El camino hacia la automatización y menos errores

Sustituye esas hojas de cálculo tan sofisticadas como arriesgadas y automatiza la facturación y la contabilidad. Gestionar un negocio de suscripción o tus contratos de servicios será un poco más fácil.

Retrato de Oliver, uno de los propietarios de Alunta. Lleva una camisa azul claro y mira directamente a la cámara.

Por Oliver Lindebod26 de noviembre de 2024

El problema de las hojas de cálculo

El equipo que hay detrás de Alunta conoce bien las hojas de cálculo. Durante mucho tiempo, las hojas online de Google fueron una parte importante de nuestro trabajo diario. En muchos casos, todavía lo son. También he visto a compañeros del sector utilizar hojas de cálculo enormes, repletas de códigos de colores y menús desplegables. Ellos las entienden, pero yo no sabría trabajar con ellas; y probablemente a la inversa les ocurriría lo mismo. Es fácil entender por qué las hojas de cálculo son una forma tan popular, y a menudo preferida, de gestionar datos. Son facilísimas de crear y, si dominas los atajos de teclado, puedes navegar rápidamente por ellas y calcular los datos que necesitas. Pero no era una solución sostenible. La hoja de cálculo creció enseguida y exigía un mantenimiento manual constante. Además, varias personas de Alunta tenían acceso a la misma hoja y podían modificarla. Pronto se convirtió en parte de mi rutina diaria iniciar sesión solo para comprobar que no se hubiera colado ningún error. Menuda pérdida de tiempo… La hoja contenía los datos de todos los clientes, las fechas de pago y renovación, y los acuerdos, todo ordenado en filas y columnas. Los empleados podían añadir comentarios en distintas celdas para indicar cambios que había que hacer en otros sistemas, como e-conomic. Con el tiempo, acabamos añadiendo comentarios en la hoja, procesándolos manualmente y actualizando e-conomic. Esto provocó innumerables errores. Quienes hayan tenido que corregir errores en e-conomic entenderán cuánto tiempo se perdió intentando solucionarlos.

El riesgo de error en las hojas de cálculo

Aunque me encantan las hojas de cálculo, tuve que admitir que el riesgo de errores era demasiado alto. Y cuando esos errores afectan a la facturación y los ingresos, sabes que necesitas otra forma de organizar los datos y los flujos de trabajo. Las hojas de cálculo son flexibles, pero no están diseñadas para crecer ni para gestionar tareas complejas como la facturación. He visto grandes empresas de informática utilizar varias hojas para gestionar proyectos, clientes y facturas. Eran hojas impresionantes, llenas de fórmulas y códigos de colores. Pero ni siquiera la hoja de cálculo mejor organizada está a salvo de errores. Cuando los empleados introducen o actualizan datos manualmente, siempre existe el riesgo de confundir números, copiar mal las celdas o perder de vista información esencial, como los ingresos. Un solo error en una celda puede dar lugar a facturas incorrectas o informes internos defectuosos. Eran los tipos de errores que encontraba en nuestras hojas de cálculo. Y los datos financieros, en particular, pueden influir considerablemente en las decisiones que se toman en otras áreas del negocio. Así que tuvimos que sustituir las hojas de cálculo por un sistema: un sistema que acabaría convirtiéndose en Alunta.

Menos errores nos dieron más tiempo

Nos despedimos de las hojas de cálculo y empezamos a crear Alunta. Nuestro objetivo era automatizar tantos procesos como fuera posible. No queríamos solo una interfaz más bonita para introducir datos, sino un sistema que permitiera gestionar un negocio de suscripción con menos trabajo manual. Antes, los cambios se basaban en comentarios en una hoja de Google. Ahora, se hacen directamente en Alunta. Desde Alunta configuramos una conexión directa con e-conomic para garantizar que las facturas creadas en Alunta contuvieran la misma información en ambos sistemas. Fue el primer ámbito en el que observamos una reducción drástica de los errores contables. Puede sonar a tópico, pero comprobé que una contabilidad y una facturación más precisas me dejaban más tiempo para otras tareas, o simplemente para respirar un poco sin quedarme atrás. Aquí puedes descubrir cómo se automatiza el proceso de facturación.

¿Necesitamos más integraciones?

Cuando Alunta se lanzó, e-conomic era la única integración que necesitábamos, simplemente para automatizar la contabilización de nuestros ingresos. Pero pronto descubrimos, gracias a nuestros clientes y a compañeros del sector, que había demanda de más integraciones. Por eso creamos una integración con Zapier, que llevó la comunicación de datos a otro nivel. Por ejemplo, puedes añadir nuevos clientes a Pipedrive o automatizar la incorporación de suscriptores a tu boletín mediante herramientas como ActiveCampaign. También empezamos a interesarnos cada vez más por los datos financieros esenciales. Así que creamos una integración con ChartMogul, una plataforma de análisis de datos de suscripción. Al enviarle nuestros datos financieros, pudimos analizar indicadores clave como el valor del ciclo de vida del cliente, las bajas y las tasas de conversión. La integración con ChartMogul abre un sinfín de posibilidades para analizar y entender tu negocio de suscripción.

Una persona utiliza las manos y el ordenador para comunicarse

Escalabilidad y control

Al sustituir las hojas de cálculo por la gestión automatizada de datos, abrimos la puerta a análisis empresariales más detallados. Descubrimos que podíamos procesar muchos más datos de una forma totalmente nueva, sin dedicarle demasiado tiempo. De hecho, todo empezó a ir más rápido. Para un negocio en crecimiento, la necesidad es evidente. Cada mes hay más clientes y proyectos que gestionar. El verdadero reto es hacer el cambio lo bastante pronto para que, por así decirlo, el «monstruo» todavía sea fácil de domar. Durante este proceso aprendimos mucho de nuestros clientes. Nos explicaron que cada empresa tiene necesidades distintas, y eso nos impulsó a crear una API abierta que ofrece un nivel de control y personalización sin precedentes. En resumen, no hay límites para crecer. Tanto nosotros como muchos usuarios de Alunta pasamos de hojas de cálculo enormes y errores contables a un sistema que lo gestiona todo por nosotros. En vez de iniciar sesión en una hoja para buscar errores, ahora entro en Alunta. Allí encuentro una lista de clientes con facturas pendientes. Con unos pocos clics, creo las facturas y Alunta se las envía a los clientes y las registra en e-conomic. Todo con unos pocos clics y sin errores.