Jedem Benutzer den passenden Zugriff geben

Wenn Sie jemanden einladen, können Sie den zur Arbeit der Person passenden Zugriff auswählen. Neue Einladungen beginnen mit Mitarbeiter. Vorstand ist ein separater Zugriff auf eine geteilte Finanzübersicht.

Auf welche Bereiche kann jede Rolle zugreifen?

Inhaber: Kann das gesamte Konto einsehen und verwalten, darunter Endkunden, Abonnements, Preise, Rechnungen, Zahlungen, Unternehmensfinanzen, Apps, Einstellungen und Benutzerzugriffe. Nur der Inhaber kann die Eigentümerschaft übertragen oder das Konto löschen und zurücksetzen.
Administrator: Kann den Unternehmensbetrieb und die Gesamtfinanzen verwalten, darunter Buchhaltung, Kennzahlen, Apps, Einstellungen und Benutzerzugriffe. Kann die Eigentümerschaft nicht übertragen und das Konto nicht löschen oder zurücksetzen.
Mitarbeiter: Kann umfassend mit Endkunden, Abonnements, Tarifen, Preisen, Rechnungen und Zahlungen arbeiten, dazu gehören das Erstellen und Bearbeiten von Angaben, Erfassen von Zahlungen, Gutschreiben von Rechnungen und Auslösen von Erstattungen. Standardmäßig hat diese Rolle keinen Zugriff auf die unternehmensweite Buchhaltung, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz oder Umsatz- und Abonnementkennzahlen wie MRR. Benutzer, Integrationen und Kontoeinstellungen zu verwalten, ist ebenfalls nicht Teil des Standardzugriffs.
Buchhalter: Kann Endkunden, Abonnements, Tarife, Rechnungen und Zahlungen einsehen sowie unternehmensweite Kennzahlen und die vollständige Buchhaltung einschließlich Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Hauptbucheinträgen. Dateien können heruntergeladen, Unternehmensdaten oder das Konto aber nicht geändert werden.
Vorstand: Kann eine bestimmte geteilte Finanzübersicht mit Kennzahlen und Gewinn- und Verlustrechnung lesen, einschließlich der zugrunde liegenden Kontonamen und Beträge. Allein dadurch erhält die Person weder Zugriff auf Endkunden, Rechnungen, Apps oder Einstellungen des Kontos noch die Berechtigung, Buchhaltungsdaten zu ändern.

Diese Übersicht beschreibt die Standardberechtigungen. Wie unten erläutert, können Sie Mitarbeiter und Buchhalter für jede Person anpassen. Inhaber und Administrator haben vollständigen Kontozugriff; Vorstand wird für jede Finanzübersicht separat freigegeben. Der Zugriff bestehender Personen wird nicht automatisch geändert.

Vorstand: Zugriff auf eine Finanzübersicht

Vorstand ist für Personen gedacht, die die Finanzen in einer bestimmten geteilten Finanzübersicht verfolgen sollen, zum Beispiel Vorstandsmitglieder oder externe Berater. Die Personen können Kennzahlen lesen und die Gewinn- und Verlustrechnung aufklappen, um die zugrunde liegenden Kontonamen und Beträge einzusehen.

Der Vorstandszugriff umfasst die gesamte ausgewählte Übersicht einschließlich der Daten aller darin enthaltenen Konten. Allein dadurch erhält die Person weder Zugriff auf Kunden, Abonnements, Rechnungen, Apps oder Einstellungen des Kontos noch das Recht, die Übersicht zu verwalten oder Buchhaltungsdaten zu ändern. Dieser Zugriff ist möglich, ohne die Person zu einem regulären Kontomitglied zu machen.

Öffnen Sie die Einladung unter Benutzer und Aktivitäten, wählen Sie Vorstand und dann die freizugebende Finanzübersicht. Haben Sie nur eine Übersicht, ist sie bereits ausgewählt. „Vorstand“ wird nur dann angeboten, wenn es eine Finanzübersicht gibt, die Sie freigeben dürfen.

