Ge varje person den åtkomst hen behöver

När du bjuder in någon kan du välja den åtkomst som passar personens arbete. Nya inbjudningar börjar med rollen Medarbetare. Styrelse är en separat åtkomst till en delad Ekonomiöversikt.

Vilken åtkomst ger varje roll?

Ägare: Kan visa och hantera hela kontot, inklusive slutkunder, abonnemang, priser, fakturor, betalningar, företagets ekonomi, appar, inställningar och användarbehörigheter. Endast ägaren kan överföra ägarskapet eller ta bort och återställa kontot.
Administratör: Kan visa och hantera företagets verksamhet och ekonomi på övergripande nivå, inklusive bokföring, nyckeltal, appar, inställningar och användarbehörigheter. Kan inte överföra ägarskapet eller ta bort och återställa kontot.
Medarbetare: Kan arbeta brett med slutkunder, abonnemang, planer, priser, fakturor och betalningar, inklusive att skapa och redigera uppgifter, registrera betalningar, kreditera fakturor och utfärda återbetalningar. Som standard har rollen inte åtkomst till företagets övergripande bokföring, resultaträkning, balansräkning eller intäkts- och abonnemangsmått som MRR. Hantering av användare, integrationer och kontoinställningar ingår inte heller som standard.
Bokförare: Kan visa slutkunder, abonnemang, planer, fakturor och betalningar samt företagets övergripande nyckeltal och fullständiga bokföring, inklusive resultaträkning, balansräkning och verifikationer i huvudboken. Kan ladda ned datafiler, men inte ändra företagets uppgifter eller administrera kontot.
Styrelse: Kan läsa en särskilt delad Ekonomiöversikt med nyckeltal och resultaträkning, inklusive underliggande kontonamn och belopp. Rollen ger i sig ingen åtkomst till kontots slutkunder, fakturor, appar eller inställningar och ingen behörighet att ändra bokföringsuppgifter.

Översikten beskriver standardåtkomst. Du kan anpassa Medarbetare och Bokförare för varje person och konto enligt beskrivningen nedan. Ägare och Administratör har full åtkomst till kontot, medan Styrelse delas separat för varje ekonomiöversikt. Befintliga användares åtkomst ändras inte automatiskt.

Styrelse: åtkomst till en ekonomiöversikt

Rollen Styrelse är till för personer som behöver följa ekonomin i en särskilt delad Ekonomiöversikt, till exempel styrelseledamöter eller externa rådgivare. De kan läsa översiktens nyckeltal och fälla ut resultaträkningen för att se underliggande kontonamn och belopp.

Styrelseåtkomsten omfattar hela den valda översikten, inklusive data från varje konto som ingår. Den ger i sig ingen åtkomst till kontots kunder, abonnemang, fakturor, appar eller inställningar och ingen behörighet att hantera översikten eller ändra bokföringsuppgifter. Personen kan få åtkomsten utan att bli en vanlig kontomedlem.

Öppna inbjudan under Användare och aktivitet, välj Styrelse och välj den Ekonomiöversikt som ska delas. Om det bara finns en översikt är den redan vald. Styrelse visas som ett alternativ när det finns en ekonomiöversikt som du har rätt att dela.

Användaröversikten visar styrelseåtkomsten separat från vanlig kontoåtkomst. Om personen även har en kontoroll finns den åtkomsten kvar tills du ändrar den separat.

Anpassa en persons åtkomst

Öppna Användare och aktivitet, välj Visa åtkomst intill personen och anpassa åtkomsten för varje konto. Välj Ingen åtkomst, Visa eller Visa och redigera för slutkunder, abonnemang, fakturor, betalningar och planer. Borttagning, kreditering, återbetalning, manuell registrering av betalning och nedladdning av datafiler har egna inställningar. För rollen Bokförare kan du begränsa läsåtkomsten, men inte lägga till behörighet att ändra företagets uppgifter.

Företagets nyckeltal och fullständig bokföring är separata alternativ. Nyckeltalen omfattar företagets samlade intäkts- och abonnemangssiffror, till exempel MRR. Fullständig bokföring omfattar resultaträkning, balansräkning, verifikationer i huvudboken och ekonomirapporter. Om du väljer fullständig bokföring får personen även åtkomst till de nyckeltal som krävs för översikten.

Du kan också välja vilka aktiva appar personen får använda och vilka delegerbara inställningar hen får hantera. När båda alternativen finns är åtkomst till appen och åtkomst till dess inställningar separata. Hantering av användares kontoåtkomst, API-token och AI-åtkomstinställningar är reserverad för ägare och administratörer. Endast ägaren kan överföra ägarskapet eller ta bort och återställa kontot.

Anpassningar gäller endast den valda personen och det valda kontot. Du kan när som helst återställa åtkomstnivåns standardbehörigheter. Den valda åtkomstnivån är utgångspunkten för anpassningen; ändringarna börjar gälla först när du sparar.

Se varifrån åtkomsten kommer

Användaröversikten listar nu varje person en gång, med personens åtkomst till varje konto, om personen saknar åtkomst till företagets ekonomi, har åtkomst endast till nyckeltal eller till både nyckeltal och bokföring, samt status för tvåfaktorsautentisering och inbjudningar som väntar på att accepteras. Visa åtkomst öppnar personens uppgifter. Där kan du också granska och ändra väntande inbjudningar, ta bort en persons kontoåtkomst eller återkalla separat beviljad bokföringsåtkomst.

Befintlig åtkomst ändras inte automatiskt

Personer som redan har åtkomst behåller sin nuvarande roll och sina behörigheter. Väntande inbjudningar behåller också sina nuvarande inställningar. En administratör väljer om och när en persons åtkomst ska ändras. Anpassningar och ändringar börjar gälla först när de har sparats.

En vanlig API-anslutning är knuten till personen som använder den och kräver fortfarande att personen är aktuell administratör. Om du ändrar personens roll från Administratör till Medarbetare eller Bokförare kan den vanliga API-anslutningen inte längre användas. Då behöver du koppla anslutningen till någon som fortfarande är administratör. Åtkomst via AI-anslutningar följer också personens aktuella behörigheter och de konton som anslutningen får använda.

Du avgör om befintliga administratörer ska ha en annan åtkomstnivå. Deras åtkomst ändras inte automatiskt.