Slik kan håndverkere sørge for at tjenesteavtaler betales i tide uten manuell oppfølging

Det er avgjørende for alle håndverkere å få betalt i tide for utførte tjenesteavtaler. Dessverre sliter mange håndverksbedrifter med forsinkede betalinger og tidkrevende manuell fakturering. Det svekker kontantstrømmen og skaper administrativt hodebry. I denne artikkelen ser vi på utfordringene håndverkere møter med manuell fakturering, og forklarer hvordan automatiserte systemer med regnskapsintegrasjon og automatisk bokføring kan løse problemene. Vi ser også på hvordan Alunta hjelper håndverkere med å effektivisere fakturahåndteringen, og går steg for steg gjennom hvordan du kan innføre automatisk fakturering i din egen virksomhet.

Artikkelen nedenfor bygger på dansk og internasjonal statistikk, siden Danmark regnes som et foregangsland på flere områder innen digitalisering.

Det er viktig for alle håndverkere å få betalt i tide for utførte tjenesteavtaler. Dessverre sliter mange virksomheter med forsinkede betalinger, glemte fakturaer og tidkrevende manuell fakturering. For eksempel viser undersøkelser at én av fem dansker har måttet be en håndverksbedrift om en faktura i løpet av de siste fem årene. Forsinkede eller glemte fakturaer fører til likviditetsproblemer og ekstra administrasjonsarbeid. Håndverkere må ofte bruke verdifull tid på å ringe eller sende e-post til kunder for å få betalt – frustrerende oppgaver som forstyrrer en allerede travel arbeidsdag.

Statistikk bekrefter at dette er et vanlig problem: I 2023 fikk bare rundt 15 % av virksomhetene betalt av kundene innen 30 dager, selv om nesten halvparten av fakturaene hadde 30 dagers betalingsfrist. Totalt melder 44 % av danske selskaper om problemer med forsinkede betalinger. Dette rammer særlig mindre virksomheter, som mange håndverksbedrifter, fordi selv korte forsinkelser kan være krevende for dem.

Et annet problem med manuelle prosesser er feil på fakturaer. Manuell registrering øker faren for feil – opptil 39 % av alle fakturaer inneholder feil, og rundt 61 % av forsinkede betalinger skyldes feil på fakturaer som må rettes. For håndverkere betyr slike feil mer administrasjonsarbeid med å utstede kreditnotaer eller korrigerte fakturaer, i stedet for å konsentrere seg om å hjelpe kundene.

Det er tydelig at manuell fakturering påvirker kontantstrømmen, effektiviteten og arbeidsgleden negativt.

Overgangen fra manuell til automatisk fakturering gir håndverksbedrifter store fordeler, blant annet:

• Tidsbesparelse i fakturahåndteringen: Automatisering fjerner gjentakende manuelle oppgaver ved å opprette og sende fakturaer automatisk med planlagte intervaller (månedlig, kvartalsvis eller årlig). Du slipper gjentakende administrasjonsoppgaver og får mer tid til kjerneoppgavene og kundeforholdene dine.
• Færre feil og raskere betalinger: Automatiserte systemer henter data direkte fra tjenesteavtaler og prislister, og reduserer dermed faktureringsfeil. Når fakturaene er riktige, utsetter ikke kundene betalingen for å få dem korrigert. I tillegg kan systemet sende automatiske påminnelser når betalingsfristen er overskredet, noe som øker andelen betalinger i tide og bedrer likviditeten.
• Regnskapsintegrasjon og automatisk bokføring: Moderne faktureringssystemer kan integreres sømløst med regnskapsprogrammer. Da bokføres fakturaene automatisk så snart de er sendt, og du slipper dobbelt bokføring. Regnskapet holdes oppdatert uten ekstra arbeid. Det gir bedre oversikt over økonomien og reduserer bokføringsfeil. Det blir også enklere å avstemme betalinger fordi de automatisk kan kobles til fakturaene i systemet.
• Bedre oversikt og kontroll: Et automatisert faktureringssystem gir innsikt i sanntid om fakturastatuser, kommende fornyelser og utestående betalinger. Du vet alltid nøyaktig hvilke kunder som har betalt, og hvem som må følges opp. Noen systemer har også detaljerte rapporter om fakturahåndtering, slik at du kan følge med på gjennomsnittlig betalingstid. Dette gjør det enklere å styre kontantstrømmen og planlegge økonomien.
• Skalerbarhet og et profesjonelt inntrykk: Automatisk fakturering gjør det enkelt å skalere virksomheten. Enten du har ti eller hundre tjenesteavtaler, håndterer systemet dem uten problemer. Automatiseringen viser tydelig kundene at du er profesjonell, organisert og pålitelig – og styrker tilliten deres.

