Så kan hantverkare få betalt i tid för serviceavtal utan manuell uppföljning

Att få betalt i tid för utförda serviceavtal är avgörande för alla hantverkare. Tyvärr har många företag i hantverksbranschen problem med försenade betalningar och tidskrävande manuell fakturering, vilket påverkar kassaflödet negativt och skapar administrativ huvudvärk. I den här artikeln går vi igenom utmaningarna med manuell fakturering och förklarar hur automatiserade system, integrerade med bokföringsprogram och automatisk bokföring, kan lösa problemen. Vi visar också hur Alunta effektiviserar fakturahanteringen för hantverkare, bland annat med en stegvis guide till automatisk fakturering i det egna företaget.

Artikeln bygger på dansk och internationell statistik, eftersom Danmark anses ha kommit långt med digitaliseringen på många områden.

Att få betalt i tid för utförda serviceavtal är avgörande för alla hantverkare. Tyvärr har många företag problem med sena betalningar, bortglömda fakturor och tidskrävande manuell fakturering. Till exempel visar undersökningar att var femte dansk under de senaste fem åren har behövt be ett hantverksföretag om en faktura. Sena eller bortglömda fakturor leder till likviditetsproblem och mer administration. Hantverkare måste ofta lägga värdefull tid på att ringa eller mejla kunder om betalningar – frustrerande uppgifter som stör en redan fullspäckad arbetsdag.

Statistiken bekräftar att problemet är vanligt: 2023 fick bara omkring 15 % av företagen betalt av kunderna inom 30 dagar, trots att nästan hälften av fakturorna hade 30 dagars betalningsfrist. Sammantaget uppger 44 % av de danska företagen att sena betalningar orsakar problem. Särskilt utsatta är mindre verksamheter, som många hantverksföretag, där även korta förseningar kan få stora konsekvenser.

Manuella processer orsakar också fakturafel. Manuell registrering ökar felrisken – upp till 39 % av alla fakturor innehåller misstag, och omkring 61 % av de försenade betalningarna beror på felaktiga fakturor som måste rättas. För hantverkare innebär sådana fel direkt merarbete med kreditnotor eller korrigerade fakturor, vilket tar tid från arbetet med kunderna.

Det är tydligt att manuell fakturering försämrar kassaflödet, effektiviteten och arbetsglädjen.

Att gå från manuell till automatisk fakturering ger stora fördelar för hantverksföretag, bland annat:

• Tidsbesparing vid fakturahantering: Automatisering tar bort återkommande manuella uppgifter genom att skapa och skicka fakturor automatiskt med bestämda intervall (månadsvis, kvartalsvis eller årsvis). Du slipper repetitiva administrativa uppgifter och får mer tid för kärnverksamheten och kundrelationerna.
• Färre fel och snabbare betalningar: Automatiska system hämtar uppgifter direkt från serviceavtal och prislistor, vilket minskar fakturafel. När fakturorna stämmer försenar kunderna inte betalningen på grund av rättelser. Systemet kan dessutom skicka påminnelser när betalningsfristen löper ut, vilket ökar andelen betalningar i tid och förbättrar likviditeten.
• Integration med bokföringssystem och automatisk bokföring: Moderna faktureringssystem kan integreras smidigt med bokföringsprogram. Integrationen bokför fakturorna automatiskt så snart de skickats och tar bort behovet av dubbel bokföring. Uppgifterna i ekonomin hålls uppdaterade utan extraarbete, så att du får bättre överblick och färre bokföringsfel. Avstämningen blir enklare eftersom betalningar kan matchas automatiskt mot fakturorna i systemet.
• Bättre överblick och kontroll: Ett automatiserat faktureringssystem visar fakturastatus, kommande förnyelser och obetalda belopp i realtid. Du vet alltid exakt vilka kunder som har betalat och vilka som behöver följas upp. Vissa system ger även detaljerade rapporter om fakturahanteringen, så att du kan se genomsnittliga betalningstider och planera kassaflödet och ekonomin.
• Skalbarhet och professionellt intryck: Automatisk fakturering gör det enkelt att skala upp verksamheten. Systemet hanterar tio eller hundra serviceavtal utan problem. Automatiseringen visar kunderna att du är professionell, organiserad och pålitlig, vilket stärker deras förtroende.

Många plattformar erbjuder automatisk fakturering, men Alunta är särskilt utformat för företag med återkommande serviceavtal och passar därför hantverkare perfekt. Alunta effektiviserar fakturahanteringen, automatiserar betalningarna och integreras smidigt med populära bokföringsprogram.

När du har lagt upp serviceavtalen i Alunta sköter systemet allt automatiskt – det skapar och skickar fakturor vid varje förnyelse (månadsvis, årsvis och så vidare). Kunderna får sina fakturor i tid utan att du behöver göra något. Integrationen med bokföringsprogram gör dessutom bokföringen automatisk, vilket tar bort manuellt arbete och minskar antalet fel. Alunta ser till att fakturorna skickas enligt schema, förbättrar kassaflödet och sparar tid.

Alunta har en tydlig översikt över alla serviceavtal och tillhörande intäkter. Systemet påminner dig också om kommande servicebesök och dagens faktureringsuppgifter, så att inget faller mellan stolarna. Om en kund missar en betalning kan Alunta hantera påminnelser automatiskt, så att du slipper följa upp manuellt. Alunta automatiserar verkligen faktureringen från början till slut, så att du kan fokusera på att leverera bra service.

Redo att gå från manuell fakturering till automatisering? Följ den här stegvisa guiden för hantverkare:

1. Gå igenom befintliga serviceavtal:

Identifiera aktuella avtal och faktureringsrutiner. Ta reda på hur ofta du fakturerar och vilka manuella uppgifter som orsakar problem.

1. Välj rätt automatiseringssystem:

Leta efter en lättanvänd plattform som Alunta, särskilt utformad för hantverksföretag, som automatiserar faktureringen och integreras smidigt med bokföringsprogrammet.

1. Integrera med bokföringsprogrammet:

Koppla den valda plattformen till ekonomisystemet. Kontrollera att fakturorna överförs korrekt och att bokföringen automatiseras.

1. Lägg upp kunder och avtal:

Importera eller lägg in kunduppgifterna manuellt och skapa varje serviceavtal med pris, beskrivning, faktureringsintervall och avtalstid. En noggrann första konfiguration sparar mycket tid senare.

1. Ställ in automatisk fakturering och betalning:

Ställ in intervall för automatiska fakturor och betalningspåminnelser. Välj hur fakturorna ska skickas (e-post, post, EAN och så vidare). Du kan även aktivera automatisk betalningsinsamling.

1. Testa systemet noggrant:

Gör några tester med exempelvis kunder för att säkerställa att allt fungerar, från fakturaskapande till integrationen med bokföringen.

1. Utbilda personalen och informera kunderna:

Se till att teamet förstår det nya systemet och informera kunderna om övergången till automatisk fakturering och betalningshantering.

1. Följ upp och optimera:

Gå regelbundet igenom hur faktureringssystemet fungerar. Justera vid behov, till exempel intervall för påminnelser eller faktureringsmetod, så att processerna hela tiden blir bättre.

Manuell fakturering och uppföljning av betalningar kan vara utmattande för hantverkare. Automatisk fakturering löser problemen genom att hantera fakturor och betalningar utan manuellt arbete. Automatiseringen ser till att betalningar kommer i tid, minskar antalet fel och förbättrar företagets kassaflöde. Integration med bokföringsprogram automatiserar bokföringen och ger korrekt ekonomihantering utan krångel.

Genom att införa Alunta eller ett liknande system kan du få betalt i tid för serviceavtalen, slippa administrativa bekymmer och åter fokusera på hantverket och kundrelationerna.

• SMVdanmark – Sena betalningar påverkar danska företag
• Mester Tidende / Building Supply – Förseningar med fakturor inom hantverksbranschen
• Ascend Institute of Finance & Management – Statistik över fakturafel
• Skynova / Chaser – Statistik över fakturabetalningar
• Alunta – Automatiska faktureringslösningar för hantverksföretag