Abonnementrechnungen: Positionen, Perioden und Sammelabrechnung

Historischer Rückblick – August–September 2024

Dieser Artikel wurde nachträglich verfasst und beschreibt die Funktion, wie sie im angegebenen Zeitraum arbeitete.

Abonnementperioden und weitere Rechnungspositionen wurden zu einem Dokument für den zahlenden Kunden zusammengefasst. Deshalb konnten mehrere Abonnements in derselben Währung auf einer Rechnung erscheinen; unterschiedliche Währungen ergaben getrennte Rechnungen. Jede Position enthielt weiterhin ihren Leistungszeitraum, damit der Kunde sehen konnte, was der Betrag abdeckte. Eine Kartenzahlung konnte bei Erstellung angehängt werden; eine per Banküberweisung oder manueller Erfassung bezahlte Rechnung wurde später beglichen. Öffnen Sie die Rechnung und vergleichen Sie ihre Positionen mit den bevorstehenden Abonnementperioden. Erstellt, versendet, gebucht und bezahlt sind unterschiedliche Status. Siehe aktuellen Leitfaden (Markdown-fil, AI-agentvenlig).

Praktische Prüfung

Fragt ein Kunde, warum eine Position fehlt, vergleichen Sie Zahlungspflichtigen, Währung und Rechnungsdatum der Periode. Prüfen Sie außerdem, ob es sich um eine Rate, eine Periode mit Preis null oder einen Fall handelt, der auf manuelle Rechnungsstellung wartet. Eine Sammelrechnung bedeutet nicht, dass alle Abonnements dasselbe Intervall haben.

Fragen: Lassen sich Positionen aufteilen? Nur wenn der aktuelle Rechnungsablauf dies anbietet; eine versendete oder gebuchte Rechnung lässt sich nicht beliebig ändern. Ist eine Sammelrechnung bezahlt? Nur, wenn der Zahlungsstatus dies anzeigt.

Ablauf bei einer fehlenden oder aufgeteilten Rechnung

1. Öffnen Sie die Abonnements des Kunden und stellen Sie fest, wer jedes einzelne bezahlt.
2. Vergleichen Sie Währung sowie Beginn und Ende der Periode mit den Rechnungspositionen.
3. Prüfen Sie, ob die Periode automatisch, manuell, als Testphase, Pause, Rate oder nutzungsbasiert abgerechnet wird.
4. Lesen Sie Dokument-, Zustell- und Zahlungsstatus getrennt ab.

Wenn ein Kunde für andere Kunden bezahlt, können nur die mit diesem Zahlungspflichtigen verknüpften Abonnements zusammengefasst werden. Eine geplante künftige Periode ist keine Rechnung und eine Rechnung ist nicht automatisch eine Zahlung. Wenn die Zustellung über ein Buchhaltungssystem erfolgt, können dessen Nummer oder PDF später eintreffen.

Fragen: Warum fehlt eine Periode? Sie ist möglicherweise noch nicht abrechenbar, hat den Preis null oder erfordert eine manuelle Aktion. Warum gibt es mehrere Dokumente? Prüfen Sie Währung, Zahlungspflichtigen und ob einige Perioden bereits gesperrt oder versendet wurden. Kann eine alte Rechnung später zusammengeführt werden? Nicht ohne Weiteres; für ein bereits versendetes oder gebuchtes Dokument ist ein separater Gutschriften- oder Korrekturablauf nötig.

FAQ und Abgrenzungen

Eine Rechnung fasst nur Perioden zusammen, die gleichzeitig für denselben zahlenden Kunden und dieselbe Währung bereit sind. Unterschiedliche Zahlungspflichtige oder Währungen werden nicht automatisch kombiniert. Eine Position mit Preis null kann absichtlich fehlen. Eine Periode, die auf Nutzung, manuelle Rechnungsstellung oder eine gesperrte Änderung wartet, wird erst nach Erfüllung der Voraussetzung zur Position. Verwenden Sie zur Korrektur einer versendeten Rechnung den passenden Gutschriftenablauf und erstellen Sie das korrekte Dokument. Verändern Sie den Verlauf nicht durch eine manuelle Zahlung.

Supportfall

Ein Abonnement mit geändertem Intervall, geänderter Währung oder geändertem Zahlungspflichtigen muss anhand der neuen Periode bewertet werden; frühere Rechnungspositionen ändern sich nicht automatisch. Verwenden Sie im Support die Daten der jeweiligen Periode. Wurde ein Dokument bereits versendet, verwenden Sie das tatsächlich zugestellte Dokument und führen Sie jede Korrektur nachvollziehbar auf die Originalrechnung zurück.

Prüfung nach der Aktion

Verwenden Sie diese Prüfung bei der Nachverfolgung: Halten Sie fest, was vor der Aktion sichtbar war, führen Sie nur die ausgewählte Aktion aus und prüfen Sie anschließend das Dokument oder Mandat. Lesen Sie einen Status erneut aus, bevor Sie den Kunden informieren, falls er sich später ändert. Der Rückblick beschreibt den dokumentierten Meilenstein; der aktuelle Leitfaden und die Oberfläche bestimmen die heutigen Schritte. Beispiele verwenden fiktive Kunden, Beträge und Daten.