Automatisk bokföring: därför förändrar den allt

Automatisering är ett återkommande tema här på Alunta.com-bloggen. I det här inlägget tittar vi närmare på bokföring och hur en direkt koppling till bokföringssystem kan påverka verksamheten positivt. Att automatiskt skicka fakturor till kunderna är steg 1. Bokföringen är däremot en separat process som också kan integreras i ett automatiserat arbetsflöde.

Porträtt av Oliver, en av Aluntas ägare. Han har på sig en ljusblå skjorta och tittar rakt in i kameran.Av Oliver Lindebod
Du skapar en faktura. Du skickar den till kunden. Du tar emot betalningen. Du bokför den. Själva processen är inte komplicerad, men det finns inget utrymme för misstag. Därför tror vi att automatisering är vägen framåt.
Få kostnadsfri åtkomst

Det är gratis att komma igång. Inget betalkort krävs.

Så går bokföringen till

Är du trött på att lägga otaliga timmar på att bokföra fakturor, kontrollera betalningar och dubbelkolla ekonomin? Då kan automatisk bokföring vara lösningen som verkligen förändrar arbetslivet. Under alla mina år i SaaS-branschen är automatisk fakturering det som konsekvent har frigjort värdefull tid. Tänk dig en vardag där allt sköts automatiskt, så att du kan ägna tiden åt att utveckla företaget i stället för att kämpa med ekonomisystem. Okej, jag erkänner – även med automatisering måste du då och då hantera bokföringssystemet. Men tro mig, du sparar massor av tid. Tack vare digitaliseringen är automatisering inte längre bara till för ”de stora aktörerna”. Små och medelstora företag kan nu använda automatisk bokföring för att spara tid, minska antalet fel och få insikter i realtid. I det här blogginlägget förklarar jag vad automatisk bokföring är, varför den är viktig och hur den kan förändra ditt företag. Värt att veta: Alunta.com integreras smidigt med bokföringssystem som e-conomic. Läs mer om det här.

Vad är automatisk bokföring?

Automatisk bokföring handlar om att göra manuella bokföringsprocesser smartare, snabbare och automatiska. I stället för att mata in fakturor manuellt eller navigera i komplicerade kalkylark låter du systemet göra grovjobbet.   Vad ingår?
  • Fakturor skapas och skickas automatiskt till kunderna.
  • Betalningar matchas automatiskt mot rätt fakturor.
  • Bokföringen sker direkt i bokföringssystemet.
  Exempel: Säg att du driver ett entreprenadföretag med många återkommande uppdrag varje månad. Med ett automatiserat faktureringssystem som Alunta skapas och skickas fakturorna med bara några klick. När kunden har betalat bokförs betalningen automatiskt i bokföringssystemet. Fördelarna? Du slipper mata in uppgifter manuellt, sparar massor av tid och ser till att kunderna får sina fakturor i tid. Ett problem kan vara att Alunta.com inte har en direkt integration med det bokföringsprogram du föredrar. En möjlig lösning är att undersöka vårt öppna API eller Zapier-integrationen för att koppla ihop systemen. Hör gärna av dig till mig om du behöver hjälp.
Checklista på papper med en penna

Varför är manuell bokföring ett problem?

Du behöver inte automatisera allt över en natt. Precis som annan processoptimering kan det ske stegvis. Utmaningen som mitt team och jag stötte på var att manuell bokföring ofta tog väldigt mycket tid. Vi sköt upp den till dagens slut, men den krävde faktiskt en hel del mental energi. Här är några vanliga problem med manuell bokföring:
  1. Det tar tid: Registrering och dubbelkontroller tar tid som du kunde ha lagt på kunderna eller företagets tillväxt.
  2. Det är lätt att göra fel: Den mänskliga faktorn, till exempel fel siffror eller dubbla poster, kan ställa till det i bokföringen. Det kan ta timmar att rätta till sådana fel i ett bokföringssystem!
  3. Brist på överblick: Manuell bokföring ger sällan en aktuell bild av ekonomin, vilket försvårar planering och beslut.
  4. Stress vid månadsslutet: Har du någon gång tillbringat kvällarna med att leta kvitton och förbereda underlag åt revisorn?
  Automatisk bokföring löser de här problemen. Systemet arbetar åt dig och ser till att fakturornas betalningsstatus alltid är uppdaterad med uppgifter direkt från bokföringsprogrammet.
Kvinna skriver på en dator

Så gör automatisk bokföring skillnad

Här är några av de största fördelarna med att automatisera bokföringen:
  1. Tidsbesparing: Säg hej då till manuell registrering. Systemet sköter allt åt dig.
  2. Färre fel: Automatisering tar bort risken för mänskliga misstag och ger korrekt bokföring varje gång.
  3. Aktuella uppgifter: Med automatisk bokföring får du en uppdaterad bild av ekonomin på några sekunder.
  4. Integration med bokföringssystem: Verktyg som Alunta integreras med e-conomic, så att fakturorna bokförs automatiskt i ditt system.
  5. Bättre kontroll: Se enkelt vem som har betalat och vilka fakturor som behöver följas upp.
  Exempel: Ett cateringföretag som levererar lunchplaner varje månad till 50 kontor kan spara timmar varje månad med automatisk bokföring. I stället för att registrera fakturorna manuellt skapar Alunta.com dem automatiskt och bokför betalningarna i ekonomisystemet.

Så kommer du igång med automatisk bokföring

Det är enklare än du tror att komma igång med automatisk bokföring. Vägen dit kan vara lång, men resultatet är värt det. (Här kan du läsa om min resa med Alunta.com.) Så här går det till, steg för steg:
  1. Välj rätt system: Hitta en lösning som passar verksamhetens behov. Alunta.com passar perfekt för företag med återkommande betalningar och prenumerationer.
  2. Integrera med bokföringssystemet: Se till att systemet kan integreras med bokföringsprogram för en smidig bokföring.
  3. Ställ in faktureringen: Lägg till kunder och aktivera automatiska fakturor. Ange betalningsintervall, priser och förnyelsedatum.
  4. Låt systemet sköta jobbet: När allt är inställt sker fakturering och bokföring automatiskt. Du får bara aviseringar när något behöver din uppmärksamhet.
  5. Följ upp och optimera: Använd systemets översikter och rapporter för att hålla koll på ekonomin. Ta hjälp av insikterna för att förbättra processerna.
  Läs här om hur Alunta.com automatiserar faktureringen.
Två män pratar med varandra

Vem kan ha nytta av automatisk bokföring?

Automatisk bokföring förändrar vardagen i många branscher:
  • Hantverkare: Automatisera fakturor för återkommande tjänster som besiktningar eller reparationer.
  • Städföretag: Hantera månatliga serviceavtal för kontor eller bostadsrättsföreningar.
  • IT-konsulter: Automatisera prenumerationsbetalningar för mjukvara eller webbhotell.
  • Cateringföretag: Förenkla månadsfaktureringen av lunchleveranser.
  • Gym: Hantera medlemskap med automatiska betalningar och påminnelser.
Oavsett bransch är fördelarna desamma: mindre administration, färre fel och mer tid att fokusera på det som verkligen betyder något.
En gammal klocka med en klockkläpp

FAQ – vanliga frågor om automatisk bokföring

  1. Vad är automatisk bokföring? Det är en process där fakturering och bokföring sker automatiskt med hjälp av ett system som Alunta.com.
  2. Vem kan använda automatisk bokföring? Alla företag som fakturerar, har återkommande betalningar eller säljer prenumerationer.
  3. Hur hjälper Alunta.com till med bokföringen? Alunta integreras med e-conomic för att automatiskt skapa, skicka och bokföra fakturor.
  4. Kan automatisk bokföring minska antalet fel? Ja! Automatisering minimerar mänskliga misstag och säkerställer korrekta uppgifter varje gång.
  5. Vad kostar Alunta? Du kan börja gratis och sedan välja en prenumerationsplan som passar företagets behov.
Man sitter vid en dator och funderar

Redo att förenkla bokföringen?

Automatisk bokföring är mer än en snygg funktion – den förändrar företagets vardag. Du sparar tid, minskar antalet fel och får kontroll över ekonomin i realtid, vilket hjälper dig att fatta bättre beslut. Prova Alunta gratis i dag och se hur automatisk bokföring kan förändra det dagliga arbetet.
Två män pratar och tittar på en dator