Obtén ayuda detallada sobre contabilidad y conciliación mediante MCP

Ahora puedes usar un asistente de IA conectado a Alunta mediante MCP para investigar facturas, pagos, reembolsos y diferencias de conciliación. Así, tanto tú como tu contable podéis seguir el recorrido del dinero desde una factura hasta los pagos registrados y la información recibida del sistema contable.

Esta actualización añade nueve herramientas contables a Acceso a IA de Alunta. No necesitas saber cómo se llaman: haz una pregunta indicando un número de factura, una referencia de pago o el periodo que quieres revisar. Cuando el administrador haya autorizado el acceso y Alunta tenga los datos necesarios, el asistente podrá obtener la información pertinente.

Encuentra la factura aunque sus números sean distintos

Una factura puede tener un número en Alunta y otro distinto en el sistema contable. Ahora, el asistente puede buscar por el número exacto de factura de Alunta, el número de factura que ve el cliente o el número contable guardado, y mostrar la relación entre ellos. Si hay varias facturas coincidentes, las presenta como opciones para que elijas la correcta.

También puedes buscar por una referencia de pago o un número de transacción. Resulta útil si tu investigación empieza con un cobro o un reembolso en vez de con una factura.

Por ejemplo, prueba estas preguntas:

• «Busca la factura 45210 y muestra su número en el sistema contable».
• «¿A qué pago y factura corresponde esta referencia de transacción?».

Sigue los pagos, las facturas rectificativas y los reembolsos

Para una factura concreta, el asistente puede reunir las líneas de factura, los pagos registrados, los cobros con tarjeta documentados, los reembolsos, las facturas rectificativas relacionadas y el último estado de conciliación guardado. Así puedes investigar cómo encajan los importes y dónde queda una diferencia o un saldo pendiente.

La información distingue entre un registro de pago y un movimiento de dinero confirmado. Por ejemplo, una factura rectificativa por sí sola no demuestra que se haya devuelto dinero al cliente. Revertir localmente un registro de pago también es distinto de emitir un reembolso a través del proveedor de pagos.

Por ejemplo, prueba estas preguntas:

• «Repasa esta factura desde sus líneas hasta el pago y cualquier reembolso».
• «¿Hay una factura rectificativa y también está documentado el reembolso?».
• «¿Qué diferencia hay entre el importe de la factura y el cobro confirmado de la tarjeta?».

Si una factura rectificativa posterior explica una diferencia anterior, se conserva la información de ambos eventos. Una corrección de septiembre no se retrotrae a agosto y los importes en distintas divisas no se suman entre sí.

Revisa un periodo y las facturas que requieren atención

El asistente puede consultar los movimientos de pago de un periodo, agruparlos por día, mes o proveedor de pagos y mostrar los totales por divisa. También puede encontrar facturas con saldos pendientes o problemas de conciliación que deban revisarse.

Esto te ofrece un punto de partida para comparar los registros de Alunta con las exportaciones de tu proveedor de pagos o sistema contable:

• «Muestra los cobros con tarjeta y los reembolsos de agosto, agrupados por día y proveedor».
• «¿Qué facturas de este periodo tienen saldo pendiente o diferencias de conciliación?».
• «Muestra por separado los totales en DKK y EUR».

Los resúmenes de periodos utilizan versiones guardadas de los informes. En Contabilidad puedes seleccionar un informe, filtrar por periodo, proveedor, método de pago y divisa, y descargar archivos CSV e información sobre los datos que contiene el informe. Cuando un informe nuevo sustituye a una versión anterior del mismo periodo, puedes comparar los cambios en el número y el importe de los movimientos.

Al comparar el resumen del asistente de IA con tu exportación, usa el mismo informe y los mismos filtros. Seleccionar un informe establece la referencia con la que trabajas; no aprueba la contabilidad.

Investiga la cuenta de liquidación de tarjetas y la configuración de pagos

Para e-conomic, el asistente puede mostrar la conciliación recopilada de la cuenta de liquidación de tarjetas, incluidos tus documentos y los asientos contables disponibles según tus permisos de acceso. También puede explicar la configuración de pagos guardada: qué condiciones de pago se usan, si alguna liquida el pago automáticamente y cómo está configurada la contabilización de pagos.

Si una condición de pago liquida automáticamente el importe, e-conomic puede contabilizar el pago al contabilizar la factura. Esto, por sí solo, no demuestra que se haya cobrado una tarjeta ni que Nets haya transferido el dinero.

Por ejemplo, prueba estas preguntas:

• «¿Qué muestra la última conciliación guardada de la cuenta de liquidación de tarjetas?».
• «¿Con qué condición de pago se contabilizó esta factura, si tenemos ese dato?».
• «¿La condición de pago liquida automáticamente el importe y también está configurado Alunta para contabilizar el pago?».

Si varios equipos de Alunta usan la misma cuenta de e-conomic, su información no se comparte automáticamente. Para compartir totales, hacen falta permisos específicos. No se muestran individualmente los clientes ni los documentos de los otros equipos.

Cómo habilitar el acceso

El propietario o un administrador debe habilitar Acceso a IA y activar Detalles de pagos y contabilidad. Esta categoría está desactivada de forma predeterminada. Las consultas sobre facturas y pagos individuales también requieren que estén habilitados Detalles de facturas y Detalles de clientes. Aplica los cambios desde la página de configuración y conecta el asistente de IA al equipo correcto.

En Acceso contable individual, un administrador puede permitir que un miembro del equipo ya existente use las herramientas contables sin convertirlo en administrador. La conexión MCP del contable recibe un conjunto limitado de herramientas de solo lectura. Sus demás permisos en Alunta siguen dependiendo del rol que ya tenga en el equipo.

Para poder consultar los resúmenes de informes y conciliación de tarjetas, primero deben estar habilitados y disponer de datos recopilados. Una buena primera pregunta es: «¿Qué datos contables hay disponibles para mi equipo, qué periodos cubren y cuándo se actualizaron por última vez?».

Qué pueden y qué no pueden indicar las respuestas

El acceso MCP es de solo lectura. El asistente puede leer y explicar la información, pero no puede contabilizar asientos, modificar facturas, cobrar pagos ni emitir reembolsos. Una consulta mediante MCP no se comunica con e-conomic ni con el proveedor de pagos ni inicia un nuevo cobro; las respuestas se basan en los datos que Alunta ya ha guardado.

Comprueba la hora de la observación y la cobertura de los datos. La información que falte debe mostrarse como desconocida, no como cero ni como prueba de que todo está conciliado. En las facturas antiguas puede faltar información sobre la condición de pago con que se contabilizaron originalmente. La configuración actual no permite determinar cuál era la condición histórica.

Alunta no tiene el desglose completo de los pagos y las comisiones que Nets envía al adquirente. Por tanto, el asistente no puede explicar todos los pagos netos, investigar cuentas cuyos cobros no se han procesado ni identificar quién creó un registro manual. Para obtener esa información que falta, debes consultar al adquirente o el sistema contable.

Encontrarás más información en la guía de contabilidad y conciliación (Markdown-fil, AI-agentvenlig) y en la guía de Acceso a IA y seguridad de los datos (Markdown-fil, AI-agentvenlig).