Send faktura og PDF – og find afsendelseshistorikken
Fakturaen kunne sendes fra sin egen visning med den valgte PDF. Før afsendelse skal dokumentet være klart og modtageren kunne kontaktes. Åbn fakturaen, vælg send, gennemgå modtageren og bekræft. I afsendelseshistorikken betyder en registreret meddelelse med leverings-id, at mailforsøget er bekræftet; en post uden id er stadig afventende eller ikke bekræftet. Det betyder ikke, at modtageren har læst den. Et gensend er et nyt leveringsforsøg og ændrer ikke betaling eller bogføring. PDF fra et regnskabssystem kan vente på bogføring og endeligt nummer. EAN-afvisning er en separat dokumentleveringsstatus. Se den aktuelle vejledning ### Praktisk kontrol
Historisk tilbageblik - september 2024–oktober 2025 Denne artikel er skrevet efterfølgende og beskriver funktionen, som den fungerede i den angivne periode.
Fakturaen kunne sendes fra sin egen visning med den valgte PDF. Før afsendelse skal dokumentet være klart og modtageren kunne kontaktes. Åbn fakturaen, vælg send, gennemgå modtageren og bekræft. I afsendelseshistorikken betyder en registreret meddelelse med leverings-id, at mailforsøget er bekræftet; en post uden id er stadig afventende eller ikke bekræftet. Det betyder ikke, at modtageren har læst den. Et gensend er et nyt leveringsforsøg og ændrer ikke betaling eller bogføring. PDF fra et regnskabssystem kan vente på bogføring og endeligt nummer. EAN-afvisning er en separat dokumentleveringsstatus. Se den aktuelle vejledning (Markdown-fil, AI-agentvenlig)
Praktisk kontrol
Hvis mailen står som afsendt men kunden ikke har den, kontrollér modtageradresse, spamfilter og den PDF der blev valgt. Send igen når dokumentet er klart, men brug ikke sendeloggen som bevis på læsning eller betaling. En manglende levering kan også skyldes at dokumentnummeret endnu ikke er endeligt.
Spørgsmål: Kan en PDF sendes alene? Det afhænger af den viste sendefunktion. Giver gensend en ny faktura? Nej, det er kun et nyt leveringsforsøg.
Arbejdsgang ved gensendelse
Start med at åbne den konkrete faktura, ikke kun kunden. Kontroller at mailadresse, dokumentnummer, PDF-kilde og eventuelle bilag er klar. Åbn sendeloggen og notér om den seneste post er bekræftet eller afventer. Ret modtageren hvis det er nødvendigt, og vælg gensend fra fakturaens handlinger. Kontrollér derefter at der er kommet en ny sendepost.
En faktura kan være sendt uden at kunden har åbnet mailen. En mail kan også være leveret, mens fakturaen stadig er ubetalt. Hvis dokumentet venter på bogføring, hjælper gensend ikke før dokumentet er klar. Ved gentagne leveringsproblemer skal kunden kontrollere sin mailmodtagelse og teamet kontrollere fakturadokumentets status.
Eksempel: En faktura står som sendt, men modtageren mangler den. Teamet bekræfter adressen, downloader den valgte PDF og sender igen. Den gamle faktura får ikke et nyt beløb eller en ny betalingsstatus; kun leveringshistorikken får et nyt forsøg.
FAQ og afgrænsning
Afsendelseshistorikken er nyttig når du skal svare på “hvornår blev den sendt?”, men den viser ikke om modtagerens mailserver accepterede eller om kunden læste den, medmindre den konkrete status siger det. En PDF fra Alunta og en PDF fra regnskabssystemet kan have forskelligt layout. Hvis kunden skal betale med bank, skal betalingsoplysningerne kontrolleres i den PDF der faktisk sendes. En gensendelse ændrer ikke fakturanummer, linjer, kredit eller betalingsstatus.
Supportscenario
Gem ikke en lokal PDF som om den var bevis på levering. Det er sendeloggen og den konkrete leveringsstatus der viser forsøget. Hvis kunden kræver en kopi, hent den samme dokumentkilde som teamets indstilling bruger. Afsendelse og gensendelse ændrer ikke den oprindelige fakturas forfaldsdato.
Kontrol efter handling
Brug denne kontrol ved opfølgning: skriv ned hvad der var synligt før handlingen, udfør kun den valgte handling, og kontrollér dokumentet eller aftalen bagefter. En status der ændrer sig senere skal læses igen, før kunden informeres. Historikken beskriver den dokumenterede milepæl; den aktuelle vejledning og brugerfladen afgør dagens trin. Eksemplerne bruger fiktive kunder, beløb og datoer.
Menneskerne og AI-hjælperne bag opdateringerne
Bo Møller og Emil Højbjerg er de primære udviklere bag Alunta. De bruger det meste af tiden på at kode og har derfor uddelegeret formuleringen af disse forklaringer til vores AI-hjælpere.
AI-hjælperne skriver på baggrund af de opdateringer, vi har lagt i systemet. Bo og Emil står bag ændringerne og har ansvaret for, at oplysningerne tager udgangspunkt i det, der faktisk er udgivet.
