Die Rechnung war korrekt – nur zum falschen Zeitpunkt
Bei der Rechnungsstellung geht es nicht nur darum, eine Rechnung zu versenden, sondern auch darum, wann sie beim Kunden eintrifft.
Das Problem: Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung wird unterschätzt
Viele glauben, Rechnungsstellung sei eine Entweder-oder-Frage: Entweder wird die Rechnung versendet oder sie wird vergessen. In der Praxis ist der Zeitpunkt mindestens genauso wichtig.
Wenn Kunden per Banküberweisung zahlen, spielt der Zeitpunkt eine Rolle. Eine mitten in der Nacht versendete Rechnung wird leicht übersehen. Eine Rechnung, die am selben Tag wie die Verlängerung eintrifft, kann überstürzt wirken. Und eine verspätete Rechnung führt zu unnötigen Mahnungen und Erklärungen.
Probleme entstehen, wenn die Rechnungsstellung der Systemlogik statt den Bedürfnissen des Kunden folgt. Eine Verlängerung kann zu einer bestimmten Uhrzeit stattfinden. Das bedeutet aber nicht, dass die Rechnung genau dann versendet werden sollte.
Das führt zu Supportanfragen, verspäteten Zahlungen und manuellen Erklärungen für etwas, das eigentlich ganz einfach sein sollte. Die Rechnung ist nicht falsch – sie kommt nur zu einem unpraktischen Zeitpunkt.
Einrichtung: Sie legen sowohl den Tag als auch die Uhrzeit fest
In Alunta ist die Rechnungserstellung zwar mit der Verlängerung des Abonnements verknüpft, der Versand kann aber zeitlich verschoben werden.
Sie können festlegen, ob die Rechnung vor oder nach dem Verlängerungsdatum versendet werden soll – zum Beispiel einen, zwei oder mehr Tage davor. Außerdem bestimmen Sie genau, zu welcher Uhrzeit die Rechnung versendet wird.
So ist der Rechnungsversand nicht mehr an 01:00 Uhr nachts gebunden, nur weil das Abonnement zu diesem Zeitpunkt verlängert wird. Sie können die Rechnung stattdessen um 08:00 Uhr an einem Werktag versenden lassen, wenn sie tatsächlich gesehen wird.
Sobald Sie die Einstellung vorgenommen haben, läuft alles Weitere automatisch. Das System plant die Rechnung, erstellt sie und versendet sie zum gewünschten Zeitpunkt – ohne dass Sie den Kalender im Blick behalten müssen.
Geschäftlicher Nutzen: Weniger Fragen, schnellere Zahlungen
Kleine Anpassungen beim Zeitpunkt können viel bewirken.
Gehen Rechnungen zu vorhersehbaren Zeiten ein, gibt es weniger Rückfragen. Kunden wissen, wann sie mit einer Rechnung rechnen können. Auch die Finanzabteilung, sofern vorhanden, kann ihre Arbeit besser strukturieren.
Für das Unternehmen bedeutet das bessere Liquidität und weniger manuelle Eingriffe. Sie müssen nicht erklären, warum eine Rechnung „kurz nach Mitternacht“ versendet wurde, und warten nicht unnötig auf Zahlungen, weil die Rechnung zu spät im Ablauf eingetroffen ist.
Bei automatisierter Rechnungsstellung geht es also nicht nur darum, Zeit zu sparen. Entscheidend ist, den Kunden jedes Mal zum richtigen Zeitpunkt zu erreichen.
Gute Rechnungsstellung fällt nicht auf
Die beste Rechnungsstellung ist die, die niemand bemerkt.
Werden Rechnungen an den richtigen Tagen und zur passenden Uhrzeit versendet, sind sie kein Gesprächsthema mehr. Das sorgt sowohl bei Ihnen als auch bei Ihren Kunden für Ruhe.
In Alunta sind Rechnungserstellung und Versand als flexible Teile der Abonnementplattform gedacht und nicht als starre Regel. Deshalb können Sie den Zeitpunkt selbst festlegen.
Wenn Sie sehen möchten, wie die Rechnungsstellung mit den übrigen Abonnementfunktionen zusammenspielt, finden Sie hier die vollständige Übersicht:
An den Details zeigt sich, ob Automatisierung professionell wirkt oder bloß automatisch.
