Få detaljert hjelp med bokføring og avstemming via MCP

Nå kan du bruke en AI-assistent som er koblet til Alunta via MCP til å undersøke fakturaer, betalinger, refusjoner og avstemmingsavvik. Dette gjør det enklere for deg og regnskapsføreren din å følge pengene fra en faktura til registrerte betalinger og opplysningene fra regnskapssystemet.

Oppdateringen legger til ni bokføringsverktøy i Aluntas AI-tilgang. Du trenger ikke å kunne navnene deres: Still et spørsmål med et fakturanummer, en betalingsreferanse eller perioden du vil undersøke. Assistenten kan hente relevant informasjon når administratoren har gitt tilgang og dataene finnes i Alunta.

Finn fakturaen selv om numrene er forskjellige

En faktura kan ha ett nummer i Alunta og et annet i regnskapssystemet ditt. Assistenten kan nå søke etter et nøyaktig Alunta-fakturanummer, et kundenummer på fakturaen eller et lagret regnskapsnummer og vise koblingen. Hvis flere fakturaer samsvarer, vises de som kandidater, slik at du kan velge riktig faktura.

Du kan også søke etter en betalingsreferanse eller et transaksjonsnummer. Dette er nyttig når undersøkelsen begynner med en belastning eller refusjon i stedet for en faktura.

Prøv for eksempel:

• «Finn faktura 45210 og vis nummeret i regnskapssystemet.»
• «Hvilken betaling og faktura tilhører denne transaksjonsreferansen?»

Følg betalinger, kreditnotaer og refusjoner

For en enkeltfaktura kan assistenten samle fakturalinjer, registrerte betalinger, dokumenterte kortbelastninger, refusjoner, tilhørende kreditnotaer og den nyeste lagrede avstemmingsstatusen. Du kan undersøke hvordan beløpene henger sammen, og hvor det gjenstår avvik eller utestående saldo.

Informasjonen skiller mellom en betalingsregistrering og en bekreftet pengeoverføring. En kreditnota alene beviser for eksempel ikke at penger er tilbakebetalt til kunden. Å reversere en betalingsregistrering lokalt er også noe annet enn å utstede en refusjon via betalingsleverandøren.

Prøv for eksempel:

• «Gå gjennom denne fakturaen fra fakturalinjer til betaling og eventuell refusjon.»
• «Finnes det en kreditnota, og er refusjonen også dokumentert?»
• «Hva er forskjellen mellom fakturabeløpet og den bekreftede kortbelastningen?»

Hvis en senere kreditnota forklarer et tidligere avvik, beholdes opplysningene om begge hendelsene. En korrigering i september flyttes ikke tilbake til august, og beløp i forskjellige valutaer legges ikke sammen.

Gå gjennom en periode og fakturaene som krever oppmerksomhet

Assistenten kan hente betalingsbevegelser for en periode, gruppere dem per dag, måned eller betalingsleverandør og vise totalsummer per valuta. Den kan også finne fakturaer med utestående saldo eller avstemmingsavvik som må gjennomgås.

Dette gir deg et utgangspunkt for å sammenligne Aluntas registreringer med eksportfiler fra betalingsleverandøren eller regnskapssystemet ditt:

• «Vis kortbelastninger og refusjoner i august, gruppert etter dag og leverandør.»
• «Hvilke fakturaer i denne perioden har utestående saldo eller avstemmingsavvik?»
• «Vis DKK- og EUR-summene hver for seg.»

Periodesammendrag bruker lagrede rapportversjoner. Under Bokføring kan du velge en rapport, filtrere etter periode, leverandør, betalingsmetode og valuta, og laste ned CSV-filer og informasjon om underliggende rapportdata. Når en ny rapport erstatter en tidligere versjon for samme periode, kan du sammenligne endringer i antall bevegelser og beløp.

Bruk samme rapport og filtre når du sammenligner sammendraget fra AI-assistenten med eksporten din. Når du velger en rapport, fastsetter du referansen du arbeider ut fra; det godkjenner ikke bokføringen.

Undersøk avregningskontoen for kort og betalingsoppsettet

For e-conomic kan assistenten vise den innsamlede avstemmingen av avregningskontoen for kort, inkludert dine egne dokumenter og posteringer som er tilgjengelige med tilgangstillatelsene dine. Den kan også forklare det lagrede betalingsoppsettet: Hvilke betalingsvilkår som brukes, om et vilkår gjør opp automatisk, og hvordan betalingspostering er konfigurert.

Et betalingsvilkår som gjør opp automatisk, kan føre til at e-conomic bokfører betalingen som en del av bokføringen av fakturaen. Dette beviser ikke i seg selv at et kort er belastet, eller at Nets har utbetalt pengene.

Prøv for eksempel:

• «Hva viser den nyeste lagrede avstemmingen av avregningskontoen for kort?»
• «Hvilket betalingsvilkår ble denne fakturaen bokført med, hvis opplysningen er tilgjengelig?»
• «Gjør betalingsvilkåret opp automatisk, og er Alunta også konfigurert til å bokføre betalingen?»

Hvis flere Alunta-team bruker samme e-conomic-konto, deles ikke opplysningene deres automatisk. Delte totalsummer krever separate delingstillatelser. Kunder og dokumenter fra andre team vises ikke enkeltvis.

Slik aktiverer du tilgang

En eier eller administrator må aktivere AI-tilgang og slå på Betalings- og bokføringsdetaljer. Denne kategorien er deaktivert som standard. Oppslag som omfatter enkeltfakturaer og betalinger, krever også Fakturadetaljer og Kundedetaljer. Bruk endringene på innstillingssiden, og koble AI-assistenten til riktig team.

Under Individuell bokføringstilgang kan en administrator gi et eksisterende teammedlem tilgang til bokføringsverktøyene uten å gjøre vedkommende til administrator. MCP-tilkoblingen til regnskapsføreren får et begrenset utvalg skrivebeskyttede verktøy. De øvrige tillatelsene i Alunta følger fortsatt vedkommendes eksisterende teamrolle.

Rapportering og kortavstemming må være aktivert og ha hentet inn data før sammendragene kan brukes. Et nyttig første spørsmål er: «Hvilke bokføringsdata finnes for teamet mitt, hvilke perioder dekker de, og når ble de sist oppdatert?»

Hva svarene kan og ikke kan fortelle deg

MCP-tilgangen er skrivebeskyttet. Assistenten kan lese og forklare informasjonen, men den kan ikke bokføre poster, endre fakturaer, kreve inn betalinger eller utstede refusjoner. Et MCP-oppslag kontakter ikke e-conomic eller betalingsleverandøren og starter ingen ny innkreving; svarene bruker data Alunta allerede har lagret.

Kontroller observasjonstidspunktet og datadekningen. Manglende informasjon skal vises som ukjent, ikke som null eller bevis på at alt er avstemt. Eldre fakturaer kan mangle dokumentasjon på betalingsvilkåret de opprinnelig ble bokført med. Det gjeldende oppsettet kan ikke fastslå det historiske vilkåret.

Alunta har ikke betalingsinnløserens fullstendige oversikt over Nets-utbetalinger og gebyrer. Assistenten kan derfor ikke forklare hver netto utbetaling, undersøke kontoer som ikke er innkrevd eller identifisere hvem som opprettet en manuell postering. Du må fortsatt hente denne manglende dokumentasjonen fra betalingsinnløseren eller regnskapssystemet.

Les mer i veiledningen for regnskap og avstemming (Markdown-fil, AI-agentvenlig) og veiledningen for AI-tilgang og datasikkerhet (Markdown-fil, AI-agentvenlig).