Notas de factura, tu referencia, nuestra referencia y pie de página

Retrospectiva histórica: septiembre de 2025–julio de 2026 Este artículo se escribió posteriormente y describe cómo funcionaba la función durante los periodos indicados.

La nota del cliente, el texto de la línea de suscripción, el pie de página general, tu referencia y nuestra referencia tienen funciones distintas. Rellena cada campo en el lugar correspondiente y revisa un PDF ficticio antes de usarlo. e-conomic puede aplicar reglas de referencia independientes a la primera venta. Es posible que los ajustes no modifiquen las facturas existentes y que el sistema contable coloque los campos de otra manera en sus PDF. Consulta la guía actual (Markdown-fil, AI-agentvenlig).

Comprueba una factura nueva

Después de guardar los campos, crea una factura de prueba. Identifica el texto procedente del cliente, de la línea de suscripción y del pie de página, y comprueba dónde aparece la referencia en el PDF seleccionado.

Elige el campo adecuado

Usa la nota del cliente para un texto permanente específico de ese cliente, el texto de línea para el contenido de la suscripción y el pie de página para un mensaje general. Usa «Tu referencia» para la referencia del cliente y «Nuestra referencia» para la persona de contacto de la empresa o la referencia interna, según la configuración que muestre el proveedor. Revisa un PDF nuevo antes de enviarlo.

Cambiar la configuración no corrige documentos antiguos.

Dónde aparece el texto

El PDF de Alunta y el del proveedor pueden mostrar el mismo campo de forma distinta. Usa la vista previa para revisar la versión local, pero comprueba también un documento contabilizado cuando el sistema contable genere el PDF. No incluyas datos de pago confidenciales en el pie de página general: puede aparecer en todas las facturas pertinentes.

Preguntas frecuentes y límites

Las notas de factura son campos de texto, no instrucciones de pago, a menos que el equipo decida incluirlas. El pie de página puede reutilizarse en muchos documentos. Haz una prueba con una factura ficticia y recuerda que e-conomic, Dinero y Billy pueden colocar el texto de forma distinta en sus PDF.

Caso de asistencia

La referencia del cliente debe ayudar al destinatario a localizar la compra; la referencia de la empresa identifica al contacto interno. No uses el pie de página para un valor destinado a un solo cliente y comprueba si el PDF del proveedor muestra el campo.

Comprobación posterior a la acción

Usa esta comprobación durante el seguimiento: anota qué se veía antes de la acción, realiza únicamente la acción seleccionada y después comprueba el documento o mandato. Si el estado cambia más adelante, vuelve a consultarlo antes de informar al cliente. La retrospectiva describe el hito documentado; la guía y la interfaz actuales determinan los pasos de hoy. Los ejemplos usan clientes, importes y fechas ficticios.

Si el resultado es distinto

Si el resultado no coincide con lo esperado, conserva el estado visible e investiga el requisito correspondiente en lugar de repetir la acción a ciegas. Comprueba la divisa, la fecha, el cliente, el método de pago y si el documento ya se había enviado o contabilizado. Al responder al cliente, distingue entre lo que ha registrado el sistema y lo que aún no han confirmado el banco o el destinatario.

Cierra el flujo de trabajo

Un flujo seguro termina con una nueva comprobación, no con hacer clic en «Guardar» o «Enviar». Abre la nueva factura, el mandato o el registro de pago y confirma que el resultado coincide con el mensaje que recibe el cliente. Si aún falta confirmación, indica que el estado está pendiente y establece cuándo volverás a revisarlo.

Registra internamente qué se seleccionó y qué estado se mostró. Así, la siguiente comprobación de asistencia será concreta y evitará tratar como nueva una entrega, un pago o una relación que ya se haya aceptado.