Betalingsmetoder, bankopplysninger og manuell registrering av betaling

Historisk tilbakeblikk – september–oktober 2025 Denne artikkelen ble skrevet i ettertid og beskriver funksjonen slik den virket i den angitte perioden.

En kortbetaling flytter penger gjennom betalingsleverandøren. En bankoverføring skjer utenfor betalingsløsningen og kan senere registreres manuelt på en faktura med utestående saldo. Bankopplysninger på fakturaen er ikke kortopplysninger eller oppsett av betalingsløsningen. En manuell registrering av et mindre beløp lar fakturaen være delvis betalt; den er først betalt når hele saldoen er dekket. Registreringen dokumenterer betalingen i Alunta, men flytter ikke penger i banken. Se den gjeldende veiledningen (Markdown-fil, AI-agentvenlig)

Eksempel og svar

Eksempel: En kunde overfører 700 DKK for en faktura på 1 000 DKK. Registrer bare 700 DKK; fakturaen forblir delvis betalt til resten kommer. Bankopplysningene på PDF-en endrer ikke kortbetalingsmetoden.

Hvis beløpet ikke kan registreres, kontroller at fakturaen har en utestående saldo og ikke er en kreditnota.

Registrer bare mottatte beløp

Åpne betalingshandlingen på fakturaen, kontroller utestående saldo, og angi beløpet som faktisk er kommet inn på bankkontoen. Bruk datoen overføringen ble mottatt, i tråd med teamets avstemmingsrutiner. Hvis kunden betaler i to deler, registrerer du to betalinger; statusen blir betalt først når saldoen er dekket.

En manuell betaling oppretter ikke en bankoverføring eller starter en betalingsløsning. Ikke bruk den for en reservasjon, en lovet betaling eller en innbetaling som fortsatt venter hos en leverandør. Kreditnotaer har sin egen dokumentflyt.

Avstem etter registreringen

Etter at du har registrert en bankbetaling, åpner du fakturaen på nytt og kontrollerer restbeløp, betalingsdato og aktivitet. Hvis kunden betalte feil beløp, skal du ikke bruke manuell registrering til å skjule avviket. Registrer det som kom inn, og følg teamets vanlige rutine for avstemming av resten eller en kredit.

Manuell betaling er nyttig når ingen betalingsløsning er involvert. Hvis kunden også har en kortbetaling under behandling, må du avklare den først, slik at du ikke registrerer en bankbetaling og senere også mottar en kortbetaling.

Vanlige spørsmål og avgrensninger

En manuell betaling er en registrering, ikke en ny innkreving. Den kan ikke reservere penger, aktivere et abonnement på nytt eller tvinge en faktura til å bli betalt uten at penger faktisk er mottatt. Hvis bankbeløpet avviker fra fakturaen, beholder du den faktiske betalingen og håndterer restbeløpet som en delbetaling, kredit eller annen avtalt avstemming.

Støttesituasjon

Hvis kunden overfører et annet beløp enn fakturaens saldo, dokumenterer du avviket i den senere avstemmingen. Ikke bruk en manuell betaling til å få det til å se ut som kunden har betalt før pengene er mottatt. Det samme gjelder mens en nettbetaling venter.

Kontroll etter handlingen

Bruk denne kontrollen ved oppfølging: noter hva som var synlig før handlingen, utfør bare den valgte handlingen, og kontroller dokumentet eller mandatet etterpå. Les statusen på nytt før du informerer kunden hvis den endrer seg senere. Det historiske tilbakeblikket beskriver den dokumenterte milepælen; den gjeldende veiledningen og grensesnittet avgjør dagens fremgangsmåte. Eksemplene bruker fiktive kunder, beløp og datoer.

Hvis resultatet er annerledes

Hvis resultatet ikke stemmer med forventningene, behold den synlige statusen og undersøk det relevante vilkåret i stedet for å gjenta handlingen ukritisk. Kontroller valuta, dato, kunde, betalingsmetode og om dokumentet allerede er sendt eller bokført. Når du svarer kunden, skill mellom det systemet har registrert, og det banken eller mottakeren ennå ikke har bekreftet.