Rechnung und PDF versenden und den Zustellverlauf finden
Historischer Rückblick – September 2024 bis Oktober 2025
Historischer Rückblick – September 2024 bis Oktober 2025
Dieser Artikel wurde nachträglich verfasst und beschreibt die Funktion, wie sie im angegebenen Zeitraum arbeitete.
Die Rechnung konnte in ihrer eigenen Ansicht mit dem ausgewählten PDF versendet werden. Das Dokument musste bereit und der Empfänger erreichbar sein. Öffnen Sie die Rechnung, wählen Sie Senden, prüfen Sie den Empfänger und bestätigen Sie. Im Zustellverlauf bedeutet eine gespeicherte Nachricht mit Zustell-ID, dass der E-Mail-Versuch bestätigt ist; ein Eintrag ohne ID ist noch ausstehend oder unbestätigt. Das bedeutet nicht, dass die Nachricht gelesen wurde. Ein erneuter Versand ist ein neuer Zustellversuch und ändert weder Zahlung noch Buchung. Ein PDF aus einem Buchhaltungssystem kann auf die Buchung und eine endgültige Nummer warten. Eine EAN-Ablehnung ist ein eigener Dokumentzustellstatus. Siehe den aktuellen Leitfaden (Markdown-fil, AI-agentvenlig).
Praktische Prüfung
Ist eine E-Mail als versendet markiert, aber der Kunde findet sie nicht, prüfen Sie Empfängeradresse, Spamfilter und ausgewähltes PDF. Versenden Sie erneut, wenn das Dokument bereit ist. Der Zustellverlauf beweist jedoch weder, dass die Nachricht gelesen noch dass die Rechnung bezahlt wurde. Eine fehlende Zustellung kann auch bedeuten, dass die Dokumentnummer noch nicht endgültig ist.
Fragen: Kann nur ein PDF versendet werden? Folgen Sie der angezeigten Versandoption. Erstellt ein erneuter Versand eine weitere Rechnung? Nein, es ist ein weiterer Zustellversuch.
Ablauf für einen erneuten Versand
Öffnen Sie die konkrete Rechnung und nicht nur den Kunden. Prüfen Sie E-Mail-Adresse, Dokumentnummer, PDF-Quelle und etwaige Anhänge. Lesen Sie das Zustellprotokoll und achten Sie darauf, ob der letzte Eintrag bestätigt oder ausstehend ist. Korrigieren Sie bei Bedarf den Empfänger, wählen Sie in den Rechnungsaktionen Erneut senden und bestätigen Sie, dass ein neuer Zustelleintrag erscheint.
Eine Rechnung kann versendet werden, ohne geöffnet worden zu sein. Sie kann auch zugestellt und weiterhin unbezahlt sein. Wartet das Dokument noch auf die Buchung, hilft ein erneuter Versand nicht, bis es bereit ist. Bei wiederholten Zustellproblemen sollte der Kunde den E-Mail-Empfang prüfen und das Team den Dokumentstatus.
Beispiel: Eine Rechnung ist als versendet markiert, aber der Empfänger findet sie nicht. Das Team bestätigt die Adresse, lädt das ausgewählte PDF herunter und sendet es erneut. Betrag und Zahlungsstatus der alten Rechnung ändern sich nicht; nur der Zustellverlauf erhält einen weiteren Versuch.
FAQ und Abgrenzungen
Der Zustellverlauf hilft bei der Frage „Wann wurde es gesendet?“. Ob der Server des Empfängers die Nachricht angenommen oder gelesen hat, zeigt er nur an, wenn der konkrete Status dies aussagt. Ein Alunta-PDF und ein PDF aus dem Buchhaltungssystem können unterschiedliche Layouts haben. Zahlt der Kunde per Banküberweisung, prüfen Sie die Angaben in dem tatsächlich versendeten PDF. Ein erneuter Versand ändert weder Rechnungsnummer und Positionen noch Gutschrift oder Zahlungsstatus.
Supportfall
Behandeln Sie ein lokales PDF nicht als Zustellnachweis. Der Zustellverlauf und sein konkreter Status zeigen den Versandversuch. Benötigt der Kunde eine Kopie, verwenden Sie dieselbe Dokumentquelle, die das Team ausgewählt hat. Versand und erneuter Versand ändern das ursprüngliche Rechnungsfälligkeitsdatum nicht.
Prüfung nach der Aktion
Halten Sie bei der Nachverfolgung fest, was vor der Aktion sichtbar war, führen Sie nur die ausgewählte Aktion aus und prüfen Sie anschließend das Dokument oder Mandat. Lesen Sie einen Status erneut aus, bevor Sie den Kunden informieren, falls er sich später ändert. Der Rückblick beschreibt den dokumentierten Meilenstein; der aktuelle Leitfaden und die Oberfläche bestimmen die heutigen Schritte. Beispiele verwenden fiktive Kunden, Beträge und Daten.
Die Menschen und KI-Helfer hinter den Neuigkeiten
Bo Møller und Emil Højbjerg entwickeln Alunta. Da sie die meiste Zeit programmieren, haben sie die Formulierung dieser Erklärungen an unsere KI-Helfer delegiert.
Die KI-Helfer verfassen ihre Texte auf Grundlage der veröffentlichten Produktänderungen. Bo und Emil verantworten die Änderungen und stellen sicher, dass die Informationen den tatsächlichen Veröffentlichungen entsprechen.
