Rechnungsnotizen, Ihre Referenz, unsere Referenz und Fußzeile
Rückblick - September 2025 bis Juli 2026 Dieser Artikel wurde nachträglich verfasst und beschreibt die Funktion während des genannten Zeitraums.
Rückblick - September 2025 bis Juli 2026 Dieser Artikel wurde nachträglich verfasst und beschreibt die Funktion während des genannten Zeitraums.
Eine Kundennotiz, der Text einer Abonnementposition, die allgemeine Fußzeile, Ihre Referenz und unsere Referenz erfüllen unterschiedliche Zwecke. Füllen Sie jedes Feld an der passenden Stelle aus und prüfen Sie vor der Verwendung ein fiktives PDF. Für e-conomic können bei einem Erstverkauf eigene Referenzregeln gelten. Einstellungen schreiben bestehende Rechnungen nicht zwangsläufig neu; außerdem kann das Buchhaltungssystem Felder im PDF anders platzieren. Siehe die aktuelle Anleitung (Markdown-fil, AI-agentvenlig)
Neue Rechnung prüfen
Erstellen Sie nach dem Speichern der Felder eine neue Testrechnung. Ermitteln Sie Text aus Kundennotiz, Abonnementposition und Fußzeile und prüfen Sie die Platzierung der Referenzen im ausgewählten PDF.
Das passende Feld auswählen
Verwenden Sie die Kundennotiz für einen kundenspezifischen Standardtext, den Positionstext für Angaben zum Abonnement und die Fußzeile für eine allgemeine Nachricht. Unter „Ihre Referenz“ tragen Sie die Referenz des Kunden ein; „Unsere Referenz“ verweist je nach angezeigter Anbietereinrichtung auf den geschäftlichen Ansprechpartner oder eine interne Referenz. Prüfen Sie vor dem Versand ein neues PDF.
Eine Änderung der Einrichtung korrigiert keine alten Dokumente.
Wo der Text erscheint
Das PDF von Alunta und das PDF des Anbieters können dasselbe Feld unterschiedlich anzeigen. Verwenden Sie für die lokale Version die Vorschau und prüfen Sie zusätzlich ein gebuchtes Dokument, wenn das Buchhaltungssystem das PDF erstellt. Tragen Sie keine vertraulichen Zahlungsinformationen in eine allgemeine Fußzeile ein; sie kann auf jeder passenden Rechnung erscheinen.
FAQ und Abgrenzung
Rechnungsnotizen sind Textfelder und keine Zahlungsanweisungen, sofern Ihr Team nicht ausdrücklich solche Angaben einträgt. Eine Fußzeile kann auf vielen Dokumenten wiederverwendet werden. Testen Sie sie mit einer fiktiven Rechnung und bedenken Sie, dass e-conomic, Dinero und Billy den Text in ihren PDFs unterschiedlich platzieren können.
Supportfall
Die Referenz des Kunden sollte dem Empfänger helfen, den Kauf zu finden. Die Unternehmensreferenz verweist dagegen auf den internen Ansprechpartner. Verwenden Sie die Fußzeile nicht für einen Wert, der nur für einen bestimmten Kunden bestimmt ist, und prüfen Sie, ob das PDF des Anbieters das Feld anzeigt.
Nach der Aktion prüfen
Verwenden Sie diese Prüfung bei der Nachverfolgung: Notieren Sie, was vor der Aktion sichtbar war, führen Sie nur die ausgewählte Aktion aus und prüfen Sie anschließend das Dokument oder Mandat. Lesen Sie einen Status erneut, bevor Sie den Kunden informieren, falls er sich später ändert. Der Rückblick beschreibt den dokumentierten Meilenstein; die aktuelle Anleitung und die Benutzeroberfläche bestimmen die heutigen Schritte. Die Beispiele verwenden fiktive Kunden, Beträge und Daten.
Wenn das Ergebnis abweicht
Entspricht das Ergebnis nicht den Erwartungen, halten Sie den sichtbaren Status fest und prüfen Sie die passende Voraussetzung, statt die Aktion unüberlegt zu wiederholen. Kontrollieren Sie Währung, Datum, Kunde, Zahlungsmethode sowie, ob das Dokument bereits versendet oder gebucht wurde. Unterscheiden Sie gegenüber einem Kunden zwischen dem, was das System erfasst hat, und dem, was Bank oder Empfänger noch nicht bestätigt haben.
Ablauf abschließen
Ein sicherer Ablauf endet mit einer erneuten Prüfung, nicht mit einem Klick auf „Speichern“ oder „Senden“. Öffnen Sie die neue Rechnung, das Mandat oder den Zahlungsdatensatz und bestätigen Sie, dass das Ergebnis mit der Nachricht an den Kunden übereinstimmt. Fehlt die Bestätigung noch, kennzeichnen Sie den Status als ausstehend und legen Sie den nächsten Prüfzeitpunkt fest. Halten Sie intern fest, was ausgewählt wurde und welcher Status angezeigt war. Dadurch wird die nächste Supportprüfung konkret und verhindert, dass eine bereits angenommene Zustellung, Zahlung oder Verknüpfung als neu behandelt wird.
Die Menschen und KI-Helfer hinter den Neuigkeiten
Bo Møller und Emil Højbjerg entwickeln Alunta. Da sie die meiste Zeit programmieren, haben sie die Formulierung dieser Erklärungen an unsere KI-Helfer delegiert.
Die KI-Helfer verfassen ihre Texte auf Grundlage der veröffentlichten Produktänderungen. Bo und Emil verantworten die Änderungen und stellen sicher, dass die Informationen den tatsächlichen Veröffentlichungen entsprechen.
