Kundendaten aus dem Buchhaltungssystem importieren und aktualisieren

Rückblick - Juni bis September 2026 Dieser Artikel wurde nachträglich verfasst und beschreibt die Funktion während des genannten Zeitraums.

Der Kundenimport wurde um Vorschau und Feldauswahl erweitert. Wählen Sie einen oder mehrere Kunden aus, prüfen Sie Unterschiede bei Name, Adresse, Land, Kontaktfeldern und Rechnungsempfängern und bestätigen Sie nur die gewünschten Änderungen. Beim Import von Stammdaten werden keine Abonnements, Zahlungen oder alten Rechnungen importiert. Ausgewählte Felder können lokale Änderungen überschreiben. Eine Registerabfrage ist eine separate Datenquelle. Siehe die aktuelle Anleitung (Markdown-fil, AI-agentvenlig)

Änderungen prüfen

Lesen Sie für jedes Feld, was geändert wird. Möchten Sie nur eine Adresse aktualisieren, heben Sie die Auswahl für Namen und Kontaktfelder auf. Prüfen Sie anschließend die Kundenkarte und die Stammdaten in der Buchhaltung.

Vorschau prüfen

Wählen Sie zuerst den Kunden aus und öffnen Sie dann die Änderungsübersicht. Heben Sie die Auswahl für Felder auf, deren lokale Werte erhalten bleiben sollen, und bestätigen Sie nur Änderungen aus der gewählten Buchhaltungsquelle. Öffnen Sie danach die Kundenkarte und vergleichen Sie Land, E-Mail-Adresse, Anschrift und Rechnungsempfänger. Importieren Sie nicht allein deshalb Abonnements, weil die Stammdaten korrekt aussehen.

Fragen: Was, wenn e-conomic eine andere Kundengruppe hat? Für neue und bestehende Kunden können unterschiedliche Regeln gelten. Was, wenn die Registrierungsnummer abweicht? Behandeln Sie die Registerabfrage als separate Datenquelle.

Ergebnis prüfen

Öffnen Sie nach der Bestätigung den Kunden sowohl in Alunta als auch im Buchhaltungssystem. Vergleichen Sie die ausgewählten Felder und prüfen Sie, ob eine lokale E-Mail-Adresse oder ein Rechnungsempfänger unbeabsichtigt überschrieben wurde. Teilen mehrere Kunden dieselbe externe Kennung, unterbrechen Sie den Vorgang und klären Sie die Zuordnung, statt eine Sammeländerung zu bestätigen.

FAQ und Abgrenzung

Verwenden Sie den Import als kontrollierte Aktualisierung von Stammdaten. Er ist keine Migration von Abonnements und sollte keine Zahlungen verschieben. Können Sie eine Änderung in der Vorschau nicht erklären, lassen Sie das Feld abgewählt. Prüfen Sie das Ergebnis immer auf der lokalen Kundenkarte.

Supportfall

Die Importvorschau ist die Grundlage für die Bestätigung. Scheint eine Änderung falsch, heben Sie die Feldauswahl auf und behalten den lokalen Wert bei. Kunden, Produkte, Abonnements und Zahlungen sind getrennte Bereiche; ein erfolgreicher Kundenimport ist keine vollständige Buchhaltungsmigration.

Nach der Aktion prüfen

Verwenden Sie diese Prüfung bei der Nachverfolgung: Notieren Sie, was vor der Aktion sichtbar war, führen Sie nur die ausgewählte Aktion aus und prüfen Sie anschließend das Dokument oder Mandat. Lesen Sie einen Status erneut, bevor Sie den Kunden informieren, falls er sich später ändert. Der Rückblick beschreibt den dokumentierten Meilenstein; die aktuelle Anleitung und die Benutzeroberfläche bestimmen die heutigen Schritte. Die Beispiele verwenden fiktive Kunden, Beträge und Daten.

Wenn das Ergebnis abweicht

Entspricht das Ergebnis nicht den Erwartungen, halten Sie den sichtbaren Status fest und prüfen Sie die passende Voraussetzung, statt die Aktion unüberlegt zu wiederholen. Kontrollieren Sie Währung, Datum, Kunde, Zahlungsmethode sowie, ob das Dokument bereits versendet oder gebucht wurde. Unterscheiden Sie gegenüber einem Kunden zwischen dem, was das System erfasst hat, und dem, was Bank oder Empfänger noch nicht bestätigt haben.

Ablauf abschließen

Ein sicherer Ablauf endet mit einer erneuten Prüfung, nicht mit einem Klick auf „Speichern“ oder „Senden“. Öffnen Sie die neue Rechnung, das Mandat oder den Zahlungsdatensatz und bestätigen Sie, dass das Ergebnis mit der Nachricht an den Kunden übereinstimmt. Fehlt die Bestätigung noch, kennzeichnen Sie den Status als ausstehend und legen Sie den nächsten Prüfzeitpunkt fest. Halten Sie intern fest, was ausgewählt wurde und welcher Status angezeigt war. Dadurch wird die nächste Supportprüfung konkret und verhindert, dass eine bereits angenommene Zustellung, Zahlung oder Verknüpfung als neu behandelt wird.