Ta over mandater og behandle Leverandørservice-innboksen

Historisk tilbakeblikk – juni 2026 Denne artikkelen ble skrevet i ettertid og beskriver funksjonen slik den virket i den angitte perioden.

Mandater som ikke kan kobles trygt til en kunde, vises i innboksen. Åpne forhåndsvisningen, sammenlign opplysningene med kundekortet, og velg en kunde bare når koblingen er tydelig. Avvis oppføringer som ikke tilhører teamet. En overtakelse kan erstatte et tidligere mandat på kundekortet, men flytter ikke gamle fakturaer eller endrer betalingsstatusen deres. Se den gjeldende veiledningen (Markdown-fil, AI-agentvenlig)

Ta beslutningen før du bekrefter

Sammenlign kundenavnet og opplysningene som vises i forhåndsvisningen. Hvis to kunder kan passe, skal du ikke gjette. Avvis oppføringen eller undersøk den nærmere, slik at et mandat ikke kobles til feil kunde.

Gjennomgå med en fiktiv kunde

Se for deg et mandat for «Example ApS». Åpne forhåndsvisningen, kontroller at identifikasjonsopplysningene samsvarer med kundekortet, og velg kunden. Etter bekreftelsen åpner du kundens Leverandørservice-kort og kontrollerer statusen. Hvis opplysningene ikke samsvarer, avviser du oppføringen i stedet for å prøve kunder tilfeldig.

Overtakelsen sier ingenting om åpne fakturaer. Åpne fakturalisten, og avgjør separat hvordan de skal betales.

Dette gjør ikke overtakelsen

Å opprette koblingen på kundekortet endrer ikke betalingsmetoden på en gammel faktura, oppretter ikke en betaling og sender ikke automatisk en innkreving. Åpne fakturalisten etter overtakelsen, og bruk den separate gjennomgangen når eldre dokumenter skal velges ut. Slik holdes kundekoblingen atskilt fra pengeflyten.

Vanlige spørsmål og avgrensninger

Innboksen brukes til å koble til eller avvise mandater, ikke til automatisk import av betalinger. Hvis et mandat erstatter et eksisterende mandat, må teamet fortsatt gå gjennom gamle fakturaer og åpne innkrevinger. Ikke velg en kunde bare ut fra ett navn når flere oppføringer ser like ut.

Støttesituasjon

Kontroller alltid kundekortet etter en overtakelse. Hvis statusen ikke blir aktiv, følger du den viste mandat­handlingen og starter ikke en fakturainnhenting bare på grunnlag av overtakelsen. Gamle fakturaer må gjennomgås separat.

Kontroll etter handlingen

Bruk denne kontrollen ved oppfølging: noter hva som var synlig før handlingen, utfør bare den valgte handlingen, og kontroller dokumentet eller mandatet etterpå. Les statusen på nytt før du informerer kunden hvis den endrer seg senere. Det historiske tilbakeblikket beskriver den dokumenterte milepælen; den gjeldende veiledningen og grensesnittet avgjør dagens fremgangsmåte. Eksemplene bruker fiktive kunder, beløp og datoer.

Hvis resultatet er annerledes

Hvis resultatet ikke stemmer med forventningene, beholder du den synlige statusen og undersøker det relevante vilkåret i stedet for å gjenta handlingen ukritisk. Kontroller valuta, dato, kunde, betalingsmetode og om dokumentet allerede er sendt eller bokført. Når du svarer kunden, skiller du mellom det systemet har registrert, og det banken eller mottakeren ennå ikke har bekreftet.

Avslutt arbeidsflyten

En trygg arbeidsflyt avsluttes med en ny kontroll, ikke med et klikk på Lagre eller Send. Åpne den nye fakturaen, mandatet eller betalingsregistreringen, og bekreft at resultatet stemmer med meldingen kunden mottar. Hvis bekreftelsen fortsatt mangler, beskriver du statusen som ventende og avtaler neste kontrolltidspunkt.