Die Benutzerübersicht zeigt Vorstandszugriff getrennt vom regulären Kontozugriff an. Hat die Person zusätzlich eine Kontorolle, bleibt dieser Zugriff bestehen, bis Sie ihn separat ändern.

Zugriff einer Person anpassen

Öffnen Sie Benutzer und Aktivitäten, wählen Sie neben der Person Zugriff ansehen und passen Sie die Berechtigungen für jedes Konto an. Wählen Sie für Endkunden, Abonnements, Rechnungen, Zahlungen und Tarife jeweils Kein Zugriff, Ansehen oder Ansehen und bearbeiten. Löschen, Gutschreiben, Erstatten, manuelles Erfassen einer Zahlung und Herunterladen von Datendateien haben jeweils eigene Einstellungen. Beim Buchhalterzugriff können Sie Leserechte einschränken, aber keine Berechtigung zur Änderung von Unternehmensdaten hinzufügen.

Unternehmenskennzahlen und vollständige Buchhaltung sind separate Optionen. Zu den Kennzahlen gehören unternehmensweiter Umsatz und Abonnementwerte wie MRR. Die vollständige Buchhaltung umfasst Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Hauptbucheinträge und Finanzberichte. Bei Auswahl der vollständigen Buchhaltung erhält die Person auch Zugriff auf die dafür erforderlichen Kennzahlen.

Sie können zusätzlich auswählen, welche aktiven Apps die Person nutzen und welche delegierbaren Einstellungen sie verwalten darf. Wo es beide Optionen gibt, sind App-Zugriff und Zugriff auf ihre Einstellungen getrennt. Die Verwaltung von Kontozugriffen anderer Personen, API-Tokens und KI-Zugriffseinstellungen ist dem Inhaber und den Administratoren vorbehalten. Nur der Inhaber kann die Eigentümerschaft übertragen oder das Konto löschen und zurücksetzen.

Anpassungen gelten nur für die ausgewählte Person und das ausgewählte Konto. Sie können jederzeit zu den Standardberechtigungen der Zugriffsstufe zurückkehren. Die ausgewählte Zugriffsstufe ist die Grundlage für die Anpassung; Änderungen werden erst beim Speichern wirksam.

Herkunft des Zugriffs ansehen

Die Benutzerübersicht führt jede Person jetzt einmal auf und zeigt deren Zugriff auf jedes Konto, ob sie keinen Zugriff auf die Unternehmensfinanzen, nur auf Kennzahlen oder sowohl auf Kennzahlen als auch auf die Buchhaltung hat, sowie den Status der Zwei-Faktor-Authentifizierung und noch nicht angenommene Einladungen. Über Zugriff ansehen öffnen Sie die Details der Person. Dort können Sie auch ausstehende Einladungen prüfen und ändern, Kontozugriff entfernen oder separat gewährten Buchhaltungszugriff entziehen.

Bestehender Zugriff wird nicht automatisch geändert

Personen, die bereits Zugriff haben, behalten ihre aktuelle Rolle und Berechtigungen. Auch ausstehende Einladungen behalten ihre derzeitigen Einstellungen. Ein Administrator entscheidet, ob und wann der Zugriff einer Person geändert wird. Anpassungen und Änderungen werden erst wirksam, wenn sie gespeichert sind.

Eine reguläre API-Verbindung ist an die Person gebunden, die sie verwendet, und setzt weiterhin voraus, dass diese Person aktueller Administrator ist. Ändern Sie ihre Rolle von Administrator zu Mitarbeiter oder Buchhalter, kann sie ihre reguläre API-Verbindung nicht mehr verwenden. Sie müssen die Verbindung einer Person zuweisen, die weiterhin Administrator ist. Auch der Zugriff über KI-Verbindungen folgt den aktuellen Berechtigungen der Person und den Konten, die die Verbindung verwenden darf.

Sie entscheiden, ob bestehende Administratoren eine andere Zugriffsstufe erhalten sollen. Ihre Berechtigungen ändern sich nicht automatisch.