Gi hver person tilgangen de trenger

Når du inviterer noen, kan du velge tilgangen som passer til arbeidet deres. Nye invitasjoner starter med Medarbeider. Styre er en egen tilgang til en delt Økonomioversikt.

Hva får hver rolle tilgang til?

• Eier: Kan se og administrere hele kontoen, inkludert sluttkunder, abonnementer, priser, fakturaer, betalinger, selskapets økonomi, apper, innstillinger og brukertilgang. Bare eieren kan overføre eierskap eller slette og tilbakestille kontoen.
• Administrator: Kan se og administrere selskapets drift og samlede økonomi, inkludert regnskap, målinger, apper, innstillinger og brukertilgang. Kan ikke overføre eierskap eller slette og tilbakestille kontoen.
• Medarbeider: Kan arbeide bredt med sluttkunder, abonnementer, planer, priser, fakturaer og betalinger, blant annet opprette og redigere informasjon, registrere betalinger, kreditere fakturaer og utstede refusjoner. Som standard har denne rollen ikke tilgang til selskapets samlede regnskap, resultatregnskap, balanse eller omsetnings- og abonnementsmålinger som MRR. Brukeradministrasjon, integrasjoner og kontoinnstillinger er også utenfor standardtilgangen.
• Regnskapsfører: Kan se sluttkunder, abonnementer, planer, fakturaer og betalinger, samt selskapets samlede målinger og hele regnskapet, inkludert resultatregnskap, balanse og hovedboksposteringer. Kan laste ned datafiler, men kan ikke endre selskapsdata eller administrere kontoen.
• Styre: Kan lese en bestemt delt Økonomioversikt med målinger og resultatregnskap, inkludert navn og beløp fra de underliggende kontoene. Dette gir i seg selv ikke tilgang til kontoens sluttkunder, fakturaer, apper eller innstillinger, eller rett til å endre regnskapsdata.

Denne oversikten beskriver standardtilgangen. Du kan tilpasse Medarbeider og Regnskapsfører for hver person og konto som beskrevet nedenfor. Eier og Administrator har full kontotilgang, mens Styre-tilgang deles separat for hver økonomioversikt. Tilgangen til eksisterende personer endres ikke automatisk.

Styre: tilgang til én økonomioversikt

Styre er for personer som trenger å følge økonomien i en bestemt delt Økonomioversikt, for eksempel styremedlemmer eller eksterne rådgivere. De kan lese målingene i oversikten og utvide resultatregnskapet for å se navn og beløp fra de underliggende kontoene.

Styreadgangen dekker hele den valgte oversikten, inkludert data fra alle kontoene som inngår i den. I seg selv gir den ikke tilgang til kontoens kunder, abonnementer, fakturaer, apper eller innstillinger, eller rett til å administrere oversikten eller endre regnskapsdata. Personen kan få denne tilgangen uten å bli et vanlig kontomedlem.

Åpne invitasjonen under Brukere og aktivitet, velg Styre, og velg økonomioversikten du vil dele. Hvis du bare har én oversikt, er den allerede valgt. Styre vises som et alternativ når det finnes en økonomioversikt du har lov til å dele.

Brukeroversikten viser styreadgang separat fra vanlig kontotilgang. Hvis personen også har en kontorolle, beholdes den tilgangen til du endrer den separat.

Tilpass en persons tilgang

Åpne Brukere og aktivitet, velg Vis tilgang ved siden av personen, og tilpass tilgangen for hver konto. Velg Ingen tilgang, Se eller Se og rediger for sluttkunder, abonnementer, fakturaer, betalinger og planer. Sletting, kreditering, refusjon, manuell registrering av betaling og nedlasting av datafiler har hver sin innstilling. For Regnskapsfører kan du begrense lesetilgangen, men du kan ikke gi tillatelse til å endre selskapsdata.

Forretningsmålinger og fullt regnskap er separate alternativer. Målingene omfatter selskapets samlede omsetnings- og abonnementstall, som MRR. Fullt regnskap omfatter resultatregnskap, balanse, hovedboksposteringer og finansrapporter. Hvis du velger fullt regnskap, får personen også tilgang til målingene oversikten trenger.

Du kan også velge hvilke aktive apper personen kan bruke, og hvilke delegerbare innstillinger personen kan administrere. Når begge alternativene finnes, er tilgang til en app og tilgang til innstillingene dens atskilt. Administrasjon av brukertilgang til kontoen, API-tokener og innstillinger for AI-tilgang er forbeholdt eieren og administratorene. Bare eieren kan overføre eierskap eller slette og tilbakestille kontoen.

Tilpasningene gjelder bare den valgte personen og kontoen. Du kan når som helst tilbakestille til standardtillatelsene for tilgangsnivået. Det valgte tilgangsnivået er utgangspunktet for tilpasningen; endringene trer først i kraft når du lagrer.

Se hvor tilgangen kommer fra

Brukeroversikten viser nå hver person én gang, med tilgang for hver konto, om personen ikke har tilgang til selskapets økonomi, bare til målinger eller både til målinger og regnskap, samt tofaktorautentisering og invitasjoner som venter på å bli godtatt. Vis tilgang åpner detaljene for personen. Der kan du også gjennomgå og endre ventende invitasjoner, fjerne personens kontotilgang eller tilbakekalle separat gitt regnskapstilgang.

Den eksisterende tilgangen din endres ikke automatisk

Personer som allerede har tilgang, beholder nåværende rolle og tillatelser. Ventende invitasjoner beholder også de gjeldende innstillingene. En administrator avgjør om og når en persons tilgang skal endres. Tilpasninger og endringer trer først i kraft etter at de er lagret.

En vanlig API-tilkobling er knyttet til personen som bruker den, og krever fortsatt at personen er en aktiv administrator. Hvis du endrer rollen deres fra Administrator til Medarbeider eller Regnskapsfører, kan den vanlige API-tilkoblingen deres ikke lenger brukes. Du må knytte tilkoblingen til noen som fortsatt er administrator. Tilgang via AI-tilkoblinger følger også personens gjeldende tilgang og kontoene tilkoblingen kan bruke.

Du avgjør om eksisterende administratorer skal ha et annet tilgangsnivå. Tilgangen deres endres ikke automatisk.