Kundenfelder und Lieferdatum auf einer EAN-Rechnung

Rückblick - August 2026 Dieser Artikel wurde nachträglich verfasst und beschreibt die Funktion während des genannten Zeitraums.

Benutzerdefinierte Kundenfelder lassen sich einer Käuferreferenz, Bestellnummer, Buchhaltungsnummer, Kontaktperson oder einem Lieferdatum zuordnen. Erstellen Sie das Feld beim Kunden und füllen Sie es aus, wählen Sie es in den EAN-Einstellungen aus und prüfen Sie die nächste Rechnung. Welche normalen oder benutzerdefinierten Referenzfelder Vorrang haben, richtet sich nach der angezeigten Einrichtung. Die Zuordnung gilt für künftige Dokumente und ändert keine bestehenden. Siehe die aktuelle Anleitung (Markdown-fil, AI-agentvenlig)

Vorrang prüfen

Füllen Sie in einem Test unterschiedliche synthetische Werte in eine normale Referenz und ein benutzerdefiniertes Feld ein. Der Wert auf der neuen Rechnung zeigt, welche Prioritätseinstellung verwendet wird.

Mit zwei Werten testen

Tragen Sie bei einem synthetischen Kunden in eine normale Referenz „A-100“ und in ein benutzerdefiniertes Feld „B-200“ ein. Erstellen Sie eine neue EAN-Rechnung und prüfen Sie in der Vorschau, welcher Wert erscheint. Wiederholen Sie den Test nach einer Änderung der Priorität. So prüfen Sie die Einrichtung, ohne frühere Dokumente zu ändern.

Gilt für neue Dokumente

Die Zuordnung wird in der EAN-Einrichtung des Teams gespeichert und gilt für Rechnungen, die nach dem Speichern erstellt werden. Eine bereits erstellte Rechnung muss anhand ihrer eigenen Felder geprüft werden. Fehlt ein Lieferdatum, prüfen Sie, ob beim Kunden ein Datum hinterlegt ist und der Feldtyp von der Einrichtung akzeptiert wird.

FAQ und Abgrenzung

Ein einem EAN-Feld zugeordnetes Kundenfeld gilt nicht automatisch für E-Mail, lokales PDF oder bereits erstellte Dokumente. Prüfen Sie die Zuordnung auf einer neuen Rechnung. Ist das Feld leer, kann auch das Ergebnis leer bleiben oder entsprechend der angezeigten Priorität auf das normale Feld zurückfallen.

Supportfall

Prüfen Sie die EAN-Zuordnung nach Änderungen an Feldname, Typ oder Priorität. Ein leerer Wert kann zu einem leeren Ergebnis führen, obwohl die Zuordnung aktiv ist. Ist der Wert auf einer neuen Rechnung korrekt, bleibt der Zustellungsstatus dennoch vom Zahlungsstatus getrennt.

Nach der Aktion prüfen

Verwenden Sie diese Prüfung bei der Nachverfolgung: Notieren Sie, was vor der Aktion sichtbar war, führen Sie nur die ausgewählte Aktion aus und prüfen Sie anschließend das Dokument oder Mandat. Lesen Sie einen Status erneut, bevor Sie den Kunden informieren, falls er sich später ändert. Der Rückblick beschreibt den dokumentierten Meilenstein; die aktuelle Anleitung und die Benutzeroberfläche bestimmen die heutigen Schritte. Die Beispiele verwenden fiktive Kunden, Beträge und Daten.

Wenn das Ergebnis abweicht

Entspricht das Ergebnis nicht den Erwartungen, halten Sie den sichtbaren Status fest und prüfen Sie die passende Voraussetzung, statt die Aktion unüberlegt zu wiederholen. Kontrollieren Sie Währung, Datum, Kunde, Zahlungsmethode sowie, ob das Dokument bereits versendet oder gebucht wurde. Unterscheiden Sie gegenüber einem Kunden zwischen dem, was das System erfasst hat, und dem, was Bank oder Empfänger noch nicht bestätigt haben.

Ablauf abschließen

Ein sicherer Ablauf endet mit einer erneuten Prüfung, nicht mit einem Klick auf „Speichern“ oder „Senden“. Öffnen Sie die neue Rechnung, das Mandat oder den Zahlungsdatensatz und bestätigen Sie, dass das Ergebnis mit der Nachricht an den Kunden übereinstimmt. Fehlt die Bestätigung noch, kennzeichnen Sie den Status als ausstehend und legen Sie den nächsten Prüfzeitpunkt fest. Halten Sie intern fest, was ausgewählt wurde und welcher Status angezeigt war. Dadurch wird die nächste Supportprüfung konkret und verhindert, dass eine bereits angenommene Zustellung, Zahlung oder Verknüpfung als neu behandelt wird.