Hjälp dina kunder att lösa betalningsproblem

Ett utgånget kort eller en nekad automatisk debitering ska vara enkelt att åtgärda. När en betalning har bekräftats som misslyckad kan Alunta nu automatiskt skicka ett vänligt meddelande i företagets namn och följa upp så länge problemet kräver uppmärksamhet.

Ett första meddelande och uppföljningar

Det första mejlet skickas så snart som möjligt efter felet. Som standard följer Alunta upp efter 3 och 7 dagar, schemalagt till klockan 09.00 i kontots tidszon. Meddelandena anpassas efter situationen och visar relevanta nästa steg, till exempel hur kunden uppdaterar kortet i kundportalen.

Betalningsfelsmejl är normalt aktiverade som standard, även utan Betalningspåminnelser eller en bokföringsintegration. Befintliga val om att inte ta emot mejl respekteras. Konton som har skapats via det interna integrations-API:et behåller sin separata standardinställning där kundmejl är avstängda.

Sekvensen gäller nya betalningsfel efter aktiveringen. Den startar ingen kampanj för historiska fel.

Hantera funktionen under Kundmejl

Gå till Inställningar → Kundmejl → Betalningen kunde inte genomföras. Där kan du:

• Aktivera eller inaktivera mejlgruppen.
• Välja uppföljningsdagar eller lämna ett fält tomt för att inaktivera den uppföljningen.
• Redigera formuleringarna i det första meddelandet, uppföljningar, återföringar och betalningsfrister samt förhandsgranska dem på kundens språk.

Den aktuella betalningsstatusen, relevanta åtgärder och eventuella tidsfrister styrs fortfarande av systemet. Ändrade dagsintervall gäller nya sekvenser; om du inaktiverar en uppföljning stoppas den även i pågående sekvenser.

Hjälpsamma meddelanden i ditt namn

Mejlet förklarar problemet på ett konstruktivt sätt och hjälper kunden vidare. Det använder företagets namn och kontaktuppgifter. Meddelandena omfattar också bekräftade fel eller återföringar via Leverandørservice, Betalingsservice och Stripe SEPA, utöver kortbetalningar som stöds. Den nuvarande fristående MobilePay-integrationen ingår inte.

Så fungerar det med abonnemang och påminnelser

Inställningarna för betalningspåminnelser visar betalningsfel och fakturapåminnelser som separata tidslinjer. Mejlen om betalningsfel utgår från betalningsfelet; fakturapåminnelser följer fakturans förfallodatum och ditt påminnelseflöde.

Mejl om betalningsfel lägger inte till påminnelseavgifter och flyttar inte fram påminnelsestegen. Abonnemangsreglerna styr fortfarande nya betalningsförsök och eventuell uppsägning. Mejlet som bekräftar att abonnemanget faktiskt har avslutats har kvar sin egen mejlpreferens.

Alunta kontrollerar betalningen och inställningarna igen innan utskicket. Uppföljningar stoppas när ärendet inte längre kräver uppmärksamhet. Ett nyligen skickat mejl om betalningsfel, en kortpåminnelse eller en fakturapåminnelse skjuter upp nästa mejl om betalningsfel, så att det går minst 24 timmar mellan meddelandena.

Bilderna visar fiktiva uppgifter.