Mandate übernehmen und im Leverandørservice-Posteingang bearbeiten

Rückblick - Juni 2026 Dieser Artikel wurde nachträglich verfasst und beschreibt die Funktion während des genannten Zeitraums.

Mandate, die sich keinem Kunden sicher zuordnen lassen, erscheinen im Posteingang. Öffnen Sie die Vorschau, vergleichen Sie die Angaben mit der Kundenkarte und wählen Sie nur dann einen Kunden aus, wenn die Zuordnung eindeutig ist. Lehnen Sie Einträge ab, die nicht zu Ihrem Team gehören. Bei einer Übernahme kann ein vorheriges Mandat auf der Kundenkarte ersetzt werden. Alte Rechnungen werden dadurch aber weder übertragen noch in ihrem Zahlungsstatus geändert. Siehe die aktuelle Anleitung (Markdown-fil, AI-agentvenlig)

Vor der Bestätigung entscheiden

Vergleichen Sie den Kundennamen und die in der Vorschau angezeigten Angaben. Könnten zwei Kunden infrage kommen, raten Sie nicht. Lehnen Sie den Eintrag ab oder prüfen Sie ihn weiter, damit das Mandat nicht dem falschen Kunden zugeordnet wird.

Mit einem fiktiven Kunden prüfen

Stellen Sie sich ein Mandat für „Example ApS“ vor. Öffnen Sie die Vorschau, gleichen Sie die Identifikationsangaben mit der Kundenkarte ab und wählen Sie den Kunden aus. Öffnen Sie nach der Bestätigung die Leverandørservice-Karte des Kunden und prüfen Sie den Status. Stimmen die Angaben nicht überein, lehnen Sie den Eintrag ab, statt wahllos Kunden auszuprobieren.

Die Übernahme sagt nichts über offene Rechnungen aus. Öffnen Sie die Rechnungsliste und entscheiden Sie separat, wie diese bezahlt werden sollen.

Was die Übernahme nicht bewirkt

Das Erstellen der Verknüpfung auf der Kundenkarte ändert weder die Zahlungsmethode einer alten Rechnung noch erstellt es eine Zahlung oder reicht automatisch einen Zahlungseinzug ein. Öffnen Sie nach der Übernahme die Rechnungsliste und verwenden Sie die separate Prüfung, wenn ältere Dokumente ausgewählt werden sollen. So bleiben Kundenzuordnung und Geldtransfer getrennt.

FAQ und Abgrenzung

Der Posteingang dient zum Zuordnen oder Ablehnen von Mandaten, nicht als automatischer Zahlungsimport. Ersetzt ein Mandat ein bestehendes, muss das Team alte Rechnungen und offene Zahlungseinzüge weiterhin prüfen. Ordnen Sie einen Kunden nicht allein anhand eines Namens zu, wenn mehrere Datensätze ähnlich aussehen.

Supportfall

Prüfen Sie nach einer Übernahme immer die Kundenkarte. Wird der Status nicht aktiv, folgen Sie der angezeigten Mandatsaktion und starten Sie nicht allein aufgrund der Übernahme einen Rechnungseinzug. Alte Rechnungen müssen separat geprüft werden.

Nach der Aktion prüfen

Verwenden Sie diese Prüfung bei der Nachverfolgung: Notieren Sie, was vor der Aktion sichtbar war, führen Sie nur die ausgewählte Aktion aus und prüfen Sie anschließend das Dokument oder Mandat. Lesen Sie einen Status erneut, bevor Sie den Kunden informieren, falls er sich später ändert. Der Rückblick beschreibt den dokumentierten Meilenstein; die aktuelle Anleitung und die Benutzeroberfläche bestimmen die heutigen Schritte. Die Beispiele verwenden fiktive Kunden, Beträge und Daten.

Wenn das Ergebnis abweicht

Entspricht das Ergebnis nicht den Erwartungen, halten Sie den sichtbaren Status fest und prüfen Sie die passende Voraussetzung, statt die Aktion unüberlegt zu wiederholen. Kontrollieren Sie Währung, Datum, Kunde, Zahlungsmethode sowie, ob das Dokument bereits versendet oder gebucht wurde. Unterscheiden Sie gegenüber einem Kunden zwischen dem, was das System erfasst hat, und dem, was Bank oder Empfänger noch nicht bestätigt haben.

Ablauf abschließen

Ein sicherer Ablauf endet mit einer erneuten Prüfung, nicht mit einem Klick auf „Speichern“ oder „Senden“. Öffnen Sie die neue Rechnung, das Mandat oder den Zahlungsdatensatz und bestätigen Sie, dass das Ergebnis mit der Nachricht an den Kunden übereinstimmt. Fehlt die Bestätigung noch, kennzeichnen Sie den Status als ausstehend und legen Sie den nächsten Prüfzeitpunkt fest.