Alte Rechnungen für ein neues Leverandørservice-Mandat auswählen

Rückblick - August 2026 Dieser Artikel wurde nachträglich verfasst und beschreibt die Funktion während des genannten Zeitraums.

Bei einem neuen Mandat sind alte Rechnungen nicht vorausgewählt. Öffnen Sie die Prüfung, wählen Sie bewusst die einzuziehenden Rechnungen aus und lassen Sie die übrigen für eine manuelle Zahlung unmarkiert. Prüfen Sie Beträge, angezeigte Daten und die Mitteilung an den Kunden. Eine ausgewählte Rechnung ist für den Einzug vorgemerkt, aber nicht bezahlt. Wo erforderlich, muss eine endgültige Rechnungsnummer vorliegen. Siehe die aktuelle Anleitung (Markdown-fil, AI-agentvenlig)

Ausgewählte Rechnungen werden frühestens drei Banktage nach der Mitteilung an den Kunden eingeplant. Mehrere ausgewählte Rechnungen können auf aufeinanderfolgenden Banktagen eingezogen werden; dabei wird zuerst die älteste überfällige Rechnung berücksichtigt. Maßgeblich ist das angezeigte Datum, nachdem Banktage und Mitteilungsfrist berechnet wurden.

Vor der Bestätigung

Halten Sie fest, welche alten Rechnungen Sie auswählen und welche manuell bezahlt werden. Prüfen Sie, ob Beträge und Daten noch mit der Vorschau übereinstimmen. Verfolgen Sie nach der Auswahl den Status des Zahlungseinzugs separat; der Saldo ändert sich erst, wenn die Zahlung erfasst wurde.

Bewusst auswählen

Listen Sie zuerst die alten Rechnungen auf, die einbezogen werden sollen, und die, die weiterhin manuell bezahlt werden. Öffnen Sie die Prüfung und gleichen Sie Ihre Liste mit Betrag, Dokumentnummer und Datum ab. Bestätigen Sie die Mitteilung an den Kunden, damit dieser weiß, was ausgewählt wurde. Verfolgen Sie anschließend den Status des Einzugs. Der Rechnungsstatus ändert sich erst, wenn die Zahlung erfasst ist.

Eine Rechnung, für die noch eine endgültige Nummer oder erforderliche Zustellungsangaben fehlen, ist möglicherweise noch nicht bereit für die Einreichung.

Der Kunde muss die Auswahl nachvollziehen können

Die Mitteilung an den Kunden sollte zu den von Ihnen ausgewählten Rechnungen passen. Sollen einige Dokumente weiterhin per Banküberweisung bezahlt werden, prüfen Sie, dass sie nicht versehentlich für den Lastschrifteinzug markiert wurden. Nach der Bestätigung können Banktage und Mitteilungsfristen das Datum ändern. Richten Sie sich deshalb nach dem angezeigten Datum und dem späteren Status, statt einen bestimmten Banktag zu versprechen.

FAQ und Abgrenzung

Alte Rechnungen werden bewusst ausgewählt, damit ein neues Mandat die Kundenhistorie nicht ungeprüft verändert. „Ausgewählt“ bedeutet, dass das System unter den angezeigten Bedingungen einen Einzug einplant. Soll der Kunde manuell bezahlen, lassen Sie die Rechnung unmarkiert. Prüfen Sie anschließend sowohl den Status des Einzugs als auch den der Rechnung.

Supportfall

Banktage und Mitteilungen können das geplante Datum beeinflussen, aber die vom Team bestätigte Auswahl der Rechnungen bleibt bestehen. Prüfen Sie sowohl die Auswahl als auch das spätere Datum. Eine manuelle Rechnung darf nicht allein deshalb als eingezogen markiert werden, weil sie in der Prüfung angezeigt wurde.

Nach der Aktion prüfen

Verwenden Sie diese Prüfung bei der Nachverfolgung: Notieren Sie, was vor der Aktion sichtbar war, führen Sie nur die ausgewählte Aktion aus und prüfen Sie anschließend das Dokument oder Mandat. Lesen Sie einen Status erneut, bevor Sie den Kunden informieren, falls er sich später ändert. Der Rückblick beschreibt den dokumentierten Meilenstein; die aktuelle Anleitung und die Benutzeroberfläche bestimmen die heutigen Schritte. Die Beispiele verwenden fiktive Kunden, Beträge und Daten.

Wenn das Ergebnis abweicht

Entspricht das Ergebnis nicht den Erwartungen, halten Sie den sichtbaren Status fest und prüfen Sie die passende Voraussetzung, statt die Aktion unüberlegt zu wiederholen. Kontrollieren Sie Währung, Datum, Kunde, Zahlungsmethode sowie, ob das Dokument bereits versendet oder gebucht wurde. Unterscheiden Sie gegenüber einem Kunden zwischen dem, was das System erfasst hat, und dem, was Bank oder Empfänger noch nicht bestätigt haben.

Ablauf abschließen

Ein sicherer Ablauf endet mit einer erneuten Prüfung, nicht mit einem Klick auf „Speichern“ oder „Senden“. Öffnen Sie die neue Rechnung, das Mandat oder den Zahlungsdatensatz und bestätigen Sie, dass das Ergebnis mit der Nachricht an den Kunden übereinstimmt. Fehlt die Bestätigung noch, kennzeichnen Sie den Status als ausstehend und legen Sie den nächsten Prüfzeitpunkt fest.