Fakturaen kom fram – bare på feil tidspunkt
Fakturering handler ikke bare om å sende fakturaen, men også om når kunden får den.
Problemet: Tidspunktet for fakturering undervurderes
De fleste tenker at fakturering er enten–eller: Fakturaen sendes, eller så blir den glemt. I praksis er tidspunktet minst like viktig.
Når kundene betaler via bankoverføring, betyr tidspunktet noe. En faktura som sendes midt på natten, blir ofte oversett. En faktura som sendes samme dag som fornyelsen, kan virke forhastet. Og en faktura som sendes for sent, fører til unødvendige purringer og forklaringer.
Problemet oppstår når faktureringen følger systemets logikk i stedet for kundens. Fornyelsen skjer på et bestemt tidspunkt, men det betyr ikke at fakturaen bør sendes da.
Resultatet blir henvendelser til kundestøtten, forsinkede betalinger og manuelle forklaringer på noe som burde være enkelt. Ikke fordi fakturaen er feil, men fordi den kommer på et upraktisk tidspunkt.
Oppsett: Du bestemmer både dag og klokkeslett
I Alunta er opprettelsen av fakturaen knyttet til fornyelsen av abonnementet, men du kan forskyve utsendingen.
Du kan velge om fakturaen skal sendes før eller etter fornyelsesdatoen. Det kan være én, to eller flere dager før. Du kan samtidig bestemme nøyaktig når på dagen fakturaen skal sendes.
Da er ikke fakturaen lenger bundet til kl. 01:00 om natten bare fordi abonnementet fornyes da. I stedet kan du sende den kl. 08:00 på en ukedag, når den faktisk blir sett.
Når innstillingen er på plass, skjer resten automatisk. Systemet planlegger fakturaen, oppretter den og sender den på tidspunktet du har valgt – uten at du trenger å følge med på kalenderen.
Forretningsverdi: Færre spørsmål og raskere betalinger
Små justeringer av tidspunktet kan ha stor effekt.
Når fakturaer kommer på forutsigbare tidspunkter, blir det færre spørsmål. Kundene vet når de kan vente en faktura. Og økonomiavdelingen – hvis virksomheten har en – kan jobbe mer strukturert.
For virksomheten betyr det bedre likviditet og færre manuelle inngrep. Du slipper å forklare hvorfor en faktura ble sendt «rett etter midnatt». Du unngår også unødige forsinkelser i betalingene fordi fakturaen kom for sent i prosessen.
Automatisk fakturering handler altså ikke bare om å spare tid. Det handler om å treffe kunden på riktig tidspunkt – hver gang.
God fakturering merkes ikke
Den beste faktureringen er den ingen legger merke til.
Når fakturaer sendes på riktige dager og tidspunkter, slutter de å være et samtaleemne. Det gir ro både for deg og kunden.
I Alunta er opprettelse og utsending av fakturaer en fleksibel del av abonnementsmotoren, ikke en fastlåst regel. Derfor kan du styre tidspunktet selv.
Vil du se hvordan faktureringen fungerer sammen med de andre abonnementsfunksjonene? Her finner du hele oversikten:
Det er detaljene som avgjør om automatisering oppleves som profesjonell – eller bare automatisk.
