Få detaljeret hjælp til bogføring og afstemning via MCP

I kan nu bruge en AI-assistent, der er forbundet til Alunta via MCP, til at undersøge fakturaer, betalinger, refunderinger og afstemningsforskelle. Det gør det lettere for jer og jeres bogholder at følge pengene fra en faktura til de registrerede betalinger og oplysningerne fra regnskabssystemet.

Udvidelsen tilføjer ni bogholderværktøjer til Aluntas AI-adgang. I behøver ikke kende værktøjernes navne: Stil spørgsmål med fakturanummer, betalingsreference eller den periode, I vil gennemgå. Assistenten kan hente de relevante oplysninger, når jeres administrator har givet adgang, og datagrundlaget findes i Alunta.

Find fakturaen, selv om numrene er forskellige

En faktura kan have ét nummer i Alunta og et andet i regnskabssystemet. Assistenten kan nu søge på et præcist Alunta-fakturanummer, kundevendt fakturanummer eller et gemt regnskabsnummer og vise sammenhængen. Er der flere mulige fakturaer, vises de som kandidater, så I kan vælge den rigtige.

I kan også søge på en betalingsreference eller et transaktionsnummer. Det er nyttigt, når undersøgelsen begynder med et træk eller en refundering frem for en faktura.

Prøv eksempelvis:

• »Find faktura 45210, og vis hvilket nummer den har i regnskabssystemet.«
• »Hvilken betaling og faktura hører denne transaktionsreference til?«

Følg betalinger, kreditnotaer og refunderinger

For en konkret faktura kan assistenten samle fakturalinjer, registrerede betalinger, dokumenterede korttræk, refunderinger, relaterede kreditnotaer og den seneste gemte afstemningsstatus. I kan dermed undersøge, hvordan beløbene hænger sammen, og hvor der stadig er en forskel eller et restbeløb.

Oplysningerne skelner mellem en registrering af betaling og en bekræftet pengebevægelse. En kreditnota er eksempelvis ikke i sig selv dokumentation for, at kunden har fået penge tilbage. En lokal tilbageførsel af en betalingsregistrering er heller ikke det samme som en refundering hos betalingsudbyderen.

Prøv eksempelvis:

• »Gennemgå denne faktura fra fakturalinjer til betaling og eventuel refundering.«
• »Er der en kreditnota, og er tilbagebetalingen også dokumenteret?«
• »Hvad er forskellen mellem fakturabeløbet og det bekræftede korttræk?«

Hvis en senere kreditnota forklarer en tidligere difference, bevares oplysningerne om begge hændelser. En korrektion i september flyttes ikke tilbage til august, og beløb i forskellige valutaer bliver ikke lagt sammen.

Gennemgå en periode og de fakturaer, der kræver opmærksomhed

Assistenten kan hente betalingsbevægelser for en periode, opdele dem efter eksempelvis dag, måned eller betalingsudbyder og vise totaler pr. valuta. Den kan også finde fakturaer med restbeløb eller afstemningsforhold, der kræver gennemgang.

Det giver jer et udgangspunkt for at sammenholde Aluntas registreringer med udtræk fra betalingsudbyderen eller regnskabssystemet:

• »Vis korttræk og refunderinger i august, fordelt pr. dag og udbyder.«
• »Hvilke fakturaer i perioden har et restbeløb eller en afstemningsdifference?«
• »Vis totalerne i DKK og EUR hver for sig.«

Periodeoversigterne bygger på gemte rapportversioner. I Bogholderi kan I vælge rapportgrundlaget, afgrænse periode, udbyder, betalingsmetode og valuta samt hente CSV-filer og oplysninger om rapportens datagrundlag. Når en ny rapport erstatter en tidligere for samme periode, kan I sammenligne ændringerne i antal bevægelser og beløb.

Brug samme rapport og filtre, når I vil sammenholde AI-assistentens oversigt med jeres udtræk. En valgt rapport er et arbejdsgrundlag; den er ikke en godkendelse af bogføringen.

Undersøg kortkontoen og betalingsopsætningen

For e-conomic kan assistenten vise den indsamlede afstemning af kortets mellemregningskonto, herunder egne dokumenter og de kontoposteringer, der er tilgængelige inden for jeres adgang. Den kan også forklare den gemte betalingsopsætning: Hvilke betalingsbetingelser der bruges, om en betingelse udligner automatisk, og hvordan betalingsbogføringen er sat op.

En selvudlignende betalingsbetingelse kan få e-conomic til at bogføre betalingen som del af fakturabogføringen. Det er ikke i sig selv bevis på, at et kort er trukket, eller at Nets har udbetalt pengene.

Prøv eksempelvis:

• »Hvad viser den seneste gemte afstemning af kortkontoen?«
• »Hvilken betalingsbetingelse blev denne faktura bogført med, hvis oplysningen findes?«
• »Er betalingsbetingelsen selvudlignende, og er Alunta også sat op til at bogføre betalingen?«

Hvis flere Alunta-teams bruger samme e-conomic-konto, deles deres oplysninger ikke automatisk. Fælles summer kræver særskilte delingstilladelser. Andre teams’ kunder og dokumenter vises ikke enkeltvis.

Sådan giver I adgang

En ejer eller administrator skal aktivere AI-adgang og slå Betalings- og bogføringsdetaljer til. Denne kategori er slået fra som standard. Opslag med konkrete fakturaer og betalinger kræver også Fakturadetaljer og Kundedetaljer. Anvend ændringerne på indstillingssiden, og forbind AI-assistenten til det korrekte team.

Under Individuel bogholderadgang kan administratoren give et eksisterende teammedlem adgang til bogholderværktøjerne uden at gøre personen til administrator. Bogholderens MCP-forbindelse får et afgrænset udvalg af læseværktøjer. Personens øvrige rettigheder i Alunta følger fortsat den eksisterende teamrolle.

Rapportering og kortafstemning skal være aktiveret og have indsamlet data, før de tilhørende oversigter kan bruges. Start gerne med spørgsmålet: »Hvilke bogholderidata findes for mit team, hvilke perioder dækker de, og hvornår blev de sidst opdateret?«

Hvad svarene kan og ikke kan fortælle

MCP-adgangen er skrivebeskyttet. Assistenten kan læse og forklare oplysningerne, men kan ikke bogføre, ændre fakturaer, gennemføre betalinger eller refundere penge. Et MCP-opslag kontakter ikke e-conomic eller betalingsudbyderen og starter heller ikke en ny indsamling; svarene bygger på data, Alunta allerede har gemt.

Vær derfor opmærksom på tidspunkt og datadækning. Manglende oplysninger skal fremgå som ukendte, ikke som nul eller som bevis på, at alt stemmer. Ældre fakturaer kan mangle dokumentation for den betalingsbetingelse, de oprindeligt blev bogført med. Den nuværende opsætning kan ikke fastslå den historiske betingelse.

Alunta har ikke indløserens fulde specifikation af Nets-udbetalinger og gebyrer. Assistenten kan derfor ikke forklare alle nettoudbetalinger, undersøge konti, der ikke er indsamlet, eller fastslå, hvem der har oprettet en manuel postering. Det manglende grundlag skal fortsat hentes hos indløseren eller i regnskabssystemet.

Læs mere i vejledningen til bogføring og afstemning (Markdown-fil, AI-agentvenlig) og vejledningen til AI-adgang og datasikkerhed (Markdown-fil, AI-agentvenlig).