Mange plattformer tilbyr automatisk fakturering, men Alunta er spesielt utviklet for virksomheter med gjentakende tjenesteavtaler og passer derfor perfekt for håndverkere. Alunta effektiviserer fakturahåndteringen, automatiserer betalinger og integreres sømløst med populære regnskapsprogrammer.

Når du har satt opp tjenesteavtalene i Alunta, håndterer systemet alt automatisk – det oppretter og sender fakturaer med avtalte fornyelsesintervaller (månedlig, årlig og så videre). Alunta sørger for at kundene mottar fakturaer i tide uten at du løfter en finger. Integrasjonen med regnskapsprogrammet muliggjør dessuten automatisk bokføring. Dermed slipper du manuell bokføring og reduserer feil. Alunta sørger for at fakturaer sendes etter planen, bedrer kontantstrømmen og sparer deg for tid.

Alunta gir deg et tydelig kontrollpanel med oversikt over alle tjenesteavtalene og inntektene fra dem. Systemet minner deg også om kommende servicebesøk og dagens faktureringsoppgaver, slik at ingenting blir glemt. Hvis en kunde ikke betaler, kan Alunta håndtere betalingspåminnelser automatisk, så du slipper manuell oppfølging. Alunta automatiserer virkelig faktureringen fra A til Å, slik at du kan konsentrere deg om å yte god service.

Klar for å gå fra manuell fakturering til automatisering? Følg denne trinnvise veiledningen for håndverkere:

1. Få oversikt over de eksisterende tjenesteavtalene:

Finn fram gjeldende avtaler og faktureringsrutiner. Avklar hvor ofte det faktureres, og hvilke manuelle oppgaver som skaper problemer.

1. Velg riktig automatiseringssystem:

Se etter en brukervennlig plattform som Alunta, som er laget spesielt for håndverksbedrifter, automatiserer fakturering og integreres sømløst med regnskapsprogrammet ditt.

1. Integrer med regnskapsprogrammet:

Koble den valgte plattformen til regnskapssystemet. Sørg for at fakturaer overføres riktig og at bokføringen automatiseres.

1. Legg inn kundene og avtalene:

Importer kundeopplysningene eller legg dem inn manuelt. Opprett hver tjenesteavtale med pris, beskrivelse, faktureringsintervall og varighet. Et grundig førstegangsoppsett sparer mye tid senere.

1. Sett opp automatisk fakturering og betaling:

Velg intervaller for automatisk fakturering og betalingspåminnelser. Bestem hvordan fakturaer skal sendes (e-post, post, EAN og lignende). Du kan også aktivere automatisk innkreving av betalinger.

1. Test systemet grundig:

Gjennomfør noen tester med eksempelkunder for å forsikre deg om at alt fungerer som det skal – fra opprettelse av fakturaer til integrasjonen med regnskapssystemet.

1. Lær opp de ansatte og informer kundene:

Sørg for at teamet forstår det nye systemet, og informer kundene om overgangen til automatisk fakturering og betalingshåndtering.

1. Følg med og optimaliser:

Gå jevnlig gjennom hvordan faktureringssystemet fungerer. Gjør nødvendige justeringer, for eksempel av intervallene for påminnelser eller faktureringsmetodene, for å fortsette å forbedre prosessene.

Manuell fakturering og betalingsoppfølging kan være utmattende for håndverkere. Automatisk fakturering løser disse utfordringene ved å håndtere fakturaer og betalinger uten manuell innsats. Automatisering sørger for betalinger i tide, reduserer feil og bedrer kontantstrømmen. Integrasjon med regnskapsprogrammet muliggjør automatisk bokføring og gir et nøyaktig regnskap uten bry.

Ved å ta i bruk Alunta eller et lignende system kan du sørge for at tjenesteavtalene betales i tide, slippe administrativt hodebry og konsentrere deg om håndverket og kundeforholdene.

• SMVdanmark – Forsinkede betalinger rammer danske virksomheter
• Mester Tidende / Building Supply – Forsinkelser i utsending av fakturaer blant håndverkere
• Ascend Institute of Finance & Management – Statistikk om fakturafeil
• Skynova / Chaser – Statistikk om fakturabetalinger
• Alunta – Automatiske faktureringsløsninger for håndverksbedrifter