Resan mot automatisering och färre fel

Byt ut snygga men riskfyllda kalkylblad och sätt fakturering och bokföring på autopilot. Då blir det enklare att driva prenumerationsverksamheten eller hantera serviceavtalen.

Porträtt av Oliver, en av Aluntas ägare. Han har på sig en ljusblå skjorta och tittar rakt in i kameran.

Av Oliver Lindebod26 november 2024

Utmaningen med kalkylblad

Teamet bakom Alunta är vana vid att använda kalkylblad. Kalkylblad online, skapade med Googles verktyg, har länge varit en viktig del av vårt dagliga arbete och är det fortfarande i många fall. Jag har också sett kollegor i branschen visa upp sina enorma kalkylblad fulla av avancerade färgkoder och rullgardinsmenyer. De förstår sina egna kalkylblad, men jag skulle aldrig kunna arbeta i dem – och det omvända hade förmodligen också gällt. Det är lätt att förstå varför kalkylblad är så populära och ofta det föredragna sättet att hantera data. De är otroligt enkla att skapa, och om du kan några kortkommandon går det snabbt att hitta och beräkna de uppgifter du behöver. Men det var inte hållbart. Kalkylbladet växte snabbt och krävde ständigt manuellt underhåll. Dessutom hade flera personer på Alunta tillgång till samma kalkylblad och kunde göra ändringar. Snart blev det en daglig rutin för mig att logga in bara för att kontrollera att inga fel hade smugit sig in. Vilket tidsslöseri … Kalkylbladet med alla kunduppgifter, betalningsdatum, förnyelser och avtal var prydligt ordnat i rader och kolumner. Medarbetarna kunde lägga till kommentarer i olika celler och skriva vilka uppgifter som behövde uppdateras i andra system, till exempel e-conomic. Med tiden växte ett arbetsflöde fram där kommentarer lades in i kalkylbladet och sedan behandlades och uppdaterades manuellt i e-conomic. Det ledde till oräkneliga fel. Om du känner till arbetet med att rätta fel i e-conomic förstår du hur mycket tid som gick åt till att försöka åtgärda dem.

Risken för fel i kalkylblad

Även om jag älskar kalkylblad var jag tvungen att inse att risken för fel helt enkelt var för stor. När felen påverkar fakturering och intäkter förstod vi att vi behövde ett nytt sätt att organisera data och arbetsflöden. Kalkylblad är flexibla, men de är inte utformade för att skala upp eller hantera komplicerade uppgifter som fakturering. Jag har sett stora IT-företag använda flera kalkylblad för att hantera projekt, kunder och fakturor. Imponerande kalkylblad fulla av formler och färgkoder. Men inte ens det bäst strukturerade kalkylbladet är fritt från misstag. När medarbetare registrerar eller uppdaterar data manuellt finns alltid en risk att siffror blandas ihop, att celler kopieras fel eller att viktig information som intäkter tappas bort. Ett enda fel i en cell kan leda till felaktiga fakturor eller interna rapporter. Den typen av fel stötte jag på i våra kalkylblad. Särskilt fel i ekonomiska uppgifter kan få stora konsekvenser för beslut i andra delar av verksamheten. Därför behövde vi ersätta kalkylbladen med ett system – och det systemet blev Alunta.

Färre fel gav mer tid

Vi tog farväl av kalkylbladen och började bygga Alunta. Målet var att automatisera så många processer som möjligt. Inte bara skapa ett snyggare gränssnitt för att registrera data, utan bygga ett system som kräver mindre manuellt arbete för att driva en prenumerationsverksamhet. Tidigare utgick uppdateringarna från kommentarer i ett Google-kalkylblad. Nu görs ändringarna direkt i Alunta. Från Alunta skapade vi en direktanslutning till e-conomic som ser till att fakturorna vi skapar i Alunta innehåller samma uppgifter i båda systemen. Det var det första området där vi såg en dramatisk minskning av bokföringsfelen. Det kan låta klyschigt, men jag upplevde verkligen hur noggrannare bokföring och fakturering gav mig mer tid till andra uppgifter – eller helt enkelt en stund att hämta andan utan att hamna efter. Läs här om hur faktureringsprocessen automatiseras.

Behöver vi ännu fler integrationer?!

När Alunta lanserades var e-conomic den enda integration vi behövde för att automatisera bokföringen av intäkter. Men vi upptäckte snabbt genom kunder och branschkollegor att det fanns ett behov av fler integrationer. Därför satte vi upp en integration med Zapier, som tog datautbytet till en helt ny nivå. Då kan du till exempel uppdatera Pipedrive med nya kunder eller automatisera tillägg av nya prenumeranter till nyhetsbrevet via verktyg som ActiveCampaign. Vi blev också allt mer intresserade av viktiga ekonomiska data. Därför byggde vi en integration med ChartMogul. ChartMogul är en plattform för analys av prenumerationsdata. Genom att skicka våra ekonomiska data till ChartMogul fick vi insikter om viktiga nyckeltal som kundens livstidsvärde, kundbortfall och konverteringsgrad. Integrationen med ChartMogul öppnar oändliga möjligheter att analysera och förstå prenumerationsverksamheten.

En person använder händerna och en dator för att kommunicera

Skalbarhet och kontroll

När vi ersatte kalkylbladen med automatiserad datahantering öppnades möjligheten till mer detaljerad verksamhetsanalys. Vi insåg att vi kunde skala upp datahanteringen på ett helt nytt sätt utan att den tog en stor del av vår tid. Faktum är att allt gick snabbare. För ett företag i tillväxt är behovet uppenbart. Varje månad tillkommer fler kunder och projekt att hantera. Den verkliga utmaningen är att byta till ett bättre system i tid, medan ”monstret” fortfarande är litet nog att tämja. Under resan lärde vi oss mycket av kunderna. De visade hur behoven varierar mellan företag och banade väg för att vi skulle skapa ett öppet API. Det ger enastående kontroll och anpassningsmöjligheter. Kort sagt finns det inga gränser för skalbarheten. Både vi och många Alunta-användare gick från stora kalkylblad och bokföringsfel till ett system som sköter allt åt oss. I stället för att logga in för att leta efter fel i ett kalkylblad loggar jag nu in i Alunta. Där får jag en lista över kunder som ska faktureras. Med några få klick skapar jag fakturorna, och Alunta skickar dem till kunderna och bokför dem i e-conomic. Allt med några få klick och utan fel.