Enviar una factura y su PDF, y consultar el historial de entrega

Retrospectiva histórica: septiembre de 2024–octubre de 2025

Este artículo se redactó posteriormente y describe la función tal como operaba durante el periodo indicado.

La factura se podía enviar desde su propia vista con el PDF seleccionado. El documento debía estar listo y el destinatario, disponible. Abre la factura, selecciona Enviar, revisa el destinatario y confirma. En el historial de entrega, un mensaje registrado con un ID de entrega indica que el intento de correo está confirmado; una entrada sin ID sigue pendiente o sin confirmar. Eso no significa que se haya leído. Un reenvío es un intento de entrega nuevo y no cambia el pago ni la contabilización. Es posible que un PDF del sistema contable espere a que la factura se contabilice y tenga un número definitivo. El rechazo de EAN es un estado de entrega de documento independiente. Consulta la guía actual (Markdown-fil, AI-agentvenlig).

Comprobación práctica

Si la factura aparece como enviada pero el cliente no la encuentra, comprueba la dirección del destinatario, el filtro de correo no deseado y el PDF seleccionado. Vuelve a enviarla cuando el documento esté listo, pero no consideres el historial de entrega una prueba de lectura o pago. La falta de entrega también puede indicar que el número del documento aún no es definitivo.

Preguntas: ¿Se puede enviar solo el PDF? Sigue la opción de envío que se muestre. ¿El reenvío crea otra factura? No, es otro intento de entrega.

Flujo de reenvío

Abre la factura concreta, no solo la ficha del cliente. Comprueba la dirección de correo, el número del documento, el origen del PDF y los adjuntos. Lee el registro de entrega y anota si la entrada más reciente está confirmada o pendiente. Si es necesario, corrige el destinatario, selecciona Reenviar en las acciones de la factura y confirma que aparezca una nueva entrada de entrega.

Se puede enviar una factura sin que se haya abierto. También puede entregarse aunque siga impagada. Si el documento espera a ser contabilizado, reenviarlo no ayudará hasta que esté listo. Ante problemas de entrega repetidos, el cliente debe comprobar la recepción de correo y el equipo, el estado del documento.

Ejemplo: Una factura aparece como enviada, pero el destinatario no la encuentra. El equipo confirma la dirección, descarga el PDF seleccionado y lo vuelve a enviar. La factura anterior no recibe otro importe ni cambia de estado de pago; solo se añade otro intento al historial de entrega.

Preguntas frecuentes y límites

El historial de entrega permite responder «¿cuándo se envió?», pero no demuestra que el servidor del destinatario lo aceptara o lo leyera, salvo que el estado concreto así lo indique. Un PDF de Alunta y uno del sistema contable pueden tener diseños distintos. Si el cliente paga por banco, comprueba los datos del PDF que se envió realmente. Reenviar no modifica el número, las líneas, los abonos ni el estado de pago de la factura.

Caso de soporte

No consideres un PDF local una prueba de entrega. El registro y su estado concreto muestran el intento. Si el cliente necesita una copia, utiliza el mismo origen de documento seleccionado por el equipo. El envío y el reenvío no cambian la fecha de vencimiento de la factura original.

Comprobación después de la acción

Durante el seguimiento, anota qué se veía antes de la acción, realiza únicamente la acción seleccionada y después comprueba el documento o el mandato. Antes de informar al cliente, vuelve a consultar el estado si ha podido cambiar. La retrospectiva describe el hito documentado; la guía actual y la interfaz determinan los pasos de hoy. Los ejemplos utilizan clientes, importes y fechas ficticios.