Veien til automatisering og færre feil

Bytt ut de fancy, men risikable regnearkene, og la fakturering og regnskap gå automatisk. Da blir det litt enklere å drive en abonnementsvirksomhet eller administrere tjenesteavtalene dine.

Et portrett av Oliver, en av eierne av Alunta. Han har på seg en lyseblå skjorte og ser rett inn i kameraet.

Av Oliver Lindebod26. november 2024

Utfordringen med regnearket

Teamet bak Alunta kjenner godt til bruk av regneark. Regneark på nettet, opprettet med Google, har lenge vært en stor del av den daglige arbeidsflyten vår. I mange tilfeller er de det fortsatt. Jeg har også hatt kolleger i bransjen som har vist meg de enorme regnearkene sine, fulle av kompliserte fargekoder og rullegardinmenyer. De forstår regnearkene sine, men jeg ville aldri klart å jobbe i dem – og det ville sannsynligvis vært like vanskelig for dem å jobbe i mine. Det er lett å forstå hvorfor regneark er en populær og ofte foretrukket måte å administrere data på. De er svært enkle å opprette, og med litt kjennskap til hurtigtaster kan du raskt navigere i og beregne dataene du trenger. Men løsningen var ikke bærekraftig. Regnearket vokste raskt og krevde stadig manuelt vedlikehold. I tillegg hadde flere personer hos Alunta tilgang til det samme regnearket og kunne gjøre endringer. Det ble snart en daglig rutine for meg å logge inn bare for å forsikre meg om at ingen feil hadde sneket seg inn. Snakk om tidssluk ... Regnearket med all informasjon om kundene, betalingsdatoer, fornyelser og avtaler var pent ordnet i rader og kolonner. De ansatte kunne legge inn kommentarer i ulike celler og skrive hvilke oppdateringer som måtte gjøres i andre systemer, for eksempel e-conomic. Etter hvert oppsto det en arbeidsflyt der kommentarer ble lagt inn i regnearket, før de ble behandlet manuelt og oppdatert i e-conomic. Dette førte til utallige feil. Alle som har prøvd å rette feil i e-conomic, vet hvor mye tid som gikk med til å rydde opp.

Faren for feil i regneark

Så glad som jeg er i regneark, måtte jeg innrømme at faren for feil rett og slett var for stor. Når feilene påvirker fakturering og inntekter, skjønte vi at vi trengte en ny måte å organisere dataene og arbeidsflytene på. Regneark er fleksible, men de er ikke laget for å vokse med virksomheten eller håndtere kompliserte oppgaver som fakturering. Jeg har sett store IT-selskaper bruke flere regneark til å administrere prosjekter, kunder og fakturaer. Imponerende regneark, fulle av formler og fargekoder. Men selv det best strukturerte regnearket er ikke beskyttet mot feil. Når ansatte legger inn eller oppdaterer data manuelt, er det alltid fare for at de blander sammen tall, kopierer celler feil eller mister oversikten over viktige opplysninger som inntekter. En enkelt feil i en celle kan føre til feil fakturaer eller uriktige interne rapporter. Det var slike feil jeg støtte på i regnearkene våre. Feil i økonomidata kan få store konsekvenser for beslutninger andre steder i virksomheten. Derfor måtte vi erstatte regnearkene med et system – et system som ble til Alunta.

Færre feil ga mer tid

Vi sa farvel til regnearkene og begynte å bygge Alunta. Målet var å automatisere så mange prosesser som mulig. Ikke bare lage et penere grensesnitt for å legge inn data, men et system som krever mindre manuelt arbeid for å drive en abonnementsbasert virksomhet. Før ble oppdateringer lagt inn som kommentarer i et Google-regneark. Nå gjør vi endringene direkte i Alunta. Fra Alunta satte vi opp en direkte tilkobling til e-conomic, slik at fakturaene vi oppretter i Alunta inneholder de samme opplysningene i begge systemene. Dette var det første området der vi så en kraftig nedgang i feilene i bokføringen. Det er en klisjé å si det, men jeg opplevde virkelig at mer nøyaktig bokføring og fakturering ga meg mer tid til andre oppgaver – eller rett og slett tid til å puste ut uten å havne på etterskudd. Les her om hvordan faktureringsprosessen automatiseres.

Trenger vi flere integrasjoner?!

Da Alunta først ble lansert, var e-conomic den eneste integrasjonen vi trengte – den skulle bare automatisere bokføringen av inntektene våre. Men vi oppdaget raskt gjennom kunder og kolleger i bransjen at det var behov for flere integrasjoner. Derfor satte vi opp en integrasjon med Zapier, som tok datakommunikasjonen til et helt nytt nivå. Derfra kan du oppdatere Pipedrive med nye kunder eller automatisere påmeldingen av nye abonnenter til nyhetsbrevet ditt med verktøy som ActiveCampaign. Vi ble også stadig mer interessert i viktige økonomidata. Derfor bygde vi en integrasjon med ChartMogul. ChartMogul er en plattform som analyserer abonnementsdata. Ved å sende økonomidataene våre til ChartMogul fikk vi innsikt i viktige nøkkeltall som kundens livstidsverdi, kundefrafall og konverteringsrate. Integrasjonen med ChartMogul åpner for utallige muligheter til å analysere og forstå abonnementsvirksomheten din.

En person bruker hendene og en PC til kommunikasjon

Skalerbarhet og kontroll

Da vi erstattet regneark med automatisert datahåndtering, åpnet det for mer detaljert analyse av virksomheten. Vi innså at vi kunne skalere databehandlingen på en helt ny måte – uten at det tok mye av tiden vår. Faktisk gikk alt bare raskere. For en virksomhet i vekst er behovet åpenbart. Hver måned kommer det flere kunder og prosjekter å holde styr på. Den virkelige utfordringen er å bytte tidlig nok, mens «monsteret» fortsatt er lite nok til å temmes, om du vil. Gjennom denne reisen lærte vi mye av kundene våre. De viste oss hvordan behovene varierer mellom ulike virksomheter, og det banet vei for at vi laget et åpent API. API-et gir enestående kontroll og muligheter for tilpasning. Kort sagt finnes det ingen grenser for skalering. Både vi og mange Alunta-brukere gikk fra store regneark og bokføringsfeil til et system som håndterer alt for oss. I stedet for å logge inn for å lete etter feil i et regneark, logger jeg nå inn i Alunta. Der får jeg en liste over kundene som skal faktureres. Med noen få klikk oppretter jeg fakturaene, og Alunta sender dem til kundene og registrerer dem i e-conomic. Alt med noen få klikk og uten feil.