort opmærksom på, hvordan behovet varierer på tværs af alle kunderne. Det banede vejen for at oprette et åbent API, som virkelig gav kontrol og præferencer fuld fart. Der er altså ingen grænser for skalerbarheden. Vi og mange der bruger Alunta gik fra store regneark og fejl i bogføringen til nu at have et system der håndterer det for os. I stedet for at logge ind og sikre at der ikke var fejl i regnearket, logger jeg nu ind i Alunta. Her præsenteres jeg med en række kunder, der er klar til at blive faktureret. Jeg opretter fakturaerne med et par klik og så sender Alunta fakturaerne til kunderne og fakturaerne bliver bogført i e-conomic. Alt sammen med få klik og uden fejl.
