Fakturaanteckningar, din referens, vår referens och sidfot

Tillbakablick – september 2025–juli 2026 Den här artikeln skrevs i efterhand och beskriver funktionen så som den fungerade under den angivna perioden.

En kundanteckning, text på en abonnemangsrads, allmän sidfot, din referens och vår referens har olika syften. Fyll i varje fält där det hör hemma och granska en fiktiv PDF före användning. e-conomic kan ha särskilda referensregler för en första försäljning. Inställningar skriver inte nödvändigtvis om befintliga fakturor, och bokföringssystemets PDF kan placera fälten annorlunda. Se den aktuella guiden (Markdown-fil, AI-agentvenlig).

Kontrollera en ny faktura

Skapa en ny testfaktura när du har sparat fälten. Identifiera text från kunden, abonnemangsraden och sidfoten, och kontrollera var referenserna visas i den valda PDF-fakturan.

Välj rätt fält

Använd kundanteckningen för en stående text som gäller en viss kund, radtext för innehåll kopplat till abonnemanget och sidfoten för ett allmänt meddelande. Använd ”Your reference” för kundens referens och ”Our reference” för företagets kontaktperson eller interna referens enligt den valda leverantörens inställningar. Kontrollera en ny PDF före utskick.

En ändring av inställningarna rättar inte till gamla dokument.

Var texten visas

Aluntas PDF och leverantörens PDF kan visa samma fält på olika sätt. Använd förhandsvisningen för den lokala versionen, men kontrollera även ett bokfört dokument när bokföringssystemet skapar PDF-filen. Lägg inte känsliga betalningsuppgifter i en allmän sidfot; den kan visas på varje relevant faktura.

Vanliga frågor och avgränsningar

Fakturaanteckningar är textfält, inte betalningsinstruktioner, såvida teamet inte väljer att skriva sådana uppgifter där. En sidfot kan återanvändas på många dokument. Testa med en fiktiv faktura och tänk på att e-conomic, Dinero och Billy kan placera texten olika i sina PDF-filer.

Supportscenario

Kundens referens ska hjälpa mottagaren att hitta köpet, medan företagets referens anger den interna kontaktpersonen. Använd inte sidfoten för ett värde som bara gäller en kund och kontrollera om fältet visas i leverantörens PDF.

Kontroll efter åtgärden

Använd den här kontrollen vid uppföljning: notera vad som syntes före åtgärden, utför endast den valda åtgärden och kontrollera sedan dokumentet eller mandatet. Läs av statusen igen innan du informerar kunden om den ändras senare. Tillbakablicken beskriver den dokumenterade milstolpen; den aktuella guiden och gränssnittet avgör hur man gör i dag. Exemplen använder fiktiva kunder, belopp och datum.

Om resultatet avviker

Om resultatet inte motsvarar förväntningarna ska du utgå från den synliga statusen och undersöka den relevanta förutsättningen i stället för att upprepa åtgärden på måfå. Kontrollera valuta, datum, kund, betalningsmetod och om dokumentet redan har skickats eller bokförts. När du svarar kunden ska du skilja mellan vad systemet har registrerat och vad banken eller mottagaren ännu inte har bekräftat.

Avsluta arbetsflödet

Ett säkert arbetsflöde avslutas med en ny kontroll, inte med ett klick på Spara eller Skicka. Öppna den nya fakturan, mandatet eller betalningsposten och bekräfta att resultatet stämmer med meddelandet kunden får. Om bekräftelsen saknas ska du beskriva statusen som väntande och ange när den ska följas upp nästa gång.

Dokumentera internt vad som valdes och vilken status som visades. Då blir nästa supportkontroll konkret och en redan godkänd leverans, betalning eller koppling behandlas inte som ny.