Über MCP detaillierte Hilfe zu Buchhaltung und Abstimmung erhalten

Sie können jetzt einen über MCP mit Alunta verbundenen KI-Assistenten verwenden, um Rechnungen, Zahlungen, Erstattungen und Abstimmungsdifferenzen zu untersuchen. So können Sie und Ihr Buchhalter leichter den Geldfluss von der Rechnung über erfasste Zahlungen bis hin zu den Informationen aus Ihrem Buchhaltungssystem verfolgen.

Mit dieser Aktualisierung erhält der KI-Zugriff von Alunta neun Buchhaltungswerkzeuge. Sie müssen deren Namen nicht kennen: Stellen Sie eine Frage anhand einer Rechnungsnummer, Zahlungsreferenz oder des zu prüfenden Zeitraums. Der Assistent kann die relevanten Informationen abrufen, sobald Ihr Administrator den Zugriff freigegeben hat und die zugrunde liegenden Daten in Alunta verfügbar sind.

Rechnungen auch bei abweichenden Nummern finden

Eine Rechnung kann in Alunta eine andere Nummer haben als in Ihrem Buchhaltungssystem. Der Assistent kann jetzt nach einer exakten Alunta-Rechnungsnummer, der kundenwirksamen Rechnungsnummer oder der gespeicherten Nummer aus dem Buchhaltungssystem suchen und die Verknüpfung anzeigen. Passen mehrere Rechnungen, werden sie als mögliche Treffer angezeigt, aus denen Sie die richtige auswählen können.

Sie können auch nach einer Zahlungsreferenz oder Transaktionsnummer suchen. Das ist nützlich, wenn Ihre Prüfung mit einer Belastung oder Erstattung statt mit einer Rechnung beginnt.

Probieren Sie zum Beispiel:

• „Finde Rechnung 45210 und zeige mir ihre Nummer im Buchhaltungssystem.“
• „Zu welcher Zahlung und Rechnung gehört diese Transaktionsreferenz?“

Zahlungen, Gutschriften und Erstattungen verfolgen

Für eine einzelne Rechnung kann der Assistent Rechnungspositionen, erfasste Zahlungen, dokumentierte Karteneinzüge, Erstattungen, zugehörige Gutschriften und den zuletzt gespeicherten Abstimmungsstatus zusammenführen. So können Sie untersuchen, wie die Beträge zusammenhängen und wo eine Differenz oder ein offener Saldo verbleibt.

Die Informationen unterscheiden zwischen einem Zahlungsdatensatz und einem bestätigten Geldtransfer. Eine Gutschrift allein beweist zum Beispiel nicht, dass dem Kunden Geld zurückgezahlt wurde. Auch das lokale Rückgängigmachen eines Zahlungsdatensatzes ist etwas anderes als das Auslösen einer Erstattung über den Zahlungsanbieter.

Probieren Sie zum Beispiel:

• „Gehe diese Rechnung von den Positionen über die Zahlung bis zu einer etwaigen Erstattung durch.“
• „Gibt es eine Gutschrift, und ist die Erstattung ebenfalls dokumentiert?“
• „Wie unterscheidet sich der Rechnungsbetrag vom bestätigten Karteneinzug?“

Erklärt eine spätere Gutschrift eine frühere Abweichung, bleiben die Informationen zu beiden Vorgängen erhalten. Eine Korrektur im September wird nicht in den August zurückdatiert, und Beträge in verschiedenen Währungen werden nicht addiert.

Zeitraum und prüfungsbedürftige Rechnungen untersuchen

Der Assistent kann Zahlungsbewegungen eines Zeitraums abrufen, nach Tag, Monat oder Zahlungsanbieter gruppieren und Summen je Währung anzeigen. Außerdem kann er Rechnungen mit offenen Salden oder Abstimmungsproblemen finden, die geprüft werden müssen.

Damit erhalten Sie einen Ausgangspunkt, um Alunta-Datensätze mit Exporten Ihres Zahlungsanbieters oder Buchhaltungssystems zu vergleichen:

• „Zeige Karteneinzüge und Erstattungen im August, gruppiert nach Tag und Anbieter.“
• „Welche Rechnungen in diesem Zeitraum haben einen offenen Saldo oder eine Abstimmungsdifferenz?“
• „Zeige die Summen in DKK und EUR getrennt.“

Zeitraumzusammenfassungen verwenden gespeicherte Berichtsversionen. Unter Buchhaltung können Sie einen Bericht auswählen, nach Zeitraum, Anbieter, Zahlungsmethode und Währung filtern sowie CSV-Dateien und Informationen zu den zugrunde liegenden Daten herunterladen. Ersetzt ein neuer Bericht eine frühere Version desselben Zeitraums, können Sie Änderungen der Bewegungszahlen und Beträge vergleichen.

Verwenden Sie beim Vergleich der Zusammenfassung des KI-Assistenten mit Ihrem Export denselben Bericht und dieselben Filter. Mit der Auswahl eines Berichts legen Sie Ihre Arbeitsreferenz fest; die Buchhaltung wird dadurch nicht freigegeben.

Kartenverrechnungskonto und Zahlungseinrichtung untersuchen

Für e-conomic kann der Assistent die gesammelte Abstimmung des Kartenverrechnungskontos anzeigen. Sie umfasst Ihre eigenen Dokumente und die Hauptbucheinträge, die innerhalb Ihrer Zugriffsrechte verfügbar sind. Außerdem kann er die gespeicherte Zahlungseinrichtung erläutern: Welche Zahlungsbedingungen verwendet werden, ob eine Bedingung automatisch ausgleicht und wie die Zahlungsbuchung eingerichtet ist.

Eine automatisch ausgleichende Zahlungsbedingung kann dazu führen, dass e-conomic die Zahlung bereits bei der Rechnungsbuchung verbucht. Das allein belegt nicht, dass eine Karte belastet oder Geld von Nets ausgezahlt wurde.

Probieren Sie zum Beispiel:

• „Was zeigt die letzte gespeicherte Abstimmung des Kartenverrechnungskontos?“
• „Mit welcher Zahlungsbedingung wurde diese Rechnung gebucht, sofern diese Information verfügbar ist?“
• „Gleicht die Zahlungsbedingung automatisch aus, und ist Alunta ebenfalls so eingestellt, dass die Zahlung gebucht wird?“

Verwenden mehrere Alunta-Teams dasselbe e-conomic-Konto, werden ihre Informationen nicht automatisch geteilt. Gemeinsame Summen erfordern separate Freigabeberechtigungen. Kunden und Dokumente anderer Teams werden nicht einzeln angezeigt.

Zugriff aktivieren

Ein Inhaber oder Administrator muss KI-Zugriff aktivieren und Zahlungs- und Buchhaltungsdetails einschalten. Diese Kategorie ist standardmäßig deaktiviert. Für Abrufe zu einzelnen Rechnungen und Zahlungen sind zusätzlich Rechnungsdetails und Kundendetails erforderlich. Wenden Sie die Änderungen auf der Einstellungsseite an und verbinden Sie den KI-Assistenten mit dem richtigen Team.

Unter Individueller Buchhaltungszugriff kann ein Administrator einem bestehenden Teammitglied Zugriff auf Buchhaltungswerkzeuge geben, ohne es zum Administrator zu machen. Die MCP-Verbindung des Buchhalters erhält eine begrenzte Auswahl schreibgeschützter Werkzeuge. Die übrigen Berechtigungen in Alunta richten sich weiterhin nach der bestehenden Teamrolle.

Berichte und Kartenabstimmung müssen aktiviert sein und Daten gesammelt haben, bevor ihre Zusammenfassungen verwendet werden können. Eine hilfreiche erste Frage lautet: „Welche Buchhaltungsdaten sind für mein Team verfügbar, welche Zeiträume decken sie ab und wann wurden sie zuletzt aktualisiert?“

Was die Antworten aussagen können und was nicht

Der MCP-Zugriff ist schreibgeschützt. Der Assistent kann Informationen lesen und erklären, aber keine Buchungssätze erstellen, Rechnungen ändern, Zahlungen einziehen oder Erstattungen auslösen. Eine MCP-Abfrage kontaktiert weder e-conomic noch den Zahlungsanbieter und startet keinen neuen Einzug; die Antworten basieren auf Daten, die Alunta bereits gespeichert hat.

Prüfen Sie Beobachtungszeitpunkt und Datenumfang. Fehlende Informationen sollten als unbekannt angezeigt werden, nicht als null oder als Beweis dafür, dass alles abgestimmt ist. Bei älteren Rechnungen ist möglicherweise nicht mehr bekannt, mit welcher Zahlungsbedingung sie ursprünglich gebucht wurden. Die aktuelle Einrichtung kann die historische Zahlungsbedingung nicht belegen.

Alunta verfügt nicht über die vollständige Aufschlüsselung der Nets-Auszahlungen und -Gebühren durch den Acquirer. Der Assistent kann daher nicht jede Nettoauszahlung erklären, nicht eingelesene Konten untersuchen oder feststellen, wer einen manuellen Eintrag erstellt hat. Die fehlenden Nachweise müssen Sie weiterhin beim Acquirer oder im Buchhaltungssystem abrufen.

Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung zu Buchhaltung und Abstimmung (Markdown-fil, AI-agentvenlig) und der Anleitung zu KI-Zugriff und Datensicherheit (Markdown-fil, AI-agentvenlig).