Der Weg zu Automatisierung und weniger Fehlern

Ersetzen Sie aufwendige, aber fehleranfällige Tabellen und automatisieren Sie Rechnungsstellung und Buchhaltung. So wird die Verwaltung Ihres Abonnementgeschäfts oder Ihrer Serviceverträge ein wenig einfacher.

Ein Porträt von Oliver, einem der Eigentümer von Alunta. Er trägt ein hellblaues Hemd und blickt direkt in die Kamera.

Von Oliver Lindebod26. November 2024

Die Herausforderung mit Tabellen

Das Team hinter Alunta kennt Tabellen aus eigener Erfahrung. Online-Tabellen von Google waren lange ein wichtiger Teil unseres Arbeitsalltags – und in vielen Fällen sind sie es noch heute. Kollegen aus der Branche haben mir außerdem ihre umfangreichen Tabellen mit komplizierten Farbcodes und Dropdown-Menüs gezeigt. Sie kennen sich darin aus. Ich könnte damit jedoch nicht arbeiten – und umgekehrt wäre es wahrscheinlich genauso. Es ist leicht zu verstehen, warum Tabellen so beliebt sind und oft bevorzugt werden. Sie lassen sich schnell erstellen, und wer Tastenkürzel kennt, kann Daten leicht durchsuchen und berechnen. Doch auf Dauer war das nicht tragbar. Die Tabelle wuchs schnell und musste ständig manuell gepflegt werden. Außerdem hatten mehrere Personen bei Alunta Zugriff darauf und konnten Änderungen vornehmen. Bald gehörte es zu meinem Alltag, mich nur einzuloggen, um zu prüfen, ob sich irgendwo ein Fehler eingeschlichen hatte. Das kostet Zeit … Alle Kundeninformationen, Zahlungsdaten, Verlängerungen und Vereinbarungen waren ordentlich in Zeilen und Spalten angeordnet. Mitarbeitende konnten Kommentare in einzelne Zellen schreiben und darin Änderungen vermerken, die in anderen Systemen wie e-conomic vorgenommen werden mussten. Mit der Zeit entstand ein Ablauf, bei dem Kommentare in die Tabelle geschrieben, manuell bearbeitet und anschließend in e-conomic aktualisiert wurden. Das führte zu unzähligen Fehlern. Wer schon einmal Fehler in e-conomic korrigiert hat, weiß, wie viel Zeit dabei verloren geht.

Das Fehlerrisiko bei Tabellen

So sehr ich Tabellen auch schätze, musste ich mir eingestehen, dass das Fehlerrisiko einfach zu hoch war. Wenn Fehler Rechnungsstellung und Umsätze betreffen, braucht es eine neue Möglichkeit, diese Daten und Abläufe zu organisieren. Tabellen bieten zwar Flexibilität, sind aber nicht auf Skalierung oder komplexe Aufgaben wie die Rechnungsstellung ausgelegt. Ich habe große IT-Unternehmen gesehen, die Projekte, Kunden und Rechnungen mit mehreren Tabellen verwalten – beeindruckende Tabellen voller Formeln und Farbcodes. Doch selbst die am besten strukturierte Tabelle ist nicht vor Fehlern gefeit. Wenn Mitarbeitende Daten manuell eingeben oder aktualisieren, besteht immer das Risiko, Zahlen zu vertauschen, Zellen falsch zu kopieren oder wichtige Informationen wie Umsätze aus den Augen zu verlieren. Ein einziger Fehler in einer Zelle kann zu falschen Rechnungen oder fehlerhaften internen Berichten führen. Solche Fehler sind mir in unseren Tabellen begegnet. Gerade Finanzdaten können erhebliche Folgen für Entscheidungen in anderen Bereichen des Unternehmens haben. Deshalb mussten wir unsere Tabellen durch ein System ersetzen – ein System, aus dem Alunta wurde.

Weniger Fehler schafften mehr Zeit

Wir verabschiedeten uns von unseren Tabellen und begannen, Alunta zu entwickeln. Unser Ziel war es, so viele Abläufe wie möglich zu automatisieren. Wir wollten nicht einfach eine hübschere Oberfläche zur Dateneingabe, sondern ein System, mit dem sich ein Unternehmen mit Abonnements und weniger manuellem Aufwand führen lässt. Früher wurden Änderungen anhand von Kommentaren in einem Google Sheet nachverfolgt. Heute nehmen wir Änderungen direkt in Alunta vor. Von Alunta aus haben wir eine direkte Verbindung zu e-conomic eingerichtet. Dadurch enthalten die Rechnungen, die wir in Alunta erstellen, in beiden Systemen dieselben Angaben. Hier haben wir zum ersten Mal einen deutlichen Rückgang der Fehler in unserer Buchhaltung festgestellt. Es klingt vielleicht abgedroschen, aber ich habe selbst erlebt, wie präzisere Buchhaltung und Rechnungsstellung mir mehr Zeit für andere Aufgaben verschafften – oder einfach eine Verschnaufpause ermöglichten, ohne dass ich dadurch in Rückstand geriet. Hier erfahren Sie, wie der Abrechnungsprozess automatisiert wird.

Brauchen wir noch mehr Integrationen?!

Als Alunta startete, brauchten wir nur eine Integration – e-conomic, um die Buchhaltung unserer Umsätze zu automatisieren. Doch von unseren Kunden und Kollegen aus der Branche erfuhren wir schnell, dass weitere Integrationen gefragt waren. Deshalb haben wir eine Integration mit Zapier eingerichtet. Damit ließen sich Daten auf ganz neue Weise zwischen Systemen austauschen. So können Sie beispielsweise Pipedrive mit neuen Kunden aktualisieren oder mit Werkzeugen wie ActiveCampaign neue Abonnenten automatisch zu Ihrem Newsletter hinzufügen. Auch wir selbst interessierten uns zunehmend für wichtige Finanzdaten. Deshalb haben wir eine Integration mit ChartMogul entwickelt. ChartMogul ist eine Plattform zur Analyse von Abonnementdaten. Indem wir unsere Finanzdaten an ChartMogul übermittelten, erhielten wir wichtige Einblicke in Kennzahlen wie Kundenlebenszeitwert, Abwanderung und Konversionsraten. Die ChartMogul-Integration eröffnet vielfältige Möglichkeiten, Ihr Abonnementgeschäft zu analysieren und besser zu verstehen.

Eine Person nutzt einen PC zur Kommunikation.

Skalierbarkeit und Kontrolle

Nachdem wir Tabellen durch die automatisierte Datenverarbeitung ersetzt hatten, konnten wir unser Geschäft detaillierter analysieren. Uns wurde klar, dass sich die Verarbeitung unserer Daten ganz neu skalieren ließ – ohne dass sie einen großen Teil unserer Zeit beanspruchte. Tatsächlich ging danach einfach alles schneller. Für ein wachsendes Unternehmen liegt dieser Bedarf auf der Hand. Jeden Monat kommen mehr Kunden und Projekte hinzu, die verwaltet werden müssen. Entscheidend ist, früh genug umzustellen, solange sich das „Ungeheuer“ noch leicht bezwingen lässt. Auf diesem Weg haben wir viel von unseren Kunden gelernt. Sie zeigten uns, wie unterschiedlich die Anforderungen verschiedener Unternehmen sind. Das führte zur Entwicklung einer offenen API, mit der sich Systeme besonders flexibel steuern und anpassen lassen. Kurz gesagt: Bei der Skalierbarkeit gibt es keine Grenzen. Wir und viele Alunta-Nutzer sind von umfangreichen Tabellen und Buchhaltungsfehlern zu einem System gewechselt, das alles für uns verwaltet. Statt mich in eine Tabelle einzuloggen, um nach Fehlern zu suchen, öffne ich jetzt Alunta. Dort sehe ich eine Liste der Kunden, für die Rechnungen erstellt werden müssen. Mit wenigen Klicks erstelle ich die Rechnungen, und Alunta versendet sie an die Kunden und verbucht sie in e-conomic. Alles mit wenigen Klicks und ohne Fehler.

Checkliste auf Papier mit einem Bleistift