Fakturamerknader, din referanse, vår referanse og bunntekst

Historisk tilbakeblikk – september 2025–juli 2026 Denne artikkelen ble skrevet i ettertid og beskriver funksjonen slik den virket i den angitte perioden.

En kundemerknad, tekst på abonnementslinjen, generell bunntekst, din referanse og vår referanse har forskjellige formål. Fyll ut hvert felt der det hører hjemme, og kontroller en fiktiv PDF før bruk. e-conomic kan ha egne referanseregler for et førstegangssalg. Innstillingene skriver ikke nødvendigvis om eksisterende fakturaer, og PDF-en fra regnskapssystemet kan plassere feltene annerledes. Se den gjeldende veiledningen (Markdown-fil, AI-agentvenlig)

Kontroller en ny faktura

Opprett en ny testfaktura etter at du har lagret feltene. Finn teksten fra kunden, abonnementslinjen og bunnteksten, og kontroller plasseringen av referansene i den valgte PDF-en.

Velg riktig felt

Bruk kundemerknaden til en fast tekst som gjelder én bestemt kunde, linjeteksten til abonnementsinnhold og bunnteksten til en generell melding. Bruk «Deres referanse» for kundens referanse og «Vår referanse» for virksomhetens kontaktperson eller interne referanse slik det vises i leverandøroppsettet. Kontroller en ny PDF før du sender den.

Endring av oppsettet retter ikke gamle dokumenter.

Hvor teksten vises

Aluntas PDF og leverandørens PDF kan vise det samme feltet på forskjellige måter. Bruk forhåndsvisningen for den lokale versjonen, men kontroller også et bokført dokument når regnskapssystemet genererer PDF-en. Ikke legg sensitive betalingsopplysninger i en generell bunntekst; den kan vises på alle relevante fakturaer.

Vanlige spørsmål og avgrensninger

Fakturamerknader er tekstfelter, ikke betalingsinstruksjoner med mindre teamet velger å skrive slike opplysninger der. En bunntekst kan gjenbrukes på mange dokumenter. Test med en fiktiv faktura, og husk at e-conomic, Dinero og Billy kan plassere teksten ulikt i PDF-ene sine.

Støttesituasjon

Kundens referanse skal hjelpe mottakeren med å finne kjøpet, mens virksomhetens referanse peker på den interne kontaktpersonen. Ikke bruk bunnteksten for en verdi som gjelder én kunde, og kontroller om leverandørens PDF viser feltet.

Kontroll etter handlingen

Bruk denne kontrollen ved oppfølging: noter hva som var synlig før handlingen, utfør bare den valgte handlingen, og kontroller dokumentet eller mandatet etterpå. Les statusen på nytt før du informerer kunden hvis den endrer seg senere. Det historiske tilbakeblikket beskriver den dokumenterte milepælen; den gjeldende veiledningen og grensesnittet avgjør dagens fremgangsmåte. Eksemplene bruker fiktive kunder, beløp og datoer.

Hvis resultatet er annerledes

Hvis resultatet ikke stemmer med forventningene, beholder du den synlige statusen og undersøker det relevante vilkåret i stedet for å gjenta handlingen ukritisk. Kontroller valuta, dato, kunde, betalingsmetode og om dokumentet allerede er sendt eller bokført. Når du svarer kunden, skiller du mellom det systemet har registrert, og det banken eller mottakeren ennå ikke har bekreftet.

Avslutt arbeidsflyten

En trygg arbeidsflyt avsluttes med en ny kontroll, ikke med et klikk på Lagre eller Send. Åpne den nye fakturaen, mandatet eller betalingsregistreringen, og bekreft at resultatet stemmer med meldingen kunden mottar. Hvis bekreftelsen fortsatt mangler, beskriver du statusen som ventende og avtaler neste kontrolltidspunkt.

Noter internt hva som ble valgt og hvilken status som ble vist. Da blir neste støttekontroll konkret, og en levering, betaling eller relasjon som allerede er godtatt, blir ikke behandlet som ny.