En EAN faktura er en elektronisk faktura, der anvendes, når en virksomhed skal sende en regning til en offentlig institution eller en organisation, som benytter et EAN-nummer. EAN står for European Article Number, men i denne sammenhæng bruges betegnelsen til at identificere offentlige modtagere af fakturaer i Danmark. Det betyder, at en EAN faktura altid sendes digitalt gennem et godkendt format, typisk OIOUBL, som sikrer, at fakturaen kan behandles automatisk i modtagerens økonomisystem.
For abonnementsforretninger, der leverer serviceydelser eller produkter til det offentlige, er det ofte et krav at kunne sende EAN fakturaer. Hvis en kommune, et universitet eller en region abonnerer på en digital tjeneste, skal fakturaen sendes elektronisk via EAN. Det gælder uanset om faktureringen sker månedligt, kvartalsvist eller årligt. Derfor skal abonnementssystemet kunne håndtere EAN-numre og kommunikere med de nødvendige fakturaportaler.
Når man arbejder med automatiseret abonnementsfakturering, er EAN-fakturering en integreret del af mange danske B2G-forretninger. Det handler ikke blot om at sende en PDF pr. mail, men om at overholde specifikke tekniske standarder. En korrekt EAN faktura indeholder blandt andet oplysninger som EAN-nummer, ordrenummer eller rekvisitionsnummer, samt detaljer om leverede abonnementer eller ydelser. Uden disse data risikerer leverandøren, at fakturaen bliver afvist.
I praksis kan EAN fakturaer sendes via forskellige løsninger. Mange abonnementsplatforme har integrationer til offentlige e-fakturasystemer, mens andre bruger eksterne fakturaportaler. Det vigtigste er, at systemet kan håndtere formater som OIOUBL og sikre, at fakturaen sendes gennem NemHandel-netværket. Det gør det muligt for offentlige kunder at modtage og bogføre fakturaen automatisk, hvilket samtidig reducerer manuelle fejl og sparer tid for begge parter.
For mindre virksomheder kan det virke teknisk at komme i gang med EAN fakturering, men mange moderne faktureringssystemer tilbyder det som en standardfunktion. Især hvis man allerede har opsat automatisk abonnementsbetaling, kan EAN-fakturering tilføjes som en ekstra modul eller integration. Dermed kan man nemt kombinere almindelige erhvervskunder og offentlige kunder i det samme system.
Det er vigtigt at have styr på, hvordan abonnementets løbetid og faktureringsperiode afspejles i EAN fakturaen. Offentlige kunder har ofte specifikke krav til, hvordan fakturaperioder skal angives, og hvordan moms og betalingsbetingelser fremgår. Et korrekt opsat system sikrer, at fakturaerne lever op til disse krav, så betalingerne flyder problemfrit.
EAN fakturaen er med andre ord et vigtigt værktøj i relationen mellem abonnementsforretninger og offentlige kunder. Den gør det muligt at automatisere en ellers tung administrativ proces og sikre en stabil indtægtsstrøm, samtidig med at man overholder de danske regler for elektronisk fakturering. For enhver virksomhed, der leverer abonnementsløsninger til den offentlige sektor, er EAN fakturering derfor en uundgåelig del af den daglige drift.
