Ihren Kunden helfen, Zahlungsfehler zu beheben

Eine abgelaufene Karte oder ein abgelehnter automatischer Einzug sollte sich leicht korrigieren lassen. Alunta kann jetzt nach bestätigtem Zahlungsfehler automatisch eine freundliche Nachricht im Namen Ihres Unternehmens senden und nachfassen, solange der Fall noch Aufmerksamkeit erfordert.

Erste Nachricht und weitere Erinnerungen

Die erste E-Mail wird so bald wie möglich nach dem Fehler gesendet. Standardmäßig fasst Alunta nach 3 und 7 Tagen erneut nach. Die Nachrichten werden für 09:00 Uhr in der Zeitzone des Kontos eingeplant. Sie berücksichtigen die Situation und zeigen passende nächste Schritte an, zum Beispiel das Aktualisieren einer Karte im Kundenportal.

E-Mails zu fehlgeschlagenen Zahlungen sind normalerweise standardmäßig aktiviert, auch ohne Zahlungserinnerungen oder Buchhaltungsintegration. Bestehende E-Mail-Abmeldungen werden berücksichtigt. Für Konten, die über die interne Integrations-API bereitgestellt wurden, bleibt die abweichende Standardeinstellung mit deaktivierten Kunden-E-Mails bestehen.

Der Ablauf gilt für neue Zahlungsfehler nach der Aktivierung. Für historische Fehler wird keine Kampagne gestartet.

Unter „Kunden-E-Mails“ verwalten

Öffnen Sie Einstellungen → Kunden-E-Mails → Zahlung konnte nicht verarbeitet werden. Dort können Sie:

• die E-Mail-Gruppe aktivieren oder deaktivieren;
• die Tage für die Erinnerungen festlegen oder ein Feld leer lassen, um die betreffende Erinnerung zu deaktivieren;
• Texte für erste Nachricht, weitere Erinnerungen, Rückbuchungen und Zahlungsfristen bearbeiten und in der Sprache des Kunden in der Vorschau ansehen.

Der aktuelle Zahlungsstatus, passende Aktionen und etwaige Fristen bleiben systemgesteuert. Änderungen an den Tagesabständen gelten für neue Abläufe. Wird eine weitere Erinnerung deaktiviert, entfällt sie auch in bereits laufenden Abläufen.

Hilfreiche Nachrichten in Ihrem Namen

Die E-Mail erklärt das Problem konstruktiv und hilft dem Kunden weiter. Sie verwendet Namen und Kontaktdaten Ihres Unternehmens. Nachrichten gibt es auch bei bestätigten Fehlern oder Rückbuchungen über Leverandørservice, Betalingsservice und Stripe SEPA sowie für unterstützte Kartenzahlungen. Die aktuelle einmalige MobilePay-Integration ist nicht enthalten.

Zusammenspiel mit Abonnements und Zahlungserinnerungen

Die Einstellungen für Zahlungserinnerungen zeigen Zahlungsfehler und Rechnungserinnerungen auf getrennten Zeitleisten. E-Mails zu Zahlungsfehlern richten sich nach dem Zahlungsfehler; Rechnungserinnerungen folgen dem Fälligkeitsdatum und dem für Sie eingerichteten Erinnerungsablauf.

E-Mails zu Zahlungsfehlern erheben keine Mahngebühren und rücken nicht zum nächsten Erinnerungsschritt vor. Für erneute Versuche und etwaige Kündigungen gelten weiterhin die Abonnementregeln. Die E-Mail, die bestätigt, dass ein Abonnement tatsächlich beendet wurde, hat eine eigene E-Mail-Einstellung.

Vor dem Versand prüft Alunta Zahlung und Einstellungen erneut. Erinnerungen werden beendet, sobald kein Handlungsbedarf mehr besteht. Eine kürzlich versendete E-Mail zu einem Zahlungsfehler, eine Kartenerinnerung oder eine Rechnungserinnerung verschiebt die nächste E-Mail zu einem Zahlungsfehler, damit zwischen Nachrichten mindestens 24 Stunden liegen.

Die Bilder zeigen fiktive Angaben.