Få detaljerad hjälp med bokföring och avstämning via MCP

Nu kan du använda en AI-assistent som är ansluten till Alunta via MCP för att undersöka fakturor, betalningar, återbetalningar och avstämningsavvikelser. Det gör det enklare för dig och din bokförare att följa betalningsflödet från en faktura till registrerade betalningar och uppgifter från bokföringssystemet.

Uppdateringen lägger till nio bokföringsverktyg i Aluntas AI Access. Du behöver inte känna till verktygens namn: ställ en fråga med hjälp av ett fakturanummer, en betalningsreferens eller perioden du vill granska. Assistenten kan hämta relevanta uppgifter när administratören har aktiverat åtkomsten och underlaget finns tillgängligt i Alunta.

Hitta fakturan även om numren skiljer sig

En faktura kan ha ett nummer i Alunta och ett annat i bokföringssystemet. Assistenten kan nu söka efter ett exakt Alunta-fakturanummer, ett kundsynligt fakturanummer eller ett sparat bokföringsnummer och visa kopplingen. Om flera fakturor matchar visas de som alternativ så att du kan välja rätt faktura.

Du kan också söka efter en betalningsreferens eller ett transaktionsnummer. Det är användbart när undersökningen börjar med en debitering eller återbetalning i stället för en faktura.

Prova till exempel:

• ”Hitta faktura 45210 och visa dess nummer i bokföringssystemet.”
• ”Vilken betalning och faktura hör den här transaktionsreferensen till?”

Följ betalningar, kreditnotor och återbetalningar

För en enskild faktura kan assistenten samla fakturarader, registrerade betalningar, dokumenterade kortdebiteringar, återbetalningar, tillhörande kreditnotor och den senast sparade avstämningsstatusen. Du kan undersöka hur beloppen hänger ihop och var en avvikelse eller ett utestående saldo återstår.

Informationen skiljer mellan en betalningspost och en bekräftad penningöverföring. En kreditnota i sig bevisar till exempel inte att pengar har betalats tillbaka till kunden. Att lokalt återföra en betalningspost är också något annat än att utfärda en återbetalning via betalningsleverantören.

Prova till exempel:

• ”Gå igenom den här fakturan från raderna till betalningen och eventuell återbetalning.”
• ”Finns det en kreditnota, och är återbetalningen också dokumenterad?”
• ”Hur skiljer sig fakturabeloppet från den bekräftade kortdebiteringen?”

Om en senare kreditnota förklarar en tidigare avvikelse behålls informationen om båda händelserna. En rättelse i september flyttas inte bakåt till augusti, och belopp i olika valutor summeras inte tillsammans.

Granska en period och fakturor som kräver uppmärksamhet

Assistenten kan hämta betalningsrörelser för en period, gruppera dem per dag, månad eller betalningsleverantör och visa totalsummor per valuta. Den kan också hitta fakturor med utestående saldon eller avstämningsproblem som behöver granskas.

Det ger dig en utgångspunkt när du jämför Aluntas uppgifter med exporter från betalningsleverantören eller bokföringssystemet:

• ”Visa kortdebiteringar och återbetalningar i augusti, grupperade per dag och leverantör.”
• ”Vilka fakturor under perioden har utestående saldo eller avstämningsavvikelse?”
• ”Visa DKK- och EUR-summorna var för sig.”

Periodsammanfattningar använder sparade rapportversioner. Under Bokföring kan du välja en rapport, filtrera efter period, leverantör, betalningsmetod och valuta samt ladda ned CSV-filer och uppgifter om rapportens underliggande data. När en ny rapport ersätter en tidigare version för samma period kan du jämföra ändringar i antalet rörelser och beloppen.

Använd samma rapport och filter när du jämför AI-assistentens sammanfattning med din export. Att välja en rapport anger vilken källa du utgår från; det innebär inte att bokföringen godkänns.

Undersök kortavräkningskontot och betalningsinställningarna

För e-conomic kan assistenten visa den insamlade avstämningen för kortavräkningskontot, inklusive dina egna dokument och verifikationsposter som är tillgängliga med dina åtkomstbehörigheter. Den kan också förklara de sparade betalningsinställningarna: vilka betalningsvillkor som används, om ett villkor regleras automatiskt och hur betalningsbokföringen är konfigurerad.

Ett betalningsvillkor med automatisk reglering kan göra att e-conomic bokför betalningen när fakturan bokförs. Det bevisar inte i sig att ett kort har debiterats eller att Nets har betalat ut pengarna.

Prova till exempel:

• ”Vad visar den senaste sparade avstämningen av kortavräkningskontot?”
• ”Vilket betalningsvillkor bokfördes fakturan med, om den uppgiften finns?”
• ”Regleras betalningsvillkoret automatiskt, och är Alunta också konfigurerat för att bokföra betalningen?”

Om flera Alunta-team använder samma e-conomic-konto delas deras information inte automatiskt. För att dela sammanlagda siffror krävs särskilda delningsbehörigheter. Andra teams kunder och dokument visas inte individuellt.

Aktivera åtkomst

En ägare eller administratör måste aktivera AI Access och slå på Betalnings- och bokföringsuppgifter. Den kategorin är avstängd som standard. Sökningar som omfattar enskilda fakturor och betalningar kräver även Fakturauppgifter och Kunduppgifter. Tillämpa ändringarna på inställningssidan och anslut AI-assistenten till rätt team.

Under Individuell bokföringsåtkomst kan en administratör ge en befintlig teammedlem åtkomst till bokföringsverktygen utan att göra personen till administratör. Bokförarens MCP-anslutning får ett begränsat urval av läsverktyg. Personens övriga behörigheter i Alunta följer fortfarande den befintliga teamrollen.

Rapportering och kortavstämning måste vara aktiverade och ha samlat in data innan sammanfattningarna kan användas. En bra första fråga är: ”Vilka bokföringsuppgifter är tillgängliga för mitt team, vilka perioder omfattar de och när uppdaterades de senast?”

Vad svaren kan och inte kan säga

MCP-åtkomst är skrivskyddad. Assistenten kan läsa och förklara informationen, men kan inte bokföra verifikationer, ändra fakturor, ta emot betalningar eller utfärda återbetalningar. En MCP-sökning kontaktar inte e-conomic eller betalningsleverantören och startar ingen ny dragning; svaren använder data som Alunta redan har sparat.

Kontrollera tidpunkten för observationen och datatäckningen. Saknad information ska visas som okänd, inte som noll eller som bevis för att allt stämmer i avstämningen. Äldre fakturor kan sakna uppgifter om vilket betalningsvillkor de ursprungligen bokfördes med. Den nuvarande konfigurationen kan inte fastställa det historiska villkoret.

Alunta har inte tillgång till inlösarens fullständiga specifikation av Nets-utbetalningar och avgifter. Assistenten kan därför inte förklara varje nettoutbetalning, undersöka konton som inte har hämtats eller identifiera vem som skapade en manuell post. Du måste fortfarande hämta de saknade uppgifterna från inlösaren eller bokföringssystemet.

Läs mer i guiden om bokföring och avstämning (Markdown-fil, AI-agentvenlig) och guiden om AI-åtkomst och datasäkerhet (Markdown-fil, AI-agentvenlig).