Prenumerationsfakturor: rader, perioder och samlad fakturering

Historisk tillbakablick – augusti–september 2024 Den här artikeln skrevs i efterhand och beskriver funktionen så som den fungerade under den angivna perioden.

Prenumerationsperioder och andra fakturarader samlades på ett dokument för den betalande kunden. Flera prenumerationer i samma valuta kunde därför visas på en faktura, medan olika valutor gav separata fakturor. Varje rad behöll sin period så att kunden kunde se vad beloppet avsåg. En kortbetalning kunde kopplas till fakturan när den skapades; en faktura som betalades med banköverföring eller manuell registrering reglerades senare. Öppna fakturan och jämför raderna med prenumerationens kommande perioder. Skapad, skickad, bokförd och betald är separata statusar. Se den aktuella guiden (Markdown-fil, AI-agentvenlig).

Praktisk kontroll

När en kund frågar varför en rad saknas jämför du betalande kund, valuta och periodens fakturadatum. Kontrollera också om perioden är en delbetalning, en period med priset noll eller om den väntar på manuell fakturering. En samlad faktura innebär inte att alla prenumerationer har samma intervall.

Frågor: Kan rader delas upp? Endast när det aktuella fakturaflödet erbjuder det; en skickad eller bokförd faktura kan inte ändras fritt. Är en samlad faktura betald? Endast om betalningsstatusen säger det.

Arbetsflöde för en saknad eller uppdelad faktura

1. Öppna kundens prenumerationer och identifiera vem som betalar för var och en.
2. Jämför valuta och periodens start- och slutdatum med fakturaraderna.
3. Kontrollera om perioden är automatisk, manuell, en provperiod, pausad, en delbetalning eller användningsbaserad.
4. Läs dokument-, leverans- och betalningsstatus var för sig.

När en kund betalar åt andra kan endast prenumerationer som är kopplade till den betalaren samlas på samma faktura. En planerad framtida period är inte en faktura, och en faktura är inte automatiskt en betalning. När leveransen använder ett bokföringssystem kan dess nummer eller PDF komma senare.

Frågor: Varför saknas en period? Den kanske ännu inte kan faktureras, har priset noll eller kräver en manuell åtgärd. Varför finns flera dokument? Kontrollera valuta, betalare och om vissa perioder redan låsts eller skickats. Kan en gammal faktura slås ihop senare? Inte fritt; ett redan skickat eller bokfört dokument kräver ett separat kredit- eller korrigeringsflöde.

Vanliga frågor och avgränsningar

En faktura samlar endast perioder som blir klara samtidigt för samma betalande kund och valuta. Olika betalare eller valutor kombineras inte automatiskt. En rad med priset noll kan saknas avsiktligt. En period som väntar på användning, manuell fakturering eller en låst ändring blir inte en fakturarad förrän förutsättningen är uppfylld. För att korrigera en skickad faktura använder du tillämpligt krediteringsflöde och skapar rätt dokument; ändra inte historiken genom att lägga till en manuell betalning.

Supportscenario

En prenumeration som ändrar intervall, valuta eller betalare måste bedömas utifrån den nya perioden; tidigare fakturarader ändras inte automatiskt. Använd periodens egna datum i supportärendet. Om dokumentet redan skickats använder du det dokument som faktiskt levererades och gör varje korrigering spårbar till originalfakturan.

Kontroll efter åtgärden

Använd den här kontrollen vid uppföljning: notera vad som visades före åtgärden, utför endast den valda åtgärden och kontrollera sedan dokumentet eller medgivandet. Läs av statusen igen innan kunden informeras om den ändras senare. Tillbakablicken beskriver den dokumenterade milstolpen; dagens steg styrs av den aktuella guiden och gränssnittet. Exemplen använder påhittade kunder, belopp och datum.