Fakturan kom fram korrekt – bara vid fel tidpunkt
Fakturering handlar inte bara om att skicka fakturan, utan också om när kunden får den.
Problemet: Tajmningen av fakturor underskattas
De flesta tänker att fakturering är antingen eller: fakturan skickas eller glöms bort. I praktiken är tajmningen minst lika viktig.
När kunder betalar via banköverföring spelar tidpunkten roll. En faktura som skickas mitt i natten blir ofta förbisedd. En faktura som skickas samma dag som förnyelsen kan kännas förhastad. Och en faktura som skickas för sent leder till onödiga påminnelser och förklaringar.
Problemet uppstår när faktureringen styrs av systemets logik i stället för kundens. Förnyelsen sker vid en viss tidpunkt, men det betyder inte att fakturan också bör skickas då.
Resultatet blir supportärenden, försenade betalningar och manuella förklaringar till sådant som borde vara enkelt. Inte för att fakturan är fel, utan för att den kommer vid en opraktisk tidpunkt.
Konfiguration: Välj både dag och klockslag
I Alunta kopplas fakturaskapandet till prenumerationens förnyelse, men det går att senarelägga utskicket.
Du kan välja om fakturan ska skickas före eller efter förnyelsedatumet. Det kan vara en, två eller flera dagar i förväg. Du bestämmer också exakt vilken tid på dagen den ska skickas.
Då behöver fakturan inte längre skickas klockan 01.00 på natten bara för att prenumerationen förnyas då. I stället kan du skicka den klockan 08.00 en vardag, när kunden faktiskt ser den.
När inställningen är klar sköts resten automatiskt. Systemet planerar, skapar och skickar fakturan vid den tid du valt, utan att du behöver hålla koll på kalendern.
Affärsnytta: Färre frågor, snabbare betalningar
Små justeringar av tajmningen kan få stor effekt.
När fakturor kommer vid förutsägbara tidpunkter minskar antalet frågor. Kunderna vet när de kan vänta sig fakturan. Ekonomiavdelningen – om företaget har en – kan arbeta mer strukturerat.
För företaget innebär det bättre likviditet och färre manuella ingrepp. Du slipper förklara varför en faktura skickades ”strax efter midnatt” och undviker onödigt lång väntan på betalningar för att fakturan skickades sent i processen.
Automatisk fakturering handlar alltså inte bara om att spara tid. Den ser till att fakturan når kunden vid rätt tidpunkt – varje gång.
Bra fakturering märks inte
Den bästa faktureringen är den som ingen tänker på.
När fakturorna skickas på rätt dagar och tider slutar de vara ett samtalsämne. Det skapar lugn för både dig och kunden.
I Alunta är fakturaskapandet och utskicket en flexibel del av prenumerationsmotorn, inte en fast regel. Därför kan du själv styra tajmningen.
Vill du se hur faktureringen samspelar med prenumerationsfunktionerna får du en fullständig överblick här:
Det är detaljerna som avgör om automatisering känns professionell – eller bara automatisk.
