Send en faktura og PDF – og finn leveringshistorikken
Historisk tilbakeblikk – september 2024–oktober 2025 Denne artikkelen ble skrevet i ettertid og beskriver funksjonen slik den virket i den angitte perioden.
Historisk tilbakeblikk – september 2024–oktober 2025 Denne artikkelen ble skrevet i ettertid og beskriver funksjonen slik den virket i den angitte perioden.
Fakturaen kunne sendes fra sin egen visning med den valgte PDF-en. Dokumentet må være klart, og mottakeren må kunne nås. Åpne fakturaen, velg send, kontroller mottakeren og bekreft. I leveringshistorikken betyr en registrert melding med en leverings-ID at e-postforsøket er bekreftet; en oppføring uten ID venter fortsatt eller er ubekreftet. Det betyr ikke at meldingen er lest. En ny sending er et nytt leveringsforsøk og endrer ikke betalingen eller bokføringen. En PDF fra et regnskapssystem kan måtte vente på bokføring og et endelig nummer. En EAN-avvisning er en separat dokumentleveringsstatus. Se den gjeldende veiledningen (Markdown-fil, AI-agentvenlig)
Praktisk kontroll
Hvis en e-post er markert som sendt, men kunden ikke finner den, kontroller mottakeradressen, søppelpostfilteret og den valgte PDF-en. Send på nytt når dokumentet er klart, men ikke behandle leveringshistorikken som bevis på at meldingen er lest eller at betalingen er utført. Manglende levering kan også bety at dokumentnummeret ikke er endelig ennå.
Spørsmål: Kan en PDF sendes alene? Følg sendealternativet som vises. Oppretter ny sending en ny faktura? Nei, det er et nytt leveringsforsøk.
Arbeidsflyt for ny sending
Åpne den aktuelle fakturaen, ikke bare kunden. Kontroller e-postadressen, dokumentnummeret, PDF-kilden og eventuelle vedlegg. Les leveringsloggen, og noter om den nyeste oppføringen er bekreftet eller venter. Korriger mottakeren ved behov, velg send på nytt blant fakturahandlingene, og kontroller at en ny leveringsoppføring vises.
En faktura kan sendes uten at den åpnes. Den kan også leveres mens den fortsatt er ubetalt. Hvis dokumentet venter på bokføring, hjelper det ikke å sende det på nytt før det er klart. Ved gjentatte leveringsproblemer bør kunden kontrollere e-postmottaket, og teamet bør kontrollere dokumentstatusen.
Eksempel: En faktura er markert som sendt, men mottakeren finner den ikke. Teamet bekrefter adressen, laster ned den valgte PDF-en og sender på nytt. Den gamle fakturaen får ikke et nytt beløp eller en ny betalingsstatus; bare leveringshistorikken får enda et forsøk.
Vanlige spørsmål og avgrensninger
Leveringshistorikken hjelper med å svare på «når ble den sendt?», men viser ikke at mottakerens server godtok eller leste meldingen med mindre den aktuelle statusen sier det. En Alunta-PDF og en PDF fra et regnskapssystem kan ha forskjellig utforming. Hvis kunden betaler via bank, kontroller opplysningene i PDF-en som faktisk ble sendt. Ny sending endrer ikke fakturanummer, linjer, kredit eller betalingsstatus.
Støttesituasjon
Ikke behandle en lokal PDF som bevis på levering. Leveringsloggen og den tilhørende statusen viser forsøket. Hvis kunden trenger en kopi, bruker du samme dokumentkilde som teamet valgte. Sending og ny sending endrer ikke den opprinnelige fakturaens forfallsdato.
Kontroll etter handlingen
Bruk denne kontrollen ved oppfølging: noter hva som var synlig før handlingen, utfør bare den valgte handlingen, og kontroller dokumentet eller mandatet etterpå. Les statusen på nytt før du informerer kunden hvis den endrer seg senere. Det historiske tilbakeblikket beskriver den dokumenterte milepælen; den gjeldende veiledningen og grensesnittet avgjør dagens fremgangsmåte. Eksemplene bruker fiktive kunder, beløp og datoer.
Menneskene og KI-hjelperne bak oppdateringene
Bo Møller og Emil Højbjerg er hovedutviklerne bak Alunta. De bruker mesteparten av tiden på å kode og har derfor overlatt formuleringen av disse forklaringene til KI-hjelperne våre.
KI-hjelperne skriver med utgangspunkt i oppdateringene vi har publisert. Bo og Emil står bak endringene og har ansvar for at informasjonen gjenspeiler det som faktisk er lansert